Приказ об архивировании

| | 0 Comment

Архивная обработка документов

Архивная обработка документов по личному составу и основной деятельности

В архивной деятельности есть свой сленг и термины, которые используются в нашей деятельности. Так вот:

Архивация документов,

Архивирование документов,

и Архивная обработка документов это одно и тоже. Теперь о том, что это такое и для чего нужно более подробно:

В деятельности любой организации вне зависимости от формы собственности формируются три условные группы документов:

1. Документы по личному составу, срок хранения 75 лет;

2. Документы по основной деятельности организации, срок хранения постоянно;

3. Документы по финансово-хозяйственной деятельности (временного срока хранения), срок хранения 5 лет;

В организациях часто происходит смешение документов с различными сроками хранения. Например, в кассовые документы (срок хранения 5 лет) подшивают трудовые договоры на разовые услуги (срок хранения 75 лет), что может привести к утрате особо ценной информации, в том числе и по личному составу, а также из-за боязни сотрудников уничтожить лишнее, к захламлению архива. При этом, не многие знают, что существует определенный порядок уничтожения документов, основным условием которого является обязательная архивная обработка документов со сроками хранения постоянно и 75 лет.

Примерный перечень документов по личному составу, срок хранения 75 лет:

-Приказы директора по личному составу (прием, увольнение, перемещение и т.д.);

-Трудовые договоры (контракты);

-Личные карточки уволенных работников (форма Т-2);

-Личные дела уволенных работников;

-Документы по начислению заработной платы работникам (лицевые счета, расчетные ведомости, платежные ведомости);

Эти документы имеют особое, социальное значение для сотрудников как давно уволенных, так и работающих, любого уровня и ранга. Подтверждение стажа, квалификации, размера заработной платы и отчислений в пенсионный фонд — вот информационная ценность данных документов. Очень важно, чтобы эти документы сохранились в полном объеме, это исключит дальнейшиe судебныe разбирательства к работодателю, а как показывает судебная практика в большинстве случаев решения выносятся в пользу работника и несут за собой серьезные последствия для работодателя (штрафы, проверки и т.д.) Также необходимо учесть, что документы по личному составу, вне зависимости от деятельности и масштаба организации, в обязательном порядке при ликвидации поступают на государственное хранение.

Примерный перечень документов по основной деятельности организации, срок хранения постоянно:

-Приказы директора по основной деятельности;

-Штатные расписания и приложения к ним;

-Годовые бухгалтерские балансы и приложения к ним;

-Годовые отчеты по перечислению денежных средств в различные фонды;

Данные документы в большинстве случаев не поступают на государственное хранение, но до момента ликвидации целесообразнее принять все меры по обеспечению их полноты и сохранности. По данным документам прослеживается история развития организации.Также существуют организации, источники комплектования архива, которые в обязательном порядке передают данные документы на государственное хранение.

В архивную обработку входит:

1. Отбор и систематизация документов по срокам хранения;

2. Обработка документов по личному составу;

3. Обработка документов по основной деятельности организации;

4. Переплет и оформление документов;

5. Выделение и уничтожение документов с истекшими сроками хранения;

Для чего необходимо проводить архивную обработку документов:

-Обеспечение сохранности и учета особо ценных документов;

-Подготовка дел к передаче на государственное и ведомственное хранение;

-Экспертиза и восстановление утраченных документов;

-Без предварительной обработки документов, законодательно запрещается уничтожать документы с истекшими сроками хранения;

Выгода от архивной обработки документов:

-Дальнейшее хранение документов соответствует требованиям законодательства;

-Обеспечение сохранности персональных данных, все дела учтены в описи;

-Экономия занимаемого документами места;

-Экономия времени на поиск необходимого документа при выдачи справок социального характера;

-Документы подготовлены к передаче на государственное хранение;

-По результатам архивной обработки документов, можно составить акт о выделении документов на уничтожение с истекшими сроками хранения;

www.leaderarchive.ru

Образец приказа о создании экспертной комиссии

Для организации и проведения экспертизы ценности документов в организации создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (ЦЭК).
Экспертиза ценности документов ежегодно осуществляется в структурных подразделениях организации с привлечением соответствующих специалистов. Окончательное решение принимает ЦЭК организации.
Функции и права центральной экспертной комиссии, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается руководителем.
Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел организации путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в центральный архив, как правило, не подлежат — они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения также подлежат уничтожению в установленном порядке с составлением акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ С ЦЕЛЬЮ ИХ СПИСАНИЯ И УНИЧТОЖЕНИЯ — 8(495)506-13-7 9

ПОДРОБНО ОБ УСЛУГЕ ПО УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ ЗДЕСЬ

архивное делопроизводство, архивация документов, архивное хранение документов, переплет документов, утилизация документов, уничтожение архивных документов, переплёт бухгалтерских документов

proektarhiv.ru

Опись и архивирование кадровых документов

Кадровые документы и бумаги, связанные со стажем работы и деятельностью каждого из сотрудников компании, в соответствии с законодательством имеют большие сроки хранения (до 75 лет и более). Именно поэтому подготовку кадровых документов для выделения их на хранение в архив необходимо производить своевременно.

Ввиду того, что кадровые документы являются социально значимыми (они служат подтверждением прав работников на социальное обеспечение), при их архивировании особое внимание уделяют:

  • оформлению дел;
  • описи документов.
  • Правила формирования дел

    1. Составление дел необходимо осуществлять в соответствии с номенклатурой компании: включение документов в дела другими способами запрещено.

    2. Сразу после подшивки одного документа дело является заведенным.

    3. Оформление обложки должно осуществляться одновременно с включением бумаг в дело. На обложке необходимо указать: наименование компании и структурного подразделения; номер или индекс дела; заголовок; срок хранения документов.

    4. Помещать в дела можно только выполненные и оформленные по всем требованиям документы по 1 экземпляру.

    5. В делах должны находиться подлинники рабочих бумаг (карточки сотрудников, регистрационные книги, приказы по личному составу и т.д.). Однако есть исключения: копии допустимы в случае, когда подлинник был отослан гражданину или в другую компанию (у автора будет свой второй экземпляр или копия). Как правило, это касается переписки.

    6. Проекты, дублетные экземпляры и документы, подлежащие возврату, не должны включаться в дела.

    7. Отдельные виды документов необходимо разделять, а именно: подлинники и копии; бумаги постоянного и временного хранения; планы и отчеты; распорядительные акты; проекты и утвержденные документы.

    8. В деле должна находиться отчетность только одного календарного года. Однако допустимо формирование в период деятельности отдельных личных, переходящих дел и документов комиссий.

    9. Дело не должно превышать 250 листов. В противном случае необходимо формировать части (тома).

    10. Внутри дела важно соблюдать порядок расположения рабочих бумаг (в зависимости от типа документа их сортируют в алфавитном, хронологическом порядке, по срокам хранения).

    11. Приложения должны быть присоединены к соответствующим документам.

    Стоит отметить, что все бумаги (приказы по личному составу, личные карточки сотрудников, личные дела, договорные бумаги и т.д.) имеют свою специфику и тонкости архивирования.

    orbrm.ru

    Архивирование приказов

    Чем крупнее компания, тем больше распорядительных актов. Часть из них оформляют, регистрируют делопроизводители, а часть – кадровики. Даже опытные сотрудники с профессиональным образованием не всегда точно знают, какие приказы, на какой срок передаются на хранение, и как это сделать, не нарушая законодательство.

    Закажите у нас услугу архивирования приказов и освободите себя от подбора, обучения нужных специалистов, постоянного страха – не найти нужный документ во время проверки. Вы будете уверены, что приказы хранятся правильно.

    Мы классифицируем приказы по видам и срокам хранения:

  • по личному составу (хранятся 75 лет или постоянно);
  • по основной деятельности (хранить постоянно);
  • административно-хозяйственные приказы (временное хранение).
  • Архивируем приказы по личному составу

    Документы, касающиеся личного состава, при подготовке к передаче в архив отделяем от остальных. Они сохраняются постоянно или 75 лет. Листы в каждом деле предварительно проверяем, дело оформляем и описываем. Специалист создает опись приказов по личному составу, систематизируя дела по годам и заголовкам.

    Процесс архивирования приказов по основной деятельности

    Архивирование приказов – часть работы по систематизации документооборота предприятия. Приказы по основной деятельности относятся к документам постоянного хранения, административно-хозяйственные хранятся 5 лет. Важно правильно их зарегистрировать и распределить: невнимательный или неопытный работник может перепутать сроки хранения, подшить документ не в то дело. При передаче в архив такие ошибки исправляются. Архивировать приказы можно по структурному принципу (удобно для крупных предприятий) или в общем хронологическом порядке. Мы подберем удобную вам систему, чтобы максимально быстро находить нужный документ.

    Преимущества передачи в архив приказов нашим специалистами

    Мы изучаем специфику предприятия, с которым заключаем договор, поэтому безошибочно готовим и передаем в архив приказы.

    • На этапе анализа документооборота компании исключаем хаотичное размещение приказов в делах, систематизируем в зависимости от ценности и сроков хранения.
    • Создаем грамотные описи для быстрого поиска документов.
    • У вас не возникнет проблем при проверках кадровых и архивных служб – наведем порядок с приказами и другой документацией в архиве.
    • www.storehouse.ru

      Требования к архивированию документов

      Передаче в архив компании подлежат: законченные в текущем делопроизводстве документы; бумаги с постоянным или превышающим 10 лет сроком хранения; личные данные работников; документы упраздненной компании (предшественника).

      Архивная обработка документов состоит из нескольких этапов:

    • отбор бумаг по срокам хранения;
    • обработка документации по личному составу и роду деятельности предприятия;
    • переплет и оформление;
    • выделение документов к уничтожению (утративших значение и с истекшими сроками хранения).
    • Общие требования

      • Составление внутренней описи производят в случае, если данная процедура предусмотрена инструкцией по делопроизводству. В описи необходимо кратко отразить содержание дела, а также указать количество документов.
      • Удостоверяющая надпись дел фиксирует число и особенности нумерации листов; она заверяется составителем. Стоит обратить внимание на то, что последующие изменения, касающиеся состояния и состава документов, отмечаются в удостоверяющей надписи со ссылкой на соответствующий акт или приказ.
      • Перед тем как передать дела временного и постоянного хранения в архив, их необходимо переплести – оформить в твердую обложку. При этом первичная бухгалтерская документация прошивается плотными нитками с целью предотвратить несанкционированное изъятие документов.
      • Надписи на обложке выполняются светостойкими чернилами. Особое внимание стоит уделить соответствию заголовков дел содержанию документов. На папке также должен быть номер по описанию, номер описи и номер архивного фонда (при наличии такового). В случае изменения названия организации (структурных подразделений) правки вносятся следующим образом: старое наименование заключается в скобки, рядом указываются новые данные.
      • Архивировать документы необходимо в строгом соответствии с действующими правилами и нормативными актами. При нарушении установленного регламента контролирующие органы могут привлечь организацию к административной ответственности.

        После архивирования документы передают в подразделение архива. Принятие дел производят сотрудник архива и работник компании, отвечающий за сдачу документов. Официальным подтверждением служит акт приема-передачи, в котором указывают количество переданных дел и их номера. Кроме того, число переданных на хранение дел фиксируют в итоговой записи сводной номенклатуры.

        Это интересно:

        • Уголовный кодекс рф ст 73 Статья 73. Условное осуждение 1. Если, назначив исправительные работы, ограничение по военной службе, содержание в дисциплинарной воинской части или лишение свободы на срок до восьми лет, суд придет к выводу о возможности исправления осужденного без реального отбывания […]
        • Заявление об истребовании имущества из чужого незаконного владения Образец искового заявления «Исковое заявление об истребовании имущества из чужого незаконного владения» • Примерный образец искового заявления об истребовании имущества из чужого незаконного владения. • Важно: обращаясь в суд с исковым заявлением об истребовании имущества […]
        • Срок оплаты налогов по ип Сроки уплаты налога УСН в 2018 году Организации и индивидуальные предприниматели, которые применяют упрощенную систему налогообложения, уплачивают налог по УСН в определенные сроки. В нашем сегодняшнем материале мы рассмотрим сроки оплаты налога УСН в 2018 году для […]
        • Правила внутреннего трудового распорядка относятся к документам Правила внутреннего трудового распорядка организации Одним из документов, регламентирующих трудовые отношения у работодателя (в соответствии с законодательством), являются правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР). Например, с помощью правил в организации определяют […]
        • Осаго хонда ОСАГО на Honda Покупка машина – ответственное дело. Не стоит забывать, что каждая машина должна быть застрахована. Купить ОСАГО на Honda (Хонда) должен каждый водитель, независимо от возраста и стажа вождения. Если ранее оформить бланк договора можно было только лично в […]
        • Правила и таблица производных Правила вычисления производных. Таблица производных часто встречающихся функций. Таблица производных сложных функций Правила вычисления производных Вычисление производных основано на применении следующих правил, которые мы будем использовать без доказательств, поскольку […]
        • Принципы и правила размещения товаров при хранении Принципы хранения товаров Существует несколько основных принципов хранения товаров: — хранение товаров по принципу однородности; — хранение товаров в зависимости от их размера и веса; — хранение товаров повышенного потребительского спроса в активных зонах; пониженного […]
        • Где можно оформить кредитную карту сбербанк Как получить кредитную карту Сбербанка Выгодное предложение от туристической фирмы, приглашение на День рождения, куда не пойти без подарка, необходимость ремонта или замены бытовой техники – все те причины, когда деньги нужны срочно, но взять их порой неоткуда. Для таких […]