Приказ о ведении журналов учета

| | 0 Comment

Идеальный документ. Особый приказ, который наладит кадровый учет командировок

Жанна Ким, эксперт «УНП»

В каждой компании должен быть сотрудник, ответственный за ведение унифицированных журналов учета работников, направленных в служебные поездки и прибывших в командировки из других компаний. Назначить такого ответственного необходимо приказом – так требует Порядок, утвержденный приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.09 № 739н*. Но как составить этот документ и какие сведения он должен содержать, нигде не сказано.

В Роструде нам сообщили, что приказ о назначении ответственного за ведение журналов сотрудника можно составить в произвольной форме. Главное – предусмотреть в нем фамилию, имя, отчество и должность ответственного работника, а также дату, с которой на него возлагается такая обязанность. Поскольку за оформление кадровых документов обычно отвечают сотрудники либо бухгалтерии, либо кадрового отдела, выбрать ответственного удобнее именно из их числа. Если вдруг потребуется назначить другого человека (например, ответственный сотрудник увольняется), необходимо издать новый приказ.

Чиновники утверждают, что составлять приказ потребуется не во всех случаях. Без него вполне можно обойтись, если обязанность по ведению журналов учета командированных и выбывших в командировку сотрудников установлена в трудовом договоре, заключенном с работником, или в приложении к нему – должностной инструкции. В этом случае за отсутствие документа никаких штрафов быть не должно.

Хранить журналы следует в течение пяти лет со дня их оформления (п. 6 Порядка, утв. приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.09 № 739н). Этот срок начинается со дня оформления журнала. За невыполнение обязанности по ведению журналов не исключен штраф: для компании – от 30 000 до 50 000 рублей, а для ответственного за ведение журналов работника – от 1000 до 5000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ). Правда, по словам инспекторов, отсутствие журнала может стать поводом для штрафа только вкупе с другими нарушениями трудовых прав работников.

Образец приказа

Общество с ограниченной ответственностью «Компания»
ООО «Компания»

ПРИКАЗ № 13
О назначении ответственного за ведение журналов выбытия
и прибытия командированных работников

г. Москва 16 ноября 2009 года

На основании пункта 5 Порядка учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.09 № 739н

1. С 16 ноября 2009 года назначить инспектора отдела кадров ООО «Компания» Соломатину А. Н. ответственной за ведение журналов выбытия и прибытия командированных работников.

2. Специалисту отдела кадров Петровой А. П. ознакомить с настоящим приказом Соломатину А. Н. под роспись.

Директор ООО «Компания» Иванов Иванов И. И.

С приказом ознакомлена Петрова Петрова А. П.
16.11.09

С приказом ознакомлена Соломатина Соломатина А. Н.
16.11.09

www.audit-it.ru

Приказ о назначении ответственного лица

Добрый день! Подскажите пожалуйста кто знает.Сделала 2 журнала: Журнал регистрации труд. договоров, и Журнал регистрации приказов по личному составу.(Считается ли нарушением,если обложкой журнала является обычный лист А4)
Нужно ли издавать приказ о назначении ответственного лица за ведение журналов..
Если «ДА». Можно образец?

применяемая сис-ма налогообложения -Общая, Организационная форма: ООО.

Что именно?
У вас может быть вариант, когда обязанность по ведению журнала возложена на работника по трудовому договору (в разделе «обязанности работника» есть такой пункт). Тогда приказ не нужен.
Также может быть ситуация, когда такая обязанность предусмотрена для соответствующей должности в должностной инструкции — есть пункт: ведение такого-то журнала. Опять же приказ не нужен.

Если же такого нет, то для работника — это допфункция, возложить которую на него можно приказом, установив соответсвующую доплату.

Нет необходимости издавать данный приказ, обычно ведет регистрацию ТД работник, ответственный за ведения кадрового делопроизводства. Но если у вас имеется желание, можете составить. Данный приказ относится к приказам по основной деятельности.

ПРИКАЗ № _____ от ________2015
о назначении должностного лица, ответственного за ведение учета трудовых договоров

В соответствии с установленным в отделе кадров организации распределением должностных обязанностей

ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Назначить ответственным за ведение учета трудовых договоров инспектора по кадрам.
2. В случае отсутствия на работе инспектора по кадрам ведение учета трудовых договоров возлагается на руководителя отдела кадров.
3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Директор ______________ А.В. Львов

С приказом ознакомлены:

Руководитель отдела кадров ______________ Е.Э. Громова

10.01.2015
Инспектор по кадрам ______________ А.В. Дежнева

www.buhonline.ru

Порядок учета приказов в организации + образец журнала учета

Оптимизированная система документооборота – один из важнейших факторов, необходимый для обеспечения качественного кадрового учета предприятия. В статье расскажем про учет приказов в организации: обязательно ли регистрировать приказы, в какой форме необходимо составлять Журнал учета, а также разберем основные ошибки и ответим на распространенные вопросы по теме.

Для чего нужен журнал приказов

Количество внутренних приказов, издаваемых крупной компанией, как правило, является очень высоким. Ежедневно специалисты кадрового учета издают приказы распорядительного и информационного характера, а также касающиеся основной деятельности и личного состава предприятия. Ввиду этого, организация качественного и упорядоченного документооборота зачастую является непростой задаче. На помощь кадровикам приходят «регистраторы», обобщающие и структурирующие информацию документацию. Один из таких регистрационных документов является Журнал учета приказов. Читайте также статью: → «Журнал регистрации приказов (скачать образец)».

Основная задача Журнала – оптимизировать информацию о приказах для максимального удобства работы с документами. Данная цель обеспечивается особым способом заполнения Журнала:

  • информация в Журнал вносится в хронологическом порядке;
  • Журнал ранжирует приказы по видам (информационные, распорядительные) и сферам деятельности компании (основная деятельность, личный состав).
  • Таким образом, при наличии Журнала, процесс поиска необходимого приказа займет совсем немного времени.

    Обязательно ли вести Журнал

    Действующее законодательство не содержит прямых норм относительно обязательного порядка ведения Журнала. Однако при объемном документообороте Журнал является «жизненной» необходимостью. Ведь с его помощью кадровик может оптимально систематизировать документы с целью удобства их использования в дальнейшей работе.

    Еще одно преимущество ведения Журнала – дополнительное подтверждение факта издания документа датой регистрации. При возникновении спорных вопросов, когда дата вступления приказа в силу не соответствует дате подписания документа, дата регистрации приказа в Журнале является дополнительным подтверждением правомерности распоряжений, описанных в приказе.

    Законодательная база для учета документации

    Как указано выше, действующий закон не требует от компаний обязательной регистрации приказов в Журнале. Учет приказов остается на усмотрение руководства компании, в связи с этим порядок внесения информации в Журнал, его форма и порядок хранения определяется каждой фирмой в индивидуальном порядке. При этом существует ряд действующих нормативных актов, которые предоставляют рекомендации относительно процедуры ведения Журнала.

    Организация учета приказов

    Журнал учета приказов организации ведется в соответствии правилам, утвержденным внутренними нормативными актами (например, Порядок ведения внутреннего документооборота), а также согласно положениями и инструкциям, приведенных в законодательных документах. Читайте также статью: → «Журнал регистрации приказов по основной деятельности (скачать образец)».

    Как нумеровать приказы в журнале

    Прежде чем внести данные о приказе в Журнал, документу следует присвоить индивидуальный номер. Для удобства работы с документами и в соответствии с действующими инструкциями применяется следующая система нумерации и индексации приказов:

  • Все приказы следует группировать по основным видам (основная деятельность, личный состав, административная и хозяйственная деятельность).
  • Исходя из вида приказа, к номеру документа присваивается индекс (ОС – основная деятельность, ЛС – личных состав, АХД – административно-хозяйственная деятельность).
  • Документы номеруются в цифровом выражении по правилам сквозной нумерации.
  • Предприятия с большим штатом и крупным массивом документов, как правило, разрабатывают дополнительные правила кодировки и индексации. К примеру, приказы по личному составу дополнительно разбиваются на приказы по приему на работу (ПрР), увольнение (Ув), переводу на другую должность (Пер) и пр.

    Для дополнительной оптимизации документооборота некоторые предприятия нумерую приказы в соответствии с датой регистрации (дата приказа по основной деятельности – 14.07.17, приказ пронумерован 140717 – ОД).

    Несмотря на то, что в данном случае нарушается принцип сквозной нумерации, данный механизм присвоения номеров не противоречит действующему законодательству и может быть использован в случае, если порядок закреплен во внутренних нормативных документах компании.

    Пример №1. ООО «Бланк» имеет небольшой штат сотрудников и использует общую систему нумерации и индексации приказов:

    • сквозная нумерация в соответствии с хронологией издания приказов;
    • индексация по видам документов (ОД, ЛС, АХД).

    Во 2-м полугодии 2017 «Бланком» изданы следующие приказы:

  • 07.17 согласно приказу в штат ООО «Бланк» принят экономист. Приказ пронумерован 14-ЛС.
  • 07.17 издан приказ об открытии новой торговой точки (№15-ОД).
  • 07.17 по приказу №16-АХД назначены сотрудники, ответственные за подключение торговой точки к городской теплосети.
  • Пример №2. АО «ГлавСтрой» имеет большой штат сотрудников и использует специальную систему нумерации и индексации приказов:

  • номер приказа присваивается в соответствии с датой подписания документа;
  • приказы по личному составу индексируются специальным способом (приему на работу — ПрР, увольнение — Ув, переводу на другую должность — Пер).
  • В июле 2017 АО «ГлавСтрой» изданы следующие приказы:

  • 07.17 принят на работу технолог производственного цеха (приказ №130717-ПрР);
  • 07.17 уволен по собственному желанию главный экономист планового отдела (приказ №140717-Ув);
  • 07.17 сотрудник отдела продаж переведен на должность начальника отдела (приказ №150717-Пер).
  • Как оформить Журнал учета приказов

    В общем порядке Журнал учета приказов составляется сроком на один год, то есть в него вносится информация о приказах, подписанных и вступивших в силу в течение календарного года. В случае, если речь идет о крупной компании с объемным документооборотом, то таким организациям целесообразно начинать вести новый Журнал каждое полугодие или ежеквартально.

    Новый Журнал следует оформить титульным листом, с указанием:

  • наименования предприятия;
  • названия документа;
  • даты начала и окончания ведения Журнала;
  • ФИО и должность лица, ответственного за ведение Журнала.
  • По окончанию срока, указанного на титульном листе, документ следует прошить в соответствии с общими требованиями, а именно указать количество листов, скрепить печатью.

    Порядок внесения данных в Журнал приказов

    Каждое предприятие вправе самостоятельно разрабатывать и использовать форму Журнала. Однако, как правило, документ заполняется в виде таблицы и содержит следующие данные:

    1. Порядковый номер. Так как Журнал предполагает хронологическое внесение информации и сквозную нумерацию, все приказы, отраженные в Журнале, должны иметь свой порядковый номер.
    2. Дата документа. В графу вносят дату подписания приказа руководителя и вступления документа в силу. Именно эта дата является критерием для ведения хронологической записи.
    3. Номер документа. Приказы нумеруются согласно порядку, утвержденному в организации. В Журнал вносится полный номер приказа (в том числе индекс).
    4. Описание документа. В графе приводится краткое содержание приказа (О создании службы финансового мониторинга, О направлении в командировку, О выдаче спецодежды).
    5. Ответственный за исполнение. В тексте приказа содержится информация о лице, на которого возложена обязанность по исполнению распоряжения. Данные об ответственном (ФИО, должность) следует перенести в Журнал.
    6. Ознакомленные лица. В графе необходимо отразить данные о лицах, которых нужно ознакомить с приказом (например, все сотрудники, сотрудники того или иного отдела, лица, занимающие определенные должности, конкретные сотрудники – по ФИО).
    7. Образец журнала учета приказов

      В августе 2017 ООО «Глобус» изданы следующие приказы:

    8. 08.17 – о создании новой линейки продукции;
    9. 08.17 – о внесении изменений в штатное расписание;
    10. 08.17 – об организационных работах, связанных с переездом в новый офис.
    11. Приказы пронумерованы в соответствии с внутренним порядком. Журнал приказов оформлен следующим образом:

      Ответственные лица за исполнение

      В случае использования Журнала приказов, руководством организации назначается лицо, ответственное за его ведение, оформление, хранение и сшив. В общем порядке таким лицом выступает сотрудник отдела кадров. Если Журнал ведется на небольшой фирме, то ответственным сотрудником может выступать бухгалтер.

      Лицо, ответственное за ведение документа, следует указать во внутреннем нормативном документе (в Порядке кадрового учета). Целесообразно указывать не ФИО конкретного сотрудника, а должность, ведь в таком случае при увольнении работника его обязанности перейдут к преемнику.

      Распространенные ошибки при оформлении журнала приказов

      Ниже мы рассмотрим ТОП-3 распространенных ошибок, допускаемых при ведении Журнала приказов.

      Ошибка №1. Порядок ведения Журнала приказов не закреплен внутренними нормативными документами.

      Как описано выше, решение об использовании Журнала с целью оптимизации документооборота, принимается конкретной компанией отдельно в зависимости от ситуации и необходимости. В случае, если предприятие приняло решение о необходимости ведения Журнала регистрации приказов, то порядок внесения информации в Журнал должен быть обязательно закреплен во внутреннем акте (Например, в Порядке кадрового учета). Читайте также статью: → «Форма ИНВ-23: Журнал учета контроля за выполнением приказов по инвентаризации».

      Ошибка №2. ИП ведет Журнал в обязательном порядке.

      Обязательства по ведению Журнала приказов отсутствуют для всех компаний и предпринимателей, независимости от организационно-правовой структуры, сферы деятельности, количества сотрудников, т.п. Таким образом, необходимость ведения Журнала для ИП остается на усмотрение предпринимателя.

      Ошибка №3. Отсутствует лицо, ответственное за ведение Журнала.

      Во внутреннем документе, регламентирующем общие правила заполнения и оформления Журнала, должно быть закреплено лицо, ответственное за ведение документа. Таким лицом, как правило, выступает представитель кадровой службы, но по усмотрению руководства, ответственность может возлагаться и на других сотрудников. За ответственным сотрудником закрепляются обязательства по оформлению, заполнению, хранению и сшиву Журнала.

      Рубрика «Вопрос – ответ»

      Вопрос №1. Можно ли вести Журнал в электронном виде?

      Форма ведения Журнала, как и порядок его заполнения, законодательством не закреплены. Поэтому на усмотрение организации журнал можно вести в электронном виде. Форма электронного файла и механизм внесения в него информации разрабатывается и утверждается компанией индивидуально. Как правило, электронная форма Журнала используется в крупных компаниях и тех организациях, в которых внедрен электронный документооборот. Данная форма значительно уменьшает затраты времени при заполнении Журнала и последующей работе с документами.

      Вопрос №2. Можно ли в Порядке ведения кадрового учета указывать ФИО сотрудника, ответственного за ведение Журнала?

      Указание ФИО конкретного сотрудника в качестве лица, ответственного за ведение Журнала, не противоречит действующему законодательству. При этом такой способ назначения ответственного является не самым рациональным. Ведь при увольнении работника или переводе его на иную должность организации потребуется вносить изменения в Порядок. В данном случае целесообразно указывать конкретную должность, за которой закрепляется ответственность (например, старший специалист отдела кадрового учета).

      Вопрос №3. Можно ли регистрировать приказы не в хронологическом порядке подписания, а по дате вступления в силу?

      Применение данного способа не запрещено. В таком случае в Журнал следует добавить графу «Дата вступления документа в силу» и по этой дате применять хронологический порядок. Однако практика показывает, что такой механизм регистрации является не самым удобным и в значительной степени затрудняет поиск и последующую работу с документам.

      Звонок в один клик
      Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7 (812) 628-71-73

      online-buhuchet.ru

      Как вести журнал учета рабочего времени сотрудников?

      В списке обязанностей работодателя есть следующий пункт: ведение учета времени, которое по факту отработал каждый сотрудник. Данное требование об учете времени основывается на том, что написано в 91 статье ТК РФ. При отсутствии документа с этими сведениями актуальными станут ответственность и меры наказания в виде штрафа, которые могут применить в трудовой инспекции.

      Однако,это больше относится к табелю.

      Распоряжение о ведении журнала учета рабочего времени

      Журнал оформляется немного для других целей. Он нужен, чтобы постоянно был обеспечен контроль за явкой числящихся работников на их рабочие места. В данном локальном документе будут отражаться и часы ухода, и часы прихода. Если же человек допускает прогулы, то применять к нему меры, вытекающие из правил трудовой дисциплины предприятия и конкретного подразделения, можно на основании данных из этого нормативного локального акта.

      Внедряется система такой фиксации рабочего времени после того, как будет издано распоряжение генеральным директором компании. Кроме самого факта существования нового правила, в нем будет указано, кто является ответственным за ведение этого документа.

      На практике встречаются три случая:

    12. сам руководитель (на очень небольших предприятиях);
    13. руководитель конкретного отдела;
    14. сотрудник из отдела кадров.
    15. К последнему варианту склоняются большинство работодателей. Еще одни отличия между компаниями по вопросу ведения журнала относятся к тому, как часто он заполняется. Существует ежедневный, еженедельный и суммированный учет.

      Приказ о ведении журнала учета рабочего времени сотрудников — образец

      Путем написания приказа журнал и табель не только создаются, но таким же образом в них вносятся изменения. С образцом подобного приказа можно ознакомиться далее.

      В обычном приказе работодатель распоряжается в одном из пунктов о введении правила о составлении и заполнении данного документа. В другом пункте выбирается ответственное лицо. Поправки могут быть вызваны различными факторами.

      Например, при вредных условиях или при ненормированном графике структура этого документа может быть особой. Поэтому данное решение подтверждается написанием и изданием распоряжения.

      Обязателен ли журнал учета рабочего времени?

      Сам журнал учета рабочего времени во вредных условиях труда или в обычных условиях обязательным не является. Хотя в ТК РФ и упомянута обязанность по отслеживанию за рабочим временем работников, но для этого может быть достаточно и табеля Т-12.

      Необходимость данного документа на каждом предприятии определяется ее руководителями.

      Правила ведения журнала графика работы

      Правила зависят от того, по какому графику работает каждый работник. В любом случае выбирается определенный период, за который подводится итог. Считается, что максимальным сроком для контроля при суммированном учете является один год, а при вредных условиях труда – три месяца.

      Как оформить журнал графика работы?

      Для оформления сегодня может быть использован либо ручной, либо печатный вариант. Ручной остается более традиционным – в нем каждый работник подтверждает внесенные записи личной подписью. Такие журналы продаются практически во всех типографиях. Также для этого варианта можно просто распечатать стандартные листы с расчерченной таблицей и сшить их.

      Электронная версия подразумевает использование специального программного обеспечения. Благодаря ПО в любой момент автоматически можно сформировать отчетность по интересующему руководителя периоду. Современное ПО позволяет внедрить контроль за временем по специальным электронным пропускам и картам, которые выдаются работникам.

      Журнал учета рабочего времени — образец

      Первый лист в этом виде документации является титульным. Кроме самого наименования, на данном листе указывается, когда был начал журнал и когда окончен.

      Основная часть документа приведена в виде таблицы. Первая колонка в этой таблице дата. Далее идет время прихода на рабочее место, после чего указывается ФИО самого сотрудника. После этого записывается время его ухода и в следующем поле подсчитывается, сколько всего часов он провел на рабочем месте. Этот же работник ставит подпись напротив записей о себе.

      Отдельная колонка отведена под примечания, которые может вносить лицо, отвечающее за заполнение этого бланка.

      legionfg.ru

      Это интересно:

      • Порядок предоставления субсидий на выполнение государственного задания Субсидия на выполнение госзадания Основные принципы Государство не только распределяет финансы, но и предоставляет гражданам различные услуги. Они закрепляются в государственных заданиях (далее — ГЗ или госзадание) бюджетных, автономных организаций. Однако, как и любой […]
      • Карпюк суд Суд в России оштрафовал Карпюка и Клиха на миллион рублей за гибель солдата во время чеченской войны По решению суда Екатеринбурга, украинские политзаключенные Николай Карпюк и Станислав Клих должны выплатить по 500 тыс. руб. Зинаиде Николаевой, матери российского […]
      • Куда уехать по переселению Как переехать на ПМЖ в Россию Русские и русскоязычные люди живут в каждой точке земного шара. Конечно, больше всего этнических русских проживает на территориях бывших советских республиках. Сегодня ситуация в постсоветских республиках сложилась таким образом, что […]
      • Заявление о разрешении свидания Заявление о предоставлении свидания в СИЗО Судье (следователю) ФИО судьи (следователя) Заявление о предоставлении свидания в следственном изоляторе Прошу Вас выдать письменное разрешение на свидание с гражданином (ФИО гражданина), находящемся в следственном […]
      • Заявление о внесение изменений в егрп Порядок внесения изменений в ЕГРП Изменения в ЕГРП вносятся по различным причинам, суть которых будет изложена далее в статье. Так, одним из примеров является изменение адреса проживания или адреса местонахождения объекта недвижимости, или же произошло его видоизменение […]
      • Мкд экспертиза Судебно-медицинская экспертиза Несколько причин выбрать кафедру: Российским университетом дружбы народов и кафедрой судебной медицины заключены договоры о совместной практической подготовке ординаторов кафедры с Бюро судебно-медицинской экспертизы Москвы и Московской […]
      • Центр защиты прав потребителей в саратове Правовая помощь при: Невыплате, либо занижении страховой выплаты по ОСАГО, КАСКО Некачественно оказанных услугах (мед. учреждениями, строительными и иными организациями) Продаже некачественного товара (автомобилей, телефонов, быт. техники, мебели и пр.). Возврат […]
      • Пособие на погребение ветерану труда Как получить пособие на погребение ветерана ВОВ Правительство Российской Федерации чтит память о тех, кто воевал в годы Великой Отечественной Войны. Им гарантируется получение разнообразных социальных мер и льгот, среди которых и пособие на погребение ВОВ . Основные […]