Как нумеровать приказы по основной деятельности

| | 0 Comment

Организация делопроизводства

Приказы по основной деятельности

  • Смотреть часть: 1
  • / 2
  • / 3
  • Приказы являются одними из наиболее важных документов предприятия.

    Приказ — это нормативный документ, издаваемый директором предприятия для решения каких-либо задач (производственных или связанных с персоналом предприятия).

    Приказы по организации работы предприятия, финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам относятся к приказам по основной деятельности (рис.2).

    Подготовка приказа включает следующие стадии: изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений; подготовка проекта приказа; согласование проекта; подписание руководителем.

    Проекты приказов готовятся специалистами предприятия по поручению руководителя.

    Приказы оформляются на общем бланке предприятия или на бланке приказа.

    Приказ должен иметь название вида документа, дату и номер. Датой приказа является дата его подписания руководителем. Нумерация приказов производится в валовом порядке с января по декабрь в пределах года (№ 1, №2 и т.д.).

    Приказы по основной деятельности нумеруются и ведутся отдельно от приказов по личному составу (персоналу предприятия).

    Приказ должен иметь заголовок, отвечающий на вопрос «о чем?», например: «О реорганизации предприятия», «Об изменении оплаты отпусков» и т. д. Недопустимо использовать заголовки типа: “Приказ по предприятию” или «Приказ генерального директора».

    Текст приказа состоит, как правило, из двух частей. В первой части, констатирующей, указываются основания издания приказа. Основанием для изданий приказа являются:

    — нормативные документы государственных, муниципальных органов (правительства, налоговой инспекции и др.);

    — решения совета директоров, общих собраний акционеров;

    organization-work.narod.ru

    Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

    Обновление: 19 октября 2017 г.

    Кадровая документация представляет собой обширный комплекс приказов, форм, заявлений и иных документов. Для того, чтобы свободно ориентироваться в этом изобилии, нужна унифицированная система классификации и нумерации. В данной статье рассмотрим, по каким принципам производится нумерация приказов в кадровом делопроизводстве.

    Для чего нужна нумерация

    Если в маленьких фирмах приказы выносятся не так часто и кадровой документации не так много, то на крупных предприятиях с численностью персонала более 100 человек такие документы могут оформляться по несколько штук в день. Нумерация в данном случае решает проблемы:

  • поиска необходимого приказа;
  • установления взаимосвязей между несколькими приказами (например, о сокращении штата и увольнении конкретного сотрудника);
  • организации хранения документации;
  • систематизации приказов по содержанию.
  • Приказы имеют разные сроки хранения, которые зависят от категории документа. Так, документы по личному составу, отражающие важные факты трудовой жизни работника, хранятся:

  • 75 лет – вынесенные до 2003 года;
  • 50 лет – с начала 2003 года.
  • Приказы, связанные с отпусками, командировками и иными подобными фактами, хранятся 5 лет.

    Так, нумерация может служить для обозначения срока хранения документа.

    Основные принципы нумерации

    Правила нумерации приказов в кадровом делопроизводстве нигде не закреплены. Организация вправе сама определить, по каким принципам производить нумерацию. Однако существует общепринятый порядок, которым руководствуется большинство предприятий.

    Номер приказа, как правило, состоит из цифр – порядкового номера приказа и буквенного кода – индекса, означающего разновидность документа и(или) срок его хранения. Индекс добавляется к цифрам через слеш, дефис или иной символ.

    Примерами индексов могут служить:

  • «лс» — приказы по личному составу;
  • «п» — о приеме на работу;
  • «у» — о расторжении трудового договора;
  • «к» — о назначении командировки и т.д.

Приказы, касающиеся основной деятельности предприятия, обычно нумеруются при помощи только цифр, индексы не используются, однако организация может использовать и буквенный код, и никто не может ей это запретить.

Присвоение приказам номеров осуществляется в хронологическом порядке начиная с цифры 1. Каждый год нумерация начинается с начала. Исключение составляют образовательные учреждения и учреждения культуры – в них началом года в целях делопроизводства является 1 сентября. Такая нумерация упрощает решение вопросов, связанных с поиском и хранением приказов.

Принятый в организации порядок нумерации приказов должен быть закреплен в положении о кадровом делопроизводстве или в приказе руководителя о введении соответствующего порядка.

Регистрация приказов

Еще один способ систематизации приказов – их регистрация. И хотя такая обязанность также не предусмотрена законодателем, ведение журналов регистрации приказов приносит ощутимую пользу в этом деле.

Как правило, регистрация приказов по личному составу и касающихся основной деятельности осуществляется в разных журналах. Это связано и с разными сроками хранения документов, и с их назначением. Нумерация их также ведется отдельно.

Журнал (или книга) регистрации приказов с индексом «лс» представляет собой таблицу, в которую заносятся следующие данные:

  • номер приказа (с индексом);
  • дата его издания;
  • Ф.И.О. работника, в отношении которого издан приказ;
  • структурное подразделение, в котором он числится;
  • должность;
  • табельный номер;
  • реквизиты трудового договора;
  • суть приказа – кратко;
  • расписка в ознакомлении с приказом или получении его копии.
  • В журнале приказов, касающихся основной деятельности, следует указать:

  • дату исполнения приказа;
  • ответственных лиц и их подписи.
  • Внесение изменений в приказ

    Если стало известно, что отдельные положения приказа являются неточными, неисполнимыми или неактуальными, появляется необходимость внести в документ соответствующие изменения.

    Внесение исправлений непосредственно в приказ недопустимо. Для того, чтобы исправить ошибку, дополнить документ или признать определенный пункт недействительным, издается еще один приказ, в котором указываются:

    • реквизиты изменяемого приказа;
    • суть и основания изменений;
    • действия, которые необходимо совершить в связи с изменением приказа;
    • лица, ответственные за исполнение нового приказа.
    • Изменяющий документ нумеруется и регистрируется в соответствии с установленным порядком.

      glavkniga.ru

      Нумерация приказов для маленькой организации

      Посмотрите выдержки из статьи И.Гущиной «Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2012, N 3

      Цитата: Приказ по личному составу — правовой акт, издаваемый руководителем предприятия в целях разрешения оперативных, организационных, кадровых и других задач, стоящих перед данным предприятием.

      Нельзя забывать о том, что кадровые документы — это основа для начисления любых выплат, а следовательно, и для расчета налогов. И если какой-нибудь приказ, распоряжение или ведомость будут оформлены не так, как предписывает Госкомстат, у проверяющих появится лишний повод для претензий.

      Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 частично унифицированы по форме и содержанию и включены в Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты приказы по личному составу:
      — о приеме на работу (унифицированные формы Т-1, Т-1а);
      — о переводе на другую работу (Т-5, Т-5а);
      — о предоставлении отпуска (Т-6, Т-6а);
      — о прекращении трудового договора (увольнении) (Т-8, Т-8а);
      — о направлении в командировку (Т-9, Т-9а);
      — о поощрении (Т-11, Т-11а).

      К сожалению, органы статистики не унифицировали до настоящего времени все разновидности приказов по личному составу. Неиспользование унифицированных форм может привести к возникновению проблем при прохождении аудиторских проверок и проверок налоговыми органами, так как для бухгалтеров унифицированные формы являются обязательными для использования. В п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. от 28.09.2010) указано: «Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты для данного документа».

      Приказы по личному составу, не имеющие унифицированных форм, оформляют в текстовой форме на бланках организации в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.

      www.buhonline.ru

      Рекомендации.

      Библиотека документов.

      Трудовой договор.

      Охрана труда / Безопасность.

      Приказы: форма, нумерация, исправления

      Автор обращает основное внимание в материале на нюансы оформления приказов, внесения в них изменений и т.д. Поскольку некоторые ошибки могут привести к утрате приказом юридической силы, то нельзя считать их мелочами.

      Форма приказа

      Приказ по личному составу — правовой акт, издаваемый руководителем предприятия в целях разрешения оперативных, организационных, кадровых и других задач, стоящих перед данным предприятием.

      Особенность приказов по личному составу — их одновременная унификация в составе двух унифицированных систем документации: организационно-распорядительной документации, введенной в действие ГОСТ Р 6.30-2003, и первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Двоякая системная принадлежность этого вида кадровой документации свидетельствует об особой значимости приказов по личному составу. Приказы по личному составу служат основанием внесения соответствующих записей в трудовые книжки, личные карточки (форма N Т-2), личные дела, лицевые счета и другие кадровые документы.

      Приказы по личному составу, не имеющие унифицированных форм, оформляют в текстовой форме на бланках организации в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. К текстовым приказам относятся приказы:
      — о поручении дополнительной работы (совмещении);
      — об изменении условий трудового договора (режима работы, продлении срока договора и др.);
      — о переносе отпуска или его продлении;
      — об отстранении от работы и допуске к работе после отстранения;
      — о применении дисциплинарного взыскания и его снятии;
      — об установлении надбавки к окладу;
      — об изменении персональных данных работника;
      — о присвоении разрядов, классности;
      — о направлении работника на курсы повышения квалификации.

      Поэтому нельзя признать не имеющим юридическую силу приказ по личному составу, оформленный в произвольной текстовой форме, если в нем учтены все требования к его форме (бланк приказа, подпись руководителя, виза ознакомления работника) и содержанию (все необходимые сведения о работнике и условиях работы, отдыха, поощрения и основание для издания приказа).
      Итак, приказы могут оформляться в текстовой или табличной форме. В первом случае требования к оформлению приказа закреплены в государственном стандарте на унифицированную систему организационно-распорядительной документации, во втором — в унифицированной системе первичной учетной документации.
      Приказ в текстовой форме оформляется на бланке организации в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.

      Внесение исправлений в приказ

      Сложившаяся практика издания и применения распорядительных документов свидетельствует о недопустимости внесения исправлений в подписанный руководителем приказ. Служба, ответственная за подготовку приказа, должна представлять на подпись руководителю проект распорядительного документа без помарок, исправлений и грамматических ошибок.

      Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

      При обнаружении ошибок в приказе в момент подписания необходимо переписать приказ в исправленном виде. При выявлении существенных ошибок (не грамматических, если грамматическая ошибка не привела к искажению смысла текста) приказ должен быть отменен или заменен путем издания нового приказа.

      Изменить приказ может только лицо, подписавшее этот приказ.

      Категорически не допускается зачеркивание, какое-либо исправление или дополнение на подлиннике приказа. Применение подобных приемов может быть признано судом подделкой документа и лишит приказ юридической силы.

      Нумерация приказов

      Порядок нумерации приказов по личному составу не регламентирован. Ранее можно было опираться хотя бы на Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 08.11.2005 N 536, где было отмечено, что приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно (п. 2.7.1.3). Но теперь, когда этот документ утратил силу в связи с изданием Приказа Минкультуры России от 11.05.2010 N 260, правовой основы для нумерации не существует. Тем не менее нумерация документов в федеральных органах исполнительной власти ведется по-прежнему.

      Индекс распорядительных документов, как правило, состоит из порядкового номера, присваиваемого документу в пределах года. Так как приказы по личному составу издаются, регистрируются и хранятся отдельно от приказов по основной деятельности, к порядковому номеру обычно добавляют буквенный индекс.

      К порядковому номеру распоряжения Президента РФ через дефис добавляются строчные буквы «рп», например N 78-рп, а к порядковому номеру распоряжения Правительства РФ через дефис добавляется буква «р», например N 153-р.

      Формирование системы индексации документов является достаточно индивидуальной процедурой, определяется правилами регистрации документов, принятыми в той или иной организации, и зависит прежде всего от количества издаваемых приказов.

      В небольших организациях, где кадровых приказов образуется немного, не требуется делить приказы по разновидностям. В то же время нумеровать все приказы по личному составу одинаково и подшивать в одно дело не допускается из-за различий в сроках хранения приказов данного вида. К порядковому номеру через дефис или косую черту обычно добавляют буквенный индекс «лс» (личный состав) или «к» (кадры). Ряд кадровых служб с индексом «к» регистрирует приказы кратковременных сроков (о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных и внутрироссийских командировках), а с индексом «лс» — остальные приказы по личному составу, которые хранятся 75 лет.

      В больших организациях, где количество персонала исчисляется в тысячах, и, соответственно, количество кадровых приказов также будет очень значительным, каждый вид кадрового приказа будет создаваться и регистрироваться в отдельных структурных подразделениях кадровой службы, целесообразна разработка системы индексов, позволяющих отличать каждую разновидность приказа. Например:
      «п» — приказы о приеме на работу;
      «пр» — приказы о приеме на работу рабочих;
      «пс» — о приеме специалистов (ИТР);
      «к» — командировки;
      «вк» — внутренние командировки;
      «зк» — загранкомандировки;
      «мк» — местные командировки;
      «отд» — отпуска без сохранения зарплаты, по уходу за ребенком, по беременности и родам (срока хранения 75 лет);
      «отк» — отпуска учебные и очередные, дополнительные (срок хранения — 5 лет) и т.д.
      Иногда, чтобы номера приказов не дублировались в течение года, используют диапазон номеров, разумеется, с запасом. Например, приказы о приеме с N 1 по N 99, об увольнении с N 100 по N 199, о переводе — с N 200 по N 299 и т.д. Творческих идей и фантазии здесь — море. Но только когда окончательно определитесь, введите всю эту нумерационную казуистику официальным документом (приказом, распоряжением), чтобы и руководство, и сотрудники знали и могли безошибочно ориентироваться. И никогда не следуйте принципу, который иногда любят преподносить как аксиому: «Так должно быть везде, потому что так есть у нас». Вариантов много — выбирайте любой!
      Каждая организация разрабатывает свои правила и систему регистрации документов, которые закрепляются в локальном нормативном акте (например, в инструкции по делопроизводству или в инструкции по кадровому делопроизводству).

      1. Худяков А.И. Приказы по кадрам: система и классификация // Кадровик. 2011. N 2. С. 180 — 172.
      2. Стенюков М.В., Пустозерова В.М. Кадровое делопроизводство в 2008 году. М.: А-Приор, 2008. 128 с.
      3. Стенюков М.В. Документы отдела кадров. М.: Книга-сервис, 2003.
      4. Калачева С.А. Приказы по предприятию. М.: Приор, 2002.

      www.hrmaximum.ru

      Журнал регистрации приказов по основной деятельности

      Формат: 210 х 288 (вертикальный)
      64 страницы
      Обложка: золотистый картон
      Cъемная обложка из прозрачного ПВХ
      Отверстия для шнуровки и архивации

      Журнал регистрации приказов по основной деятельности — применяется для регистрации приказов, образующихся в деятельности организации и имеющих общее значение для организации в целом.

      Пример заполнения основного раздела журнала:

      Приказы по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации руководителями подразделений с привлечением специалистов; в отдельных случаях, когда речь идет о решении сложных, комплексных вопросов, для подготовки приказа руководителем организации может создаваться комиссия из представителей нескольких подразделений.

      В отличие от приказов по личному составу и кадровых приказов, содержание приказа по основной деятельности относится не к конкретному сотруднику, а к организации в целом.

      Приказами по основной деятельности являются следующие приказы:

    • Приказ О назначении Генерального директора
    • Приказ О создании обособленного подразделения
    • Приказ Об утверждении штатного расписания
    • Приказ Об утверждении Правил внутреннего трудового распорядка
    • Приказ О введении безналичной формы оплаты труда
    • Приказ Об обеспечении охраны коммерческой тайны
    • Приказ Об установлении полной коллективной материальной ответственности
    • Приказ О сокращении численности и штата
    • Приказ Об утверждении формы расчетного листка
    • и др.
    • Срок хранения Приказов по основной деятельности — постоянно.

      Следует также отметить, что приказы о назначении на должности первых лиц предприятия, тех должностных лиц, которые упоминаются в уставе (например, генеральный директор, главный бухгалтер, руководитель службы внутреннего контроля), являются приказами по основной деятельности, а не по личному составу.

      Приказы по основной деятельности и по административно-организационным или административно-хозяйственным вопросам подлежат раздельной регистрации, формированию в отдельные дела и раздельному хранению, т.к. приказы по основной деятельности хранятся постоянно, а по административно-хозяйственным вопросам – 5 лет.

      Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.

      Порядок нумерации приказов по основной деятельности не регламентирован. В Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Росархива от 27.11.00 № 68, отмечено лишь, что приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно (п. 4.1.3).

      Обратите внимание, что в соответствии с ст. 358 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000, для Журналов регистрации приказов по основной деятельности установлен срок хранения постоянно.

      Полезная информация:

      Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета, и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике.

      ВАЖНО: Журнал регистрации приказов по основной деятельности НЕ прошнурован, а лишь подготовлен для шнуровки: журнал имеет сквозные отверстия и надпись-заверитель на последней странице журнала.

      www.hr-ok.ru

      Это интересно:

      • Суда и корабли россии Суда и корабли россии Добро пожаловать! Сайт RussianShips.info - это онлайн-справочник с материалами по кораблям и судам Военно-Морского флота СССР и Российской Федерации, а так же по пограничным кораблям, судам и катерам Морчастей Пограничных Войск КГБ СССР и Береговой […]
      • Правила установки тахографа На какие машины необходимо устанавливать тахограф? На какие машины устанавливают тахографы? В настоящее время тахографы устанавливаются независимо от марки на грузовые автомобили, перевозящие опасные грузы; автобусы, имеющие больше 8 мест; грузовики, осуществляющие […]
      • Адвокат по уголовным делам военнослужащих Адвокатский кабинет Павленко Ивана Андреевича В военное право входит спектр правовых вопросов, охватывающих взаимодействие граждан России с Вооружёнными Силами нашей страны. Поэтому, военный юрист должен иметь соответствующий объём знаний для их квалифицированного […]
      • Полномочия министерства финансов рф в сфере финансового контроля Полномочия Министерства финансов в осуществлении финансового контроля Задачи и функции Министерства финансов России……………… 5 Руководство и структура Минфина РФ……………………………. 9 Полномочия Минфина в осуществлении финансового контроля………………………………………………………….…………… 13 В любом […]
      • Отзывы о адвокатах кривого рога Адвокат (Кривой Рог) Отзывы о специалистах и заведениях. Отзывы о фирмах.Поиск лучших профессионалов.В наш каталог невозможно попасть за деньги или иные услуги! Не будь равнодушен, оставь интернет отзывы о лучших профессионалах! Уголовные дела, гражданские, семейные, […]
      • Сколько штрафа если не пропустил пешехода Штраф за не пропуск пешехода. Советы юриста: как избежать штрафа? Садясь за руль автомобиля, не следует забывать, что наступает момент, когда и водителю случается стать пешеходом. Основа всего дорожного движения – взаимоуважение его участников и соблюдение прав друг […]
      • Закон рф о правонарушениях несовершеннолетних Статья 4. Органы и учреждения системы профилактики безнадзорности и правонарушений несовершеннолетних Статья 4. Органы и учреждения системы профилактики безнадзорности и правонарушений несовершеннолетних Федеральным законом от 3 июля 2016 г. N 305-ФЗ в пункт 1 статьи 4 […]
      • Закон о пои РФ высказала депутатам Японии озабоченность по поводу закона о "северных территориях" Глава комитета Совфеда по международным делам Константин Косачев назвал внесение в этот документ поправок неудачным решением ТОКИО, 21 июля. /ТАСС/. Российская сторона высказала […]