Правила делового письма в русском

| | 0 Comment

Образец делового письма

Составление различного рода деловых писем – необходимая часть работы представителей бизнеса. Благодаря подобным посланиям они приобретают возможность решать коммерческие вопросы наиболее доступным, быстрым и оптимальным путем.

Какие деловые письма бывают

Условно деловые письма можно разделить на несколько основных категорий:

Отдельным пунктом можно пометить ответы на все эти письма, которые также являются частью официальной деловой корреспонденции и также пишутся по определенным канонам.

Кто должен выступать в роли автора письма

Деловые письма всегда должны содержать подпись. При этом непосредственно составлением письма может заниматься любой сотрудник компании, в чью компетенцию входит данная функция или уполномоченный на это распоряжением директора. Обычно это специалист или руководитель того структурного подразделения, в ведение которого входит тематика послания. Однако вне зависимости от того, кто именно занят написанием, письмо в любом случае нужно передавать на утверждение руководителю, памятуя о том, что оно пишется от лица компании.

Общие правила написания деловых писем

Все деловые послания должны касаться только деятельности фирмы или обстоятельств, с ней связанных. При этом, вне зависимости от содержания, они должны подчиняться некоторым требованиям.

В первую очередь, это определенная структура. В послании всегда должны быть указаны:

  • дата написания,
  • реквизиты отправителя и получателя,
  • вежливое адресное обращение (в виде формулировки «Уважаемый Иван Петрович», «Уважаемая Елена Григорьевна»),
  • Следует отметить, что письма могут адресовываться как отдельным сотрудникам, так и целым коллективам (в этом случае достаточно ограничиться приветствием «Добрый день!»).

  • информационная составляющая, содержащая причины и цели, послужившие основанием для написания письма,
  • просьбы и объяснения
  • заключение.

    К письму могут прилагаться различные дополнительные документы, фото и видео свидетельства – при наличии таковых, это необходимо отразить в основном тексте.

    Письмо можно оформлять как на обычном стандартном листе формата А4, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант предпочтительнее, поскольку при нем не надо вручную вбивать реквизиты компании, кроме того, такое письмо выглядит солиднее и лишний раз свидетельствует о принадлежности послания к официальной корреспонденции. Его можно писать в рукописном виде (особенно удачно получаются письма, написанные каллиграфическим почерком), или же печатать на компьютере (удобно, когда нужно создать несколько копий письма).

    Письмо обязательно должно быть заверено подписью, но при этом проштамповывать его не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применять в своей деятельности печати.

    Перед отправлением послание при надобности регистрируется в журнале исходящей документации, в котором ему присваивается номер и ставится дата отправления.

    На что обращать внимание при составлении письма

    При составлении письма нужно тщательно следить за правописанием, придерживаться правил и норм русского языка по части лексики, грамматики, пунктуации и т.д. Получатели всегда обращают внимание на то, насколько грамотно изложены и оформлены мысли в послании.

    Не стоит забывать о том, что проведенные исследования однозначно говорят о том, что люди не готовы тратить на прочтение подобного рода писем более одной минуты.

    Письмо необходимо писать в корректной форме, не «растекаясь мыслью по древу», достаточно коротко и емко, по делу. Каждая новая тема должна быть оформлена в виде отдельного абзаца, которые при необходимости надо разделить на пункты. Кроме того, лаконичное и четкое письмо даст понять получателю, что автор ценит его время. Здесь поговорка «краткость — сестра таланта» — к месту.

    Чего нельзя допускать в деловом письме

    В деловых письмах совершенно недопустим развязный или фривольный тон, ровно как и лишком сухой текст и банальные «штампы». Также следует избегать сложных формулировок, обилия причастных и деепричастных оборотов, специальной терминологии, понятной узкому кругу специалистов.

    В письмо нельзя включать непроверенные, недостоверные и уж, тем более, заведомо ложные сведения.

    Надо иметь ввиду, что такой тип посланий не только является частью рутинной деловой корреспонденции, но и, во многих случаях, относится к официальным документам, которые впоследствии могут обрести статус юридически значимых.

    Как отправить письмо

    Любое официальное послание можно отправить несколькими основными путями.

    Первый, — наиболее современный и быстрый, — через электронные средства связи. Это удобно и оперативно, к тому же позволяет отправить информацию практически неограниченного объема.

    Минус здесь один – при большом количестве почты у адресата, письмо может легко затеряться или же попасть в папку «Спам», поэтому при отправлении писем таким способом, желательно дополнительно удостовериться в том, что письмо получено (через простой телефонный звонок).

    Второй путь: консервативный, который позволяет переслать послание Почтой России. При этом рекомендуется применить функцию отправки заказным письмом с уведомлением о вручении – такая форма гарантирует то, что письмо дойдет до адресата, о чем получатель получит специально уведомление.

    Обычно отправление через стандартную почту используется в тех случаях, когда отправляются оригиналы документов, письма, заверенные живыми подписями и печатями.

  • Также письмо можно отправить через факс или различные мессенджеры, но только при том условии, что отношения между партнерами достаточно близкие и вполне допускают такой путь переписки.
  • assistentus.ru

    Деловая переписка, бланк письма – правила написания деловых писем

    Различные примеры делового письма (или служебного) представлены в разделе «образцы писем». Здесь и сейчас давайте рассмотрим основные правила деловой переписки, освоение которых позволит вам уменьшить затраты времени на ведение делопроизводства.

    Бланк письма

    Главное правило – всегда используйте фирменный бланк для написания делового письма. Этим вы подчеркнете солидность своей организации, как говорится «встречают по одежке». Вид используемых бланков и состав реквизитов (по-другому элементов оформления) письма должен быть закреплен, например, приказом организации, если есть инструкция по делопроизводству, то тогда там.

    Данная статья написана с учетом рекомендаций ГОСТ Р 6.30-2003 «Требования к оформлению документов». И согласно этому стандарту можно использовать бланк письма с угловым расположением реквизитов или бланк письма с продольным вариантом их расположения.

    Бланк письма должен содержать информацию об организации, позволяющую легко ее идентифицировать. Например, логотип, наименование организации, сокращенное наименование (если закреплено в учредительных документах), почтовый адрес, контактные телефоны, адрес сайта и электронной почты и другие данные организации, либо что-то из перечисленного можно исключить. Строго это никакими нормами не регламентируется.

    Каждый лист письма должен иметь поля не менее (т.е. больше можно) слева – 20 мм, справа – 10 мм, сверху и снизу – 20 мм. Если деловое письмо более одного листа, начиная со второго, их нумеруют посередине и сверху. Если есть приложения, то каждое нумеруется отдельно.

    Правила деловой переписки

    Для ведения деловой переписки используется естественно официально-деловой стиль, его характеризует краткость и ясность изложения сути вопроса, стандартизация используемых фраз, соответствие нормам этикета.

    Деловое письмо необходимо составлять по одному вопросу или нескольким, но взаимосвязанным. Если вам надо в одну и ту же организацию обратиться по различным тематикам, то напишите несколько писем в один адрес.

    Согласно правилам ведения деловой переписки принято отвечать на все письма, за исключением присланных для сведения. Оперативно и четко отвечайте на все поставленные вопросы. Задержка с ответом расценивается как отказ от сотрудничества.

    Текст делового письма должен быть написан простыми фразами (не нужны витиеватые обороты речи) в нейтральном тоне (не надо никакой эмоциональности, чрезмерной любезности, грубости) без излишних подробностей (которые не относятся к рассматриваемому вопросу). Постарайтесь обойтись без орфографических и пунктуационных ошибок.

    Вы должны четко представлять цель делового письма – новое сотрудничество, увеличение продаж, изложить претензии, ускорить оплату услуг, выразить соболезнование, пригласить на презентацию, поздравить и т.д.

    Правилами деловой переписки в соответствии с этикетом допускаются такие варианты обращения :

  • «Уважаемый господин Новосельцев!» – предполагает дистанцию и носит более официальный характер,
  • «Уважаемая Евгения Станиславовна!» – показывает налаженность деловых отношений, преуменьшает дистанцию,
  • «Уважаемые господа!» – употребляется при коллективном обращении.
  • Структура текста делового письма обычно состоит из следующих частей:

  • сначала объясняют причины, основания, цели написания письма,
  • затем предлагаются с вашей точки зрения решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации,
  • завершают послание кратким резюме, подведением итогов («надеемся…», «уверены…»).
  • Как излагается деловое письмо :

  • Просим предоставить данные о. подтверждаем получение…, направляем на рассмотрение проект договора… и т.п.
  • Или ЗАО «Канитель» гарантирует оплату…, ООО «Капелька» сообщает о получении… и т.п.
  • В деловой переписке возможно использование фраз этикетного характера в заключительной части текста над подписью, например:

    или в более позитивном ключе –

  • «С наилучшими пожеланиями»,
  • «С надеждой на продолжение сотрудничества»,
  • «С интересом ждем от Вас новых предложений»,
  • «Всегда рады оказать Вам услугу» и др.
  • Вот вы и получили необходимый минимум знаний на тему «Деловая переписка». Вам так же будет интересно для продолжения изучения правил ведения деловой переписки прочитать статью об оформлении делового письма, о требованиях к реквизитам письма. Например, как правильно указать адресата, поставить подпись и о других важных элементах. Я надеюсь, что материал излагается кратно, понятно и главное полезно.

    delo-ved.ru

    Основы делового общения в России


    V obchodních vztazích je důležité umět komunikovat, vyjednávat obchody a zakázky tváří v tvář, po telefonu a emailů. Předkládaná lekce popisuje základní pravidla a principy komunikace s ruskými partnery a zákazníky.

    V první části budou popsány normy chování při komunikaci tváří v tvář, v druhé části budou vysvětleny jednotlivé případy obchodní korespondence v ruském jazyce a následně emailová komunikace v ruském jazyce. Poslední část této lekce je zaměřená na telefonování s ruskými partnery a zákazníky, v rámci které budou rozebrány jednotlivé příklady doporučených frází a dialogů.

    Правила делового общения в России

    Для начала важно поговорить о правилах и нормах общения среди людей – об этикете. Существуют общепринятые нормы приветствия: „здравствуйте, добрый день, добрый вечер, привет 1, салют, как дела“ и т.д. Столь же устойчивы формы извинения, приглашения, просьбы, прощания: „до свидания, всего доброго, до завтра, до встречи, прощайте, пока“ и.т.д. Уход без прощания в русском обществе является нежелательным поведением.

    При деловом и формальном общении принято обращаться на „вы“или на „вы“ с использованием имени — отчества 2. Обращение по имени — отчеству характерно для славян. Существует также обращение на „ты“ и на „вы“:
    1. в деловом письме с большой буквы пишется „Вы“, если обращение относится к одному человеку (Уважаемый Иван Петрович, приглашаем Вас посетить выставку).
    2. если относится к нескольким людям, то пишется „вы“ с маленькой буквы.

    Обращение к незнакомому человеку на „ты“ (особенно в официальной обстановке) — это отклонение от этических норм. В современном обществе принято говорить „Вы“ с четырнадцатилетнего возраста. Для грамотного и правильного построения общения важно знать некоторые правила и нормы принятые в России и во многих республиках СНГ.

    Не принято говорить „он“, „она“ о присутствующем человеке. Это уместно только при слушании дела в суде, когда обвинитель или адвокат применяют слово „он“ по отношению к подсудимому. Вместо местоимения следует употреблять имя — отчество или слова „господин такой — то“. Это довольно сложно выбрать, т.к. в современной России ещё не устоялось обращение. Раньше при обращении говорили: „товарищ“ или“гражданин“.

    Гораздо более сложно обстоят дела собщеупотребительным обращением. До 1917 г. в России существовали два общеупотребительных обращения. Одно из них — сударь / сударыня — было универсальным: в качестве разговорного обращения к свободному человеку оно известно в России с XVII в.

    Оно входило в систему универсальных обращений европейских стран: мистер / миссис, пан / пани, сеньор / сеньора и т.д. Второе официальное обращение — господа, дамы и господа — в конце XIX — начале XX в. используется как официальное при адресации к нетитулованным особам, включая широкие слои чиновников и даже ремесленников. Сегодня это обращение переживает второе рождение. Оно все активнее входит в деловое общение.

    Что такое этикет обращения?
    Какова особенность обращения на русском языке?
    В каких случаях следует обращаться по имени — отчеству?
    Когда употребляются местоимения „ты“ и „вы“?
    Какие другие формы обращения существуют?
    Какие вводные слова употребляются в качестве обращения и приветствия?

    Правила и примеры делового общения — письмо

    Правила общения и этикета также важны в деловой корреспонденции. Деловое письмо должно иметь следующие части:

    1. заглавие (hlavička zprávy) ( в заглавии пишется Адресант (отправитель) — тот, кто отправляет письмо) часто в деловой переписке на русском языке пишется в верхнем левом углу (см. следующий пример письма).
    2. адрес получателя (adresa příjemce) — чаще в правилах переписки на русском языке приводится справа в верхнем углу.
    3. дата (datum odeslání zprávy/dopisu).
    4. тема письма (Předmět zprávy) – например, предложение о сотрудничестве, заявление.
    5. приветствие (Oslovení/pozdrav).
    6. текст письма (Samotný textzprávy).
    7. заключение / вывод / принятые в обществе фразы на прощания (Zakončení / Závěrečná fráze. Závěr).
    8. подпись (Jméno, příjmení, funkce, podpis).

    Ниже приводится пример делового письма между фирмой и ее отделением в другом городе:

    Обращение находится в „шапке“ (hlavičce) письма и содержит должность и ФИО1 адресата2. Для официальной деловой переписки стандартным считается обращение «Уважаемый», которое пишут с большой буквы и по центру листа. Адрес фирмы -получателя тут не приводится. А дальше масса вариантов в зависимости от того, что пишут и кому. Так, в России принято обращаться по имени и отчеству, в компаниях с западной корпоративной культурой – просто по имени. Если Вы знаете партнера лично, можете обратиться так: «Уважаемый Андрей Петрович», не знаете – «Уважаемый господин Смирнов». Кстати, в обращении к человеку слово «господин» сокращать до «г-н» нельзя. И ни в коем случае нельзя писать «Уважаемый господин Смирнов А. П.».Пишите либо «Андрей Петрович», либо «господин Смирнов».

    Пример и описание каждой части письма

    Упражнение

    Согласны ли Вы со следующими высказываниями

    Обращение по имени – отчеству является частой практикой в деловых отношениях в России.
    В начале переговоров рекомендуется обратиться к новым партнерам следующим образом: «привет, как дела?»
    Для официальной деловой переписки стандартным считается обращение «Уважаемый».
    В деловой переписке при обращении советуют писать «Уважаемый господин Лаврентиев В. Г.»

    Правила и примеры делового общения — email

    В последнее время электронная почта занимает все большее место в деловой переписке. Её преимущества очевидны: оперативность, доступность и простота использования. При этом следует помнить, что электронная переписка имеет свои нюансы.

    Что вы должны знать:
    деловые электронные сообщения, как правило, менее формальны, чем классические деловые письма.
    электронные деловые сообщения должны быть по сути вопроса
    вы можете использовать обычные деловые фразы из классических писем в электронный сообщениях
    всегда заполните графу „тема сообщения“.

    Вы также можете использовать менее формальные приветствия: Дорогой Владимир, Доброе утро, Антон . Привет, Анна. При написании последней части электронных сообщений все чаще используются выражения из неформальных сообщений

    Пример электронного письма:

    Каковы правила оформления деловых писем вы знаете?
    Какие особенности составления электронных сообщений вы можете перечислить?

    Разговоры по телефону – примеры и советы

    Телефон — самый быстрый способ связи в современной жизни 1. Он позволяет решить многие деловые проблемы, установить контакты без непосредственной встречи. Однако телефон может стать и настоящим бедствием, если не уметь им пользоваться, пренебрегать правилами делового общения.

    Когда звонить? С 8.00 до 9.30, с 13.30 до 14.00, после 16.30. В другие часы длительность разговора по телефону удваивается, решение затягивается
    Нельзя спрашивать звонящего: „С кем я говорю?“Или: „Что вам нужно?“. Найдите доброжелательную форму. Пример стандартного начала разговора:
    „Здравствуйте. МГУ имени Невельского. Секретарь ректора. Слушаю вас“.
    Во время „монолога“ телефонного собеседника не молчите. „Да, понимаю, совершенно верно“ — вот те слова, которые показывают ваше внимание к собеседнику.

    Существуют определенные речевые формулы телефонного разговора.

    1. „Вам звонят из фирмы (говорите название). Моя фамилия. Я бы хотел. “Или: „С вами говорит менеджер по продажам. Мне нужно. “

    2. Если у вас вопрос, просьба, то следует начать так: „Вас беспокоит. могу я поговорить с. Я хотел бы узнать. Вы не могли бы дать информацию. “

    Основная часть телефонного разговора

    1. Фраза, произнесённая вами, должна содержать обещание, интригу, новизну подхода к проблеме. Интригующее обещание (выгода, прибыль, эффект, бесплатные услуги, скорость исполнения): „У нас для вас интересное предложение“, „Хотим сделать для вас взаимовыгодное предложение“, „Мы хотим ознакомить вас с новой системой скидок“ и т.д.

    Для завершения разговора подойдут следующие фразы:

    1. Выражающие нейтральные отношения: „До свидания. Всего доброго. Спасибо за информацию. Будьте здоровы, всего хорошего“ и др.

    2. С надеждой на будущие контакты: „Думаю, мы нашли общий язык“. Уверен, что наши контакты будут продуктивны. Рад был вас услышать, надеюсь, мы продолжим разговор при встрече“.

    3. Если разговор затянулся: „Очень приятно с вами говорить, но мне звонят по другой линии. Хотел бы продолжить наш разговор, но через 5 минут у меня совещание. Извините, я жду звонка по межгороду. К сожалению, у меня сейчас важная деловая встреча“.

    4. Чтобы убедить собеседника в вашем хорошем к нему отношении: „Позвоните, если у вас будут трудности. Давайте не будем надолго откладывать нашу встречу. Я позвоню вам в понедельник“.

    5. Если вы не хотите продолжения контактов: „Жаль, что не смог убедить вас. В любом случае желаю вам успехов. Буду рад изменению ситуации“.

    В чем особенности телефонного разговора?
    Перечислите правила телефонного разговора.
    Каковы формулы начала телефонного разговора?
    Какие фразы следует произносить в конце делового телефонного разговора?

    www.jazyky-online.info

    Как написать деловое письмо: виды, правила оформления, стиль и образцы деловых писем

    Здравствуйте! В этой статье мы расскажем о деловых письмах.

    Сегодня вы узнаете:

    1. Почему деловая переписка не потеряла своей актуальности;
    2. Какие бывают деловые письма и как они оформляются;
    3. Как правильно написать деловое письмо.

    Содержание

    Сейчас за нашими окнами – время высоких технологий и интернета. Но деловая переписка не потеряла своей важности и актуальности, просто перешла на другие носители. Почему деловые письма важно уметь составлять и оформлять, поговорим сегодня.

    Зачем нужна деловая переписка

    Прежде всего, это возможность обмениваться мнениями, предложениями и мыслями с сотрудниками либо партнерами по бизнесу. С помощью переписки излагают претензии, просьбы, выясняют недопонимания между компаниями.

    Деловая переписка является одной из разновидностей официальной.

    Отличия деловых писем от других

    Основные отличия состоят в следующем:

  • Стилистика изложения;
  • Лексика, не допускающая яркого выражения эмоций;
  • Оформляется на официальном бланке компании;
  • Шрифт не слишком мелкий, но и не крупный, при этом одинаковый по всему тексту;
  • Редко занимают объем более 1 страницы;
  • Наличие строгой служебной субординации.
  • Виды деловых писем

    Все деловые письма можно условно разделить на несколько групп. Мы остановимся подробнее на каждой и дадим краткую характеристику.

    Письма, отвечать на которые не нужно.

  • Гарантийное письмо;
  • Сопроводительное;
  • Информационное;
  • Письмо-уведомление;
  • Письмо-предупреждение;
  • Письмо-напоминание.
  • Письма, на которые нужен ответ.

    Некоммерческие письма.

    • Письмо-приглашение;
    • Письма с выражением соболезнования;
    • Письма с выражением благодарности;
    • Письма с информированием о чем-либо;
    • Письма, в которых содержатся рекомендации;
    • Гарантийные письма;
    • Письма, подтверждающие, что товар получен, услуга оказана и так далее;
    • Письма с поздравлениями по разным поводам;
    • Письмо-просьба;
    • Письма с инструкциями;
    • Сопроводительные письма.
    • Письма коммерческой направленности.

      Обычно их используют перед тем, как заключить соглашение, а также во время действия договора.

      К ним относятся:

    • Письма с ответами на запросы;
    • Непосредственно запрос;
    • Оферта – письмо, в котором предлагается совершить сделку или заключить договор;
    • Претензия;
    • Напоминание;
    • Письмо, в котором содержится предупреждение о прекращении договоренностей либо о необходимости выполнения обязательств и т. д.
    • Если говорить о классификации по структуре, то бывает 2 вида деловых писем:

    • Содержащие текст автора и написанные в свободной форме;
    • Составленные по строгому образцу.
    • По адресатам.

    • Циркуляр – письмо, которое направляется нескольким адресатам;
    • Обычное – отправляется одному адресату от имени одного человека;
    • Коллективное – отправляется одному адресату, но от нескольких лиц.
    • Также письма разделяют по форме, в которой они были отправлены:

    • Отправленные в виде факсового сообщения;
    • Отосланные по электронной почте;
    • Те, что отправлены в обычных конвертах.
    • Есть виды писем, которые из этических соображений должны быть написаны от руки, а не напечатаны. Это касается соболезнований и поздравлений.

      Секреты правильного оформления

      Текст письма делится на вводную, основную часть и заключительную. Они друг с другом связаны логически. В состав вводной части включают те обстоятельства, которые повлекли за собой создание письма, а основная часть представляет собой само содержание. В заключительной части подводятся итоги, которые выражают просьбу, отказ и прочее.

      Вообще, деловую переписку со всей ответственностью можно назвать искусством, потому что вести ее правильно, с соблюдением всех требований, нужно учиться. Ведь чаще всего мы думаем только о том, чтобы информация была изложена четко, а про то, что письмо можно считать лицом компании, забываем.

      Стилистика.

      Каждое письмо выдерживается в строгом деловом стиле, используются средства речи, характерные для официальных документов.

      Требования к изложению информации.

      Вся информация, которая содержится в письме, излагается следующим образом:

    • Адресно, предназначается конкретному лицу;
    • На дату написания вся информация должна быть актуальна;
    • Достоверно;
    • Беспристрастно;
    • Аргументировано;
    • Максимально полно, для того чтобы основываясь на ней можно было принять решение.
    • Бланк.

      Прежде всего письмо оформляют на бланке, который является для компании фирменным.

      Далее, рассмотрим основные требования:

    • Для написания делового письма используются листы формата А4;
    • Левое поле бланка должно быть не менее, чем 3 см, так как через какое-то время они будут отправлены в подшивку;
    • Указывается название компании, юридический и фактический ее адрес, адрес электронной почты;
    • Лучше использовать стандартный шрифт Times New Roman, размера 12. Он является самым оптимальным и хорошо воспринимается при чтении;
    • Разрешается оформление деловых писем без использования фирменного бланка, тогда нужно информацию из бланка все-таки привести.
    • Если в письме идет речь о крупных сделках, связанных с финансами либо конфиденциальная информация другого характера, отправлять такие письма по факсу или в электронном виде не рекомендуется. Лучше по старинке, в обычном бумажном конверте.

      Нумерация.

      Если письмо состоит из нескольких страниц, то нумеруют их, начиная со второй. Номера проставляются вверху посередине арабскими цифрами. Никаких точек рядом с номером не ставят.

      Деление на части.

      Под этим подразумевается разделение письма на абзацы. Текст не должен идти сплошным потоком, так он просто не будет восприниматься. Благодаря делению на абзацы видно, где заканчивается одна мысль и начинается другая.

      Наличие исправлений.

      Исправлений и опечаток, а также подчисток допускать нежелательно. Письмо должно быть составлено грамотно, а текст напечатан через интервал 1,5 — 2.

      Используемые реквизиты.

      Мы укажем только основные, так как уже кратко говорили о них чуть ранее:

    • Если предприятие государственное – используется Герб РФ. Располагается он посередине официального бланка;
    • Название компании полностью;
    • Номера факса и телефона;
    • Номер банковского счета;
    • Адресат – причем название компании-адресата употребляют в именительном падеже, для указания должности и фамилии получателя используйте дательный падеж;
    • Если у адресата имеется ученая степень либо звание, укажите его перед фамилией человека;
    • Любой реквизит пишут с новой строки и с заглавной буквы.
    • Деловое письмо после проведенной встречи

      Вы провели деловую встречу, наметилась некая перспектива для вашего бизнеса. Как отразить это в письме, обсудим дальше.

    • Прежде всего, в начале письма сошлитесь на число и время вашего общения с потенциальным партнером, даже если с момента встречи прошла пара дней.
    • Избегайте ошибок или слишком сложных фраз: составьте письмо коротко и четко, но так, чтобы у получателя было желание его прочесть.
    • Упомяните, о чем велся разговор. К примеру: «Мы обсуждали, сколько будет стоить ваза в венецианском стиле».
    • Сделайте так, чтобы получатель письма высказал свое отношение к теме встречи.
    • Укажите время, когда можете общаться по телефону или встретиться лично.
    • Донесите до получателя, что ждете сотрудничества с ним: «Надеюсь на дальнейшие деловые отношения с Вами«.
    • Завершите письмо следующей или подобной фразой: «С наилучшими пожеланиями к Вам...».
    • Электронные деловые письма

      Нельзя оставить без внимания требования к их оформлению, так как сейчас все больше оформляются письма в электронном виде, нежели в бумажном. Все-таки 21 век на дворе.

      Подготовить электронное деловое письмо большого труда не составляет, требования по оформлению идентичны традиционным письмам. Единственное, у такого письма всегда должен быть заголовок (или тема письма), чтобы оно просто не затерялось в потоке документации.

      Кроме того, когда на такое письмо отвечают, тематику письма лучше не менять, так вы быстрее поймете, о чем идет речь, если электронных писем получаете много.

      Также не стоит использовать при оформлении приложений к таким письмам суперсовременное ПО, далеко не факт, что такое же есть у вашего адресата. Если его нет, письмо просто не откроется.

      Не используйте смайлики, когда пишете деловое письмо в электронном виде. Технологии – это отлично, но при написании соблюдайте деловой язык.

      В какие сроки нужно ответить на письмо

      Если письмо относится к категории требующих ответа, то когда отвечать зависит от той информации, которая содержится в письме:

    • Если вы получили запрос, в ближайшие три дня с момента получения подтвердите, что он получен. А окончательный ответ можно дать в течение месяца;
    • Если речь о соболезновании, его можно направить в десятидневный срок после того, как печальное событие случилось;
    • Отправить поздравление допустимо в течение 8 дней с того момента, как вы узнали о торжественной дате;
    • Если говорить об общих правилах хорошего тона, то отвечать на письма лучше в семидневный срок.

    Как написать деловое письмо: простым языком о сложном

    Отличайте деловое письмо и личную переписку. Мы уже не раз сегодня говорили о том, в чем состоят эти отличия, не нужно о них забывать. А сейчас рассмотрим составление письма поэтапно.

    1 этап. Указываем адресата.

    В правом верхнем углу бланка пишем фамилию, инициалы и должность того, кому адресуем письмо. Если адресатом является организация, указываем ее юридический адрес.

    2 этап. Обращение.

    Размещаем его посередине бланка. Оно осуществляется в уважительной форме, без сокращений и помарок.

    Пример: Уважаемая (имя, отчество)! Также обращение к адресату может осуществлять с указанием его должности. Но когда вы обращаетесь к человеку по имени, это снижает психологическое напряжение, указывает на то, что деловые отношения стабильные и установившиеся.

    3 этап. Изложение цели.

    Объясните цель письма, его суть и главные мысли. Эта часть является основной. Пишите о том, что хотите сказать, какова причина обращения. Но не забывайте про официальную и нейтральную стилистику.

    4 этап. Внесение предложений, рекомендаций.

    Практически любое деловое письмо подразумевает, что адресат на него отреагирует. Этого не требуют в основном только письма информационного характера. Поэтому не просто описывайте проблему, но и предлагайте, как ее можно решить.

    Если вы обращаетесь с жалобой, просите принятия определенных мер, если же предлагаете сотрудничать, расскажите, какие варианты есть.

    Говоря проще, тот, кто получит письмо, должен видеть что от него не просто чего-то хотят, но и понять, как это может быть осуществлено.

    Как закончить деловое письмо

    Деловое письмо должно быть написано идеально. Если правила написания не будут соблюдаться, это может негативно повлиять на репутацию компании в целом. Поэтому мы предлагаем сейчас подробнее остановиться на оформлении заключительной части делового письма.

    В конце письма подведите итог всего того, о чем говорили ранее. Но растягивать выводы на 10 предложений не стоит, все-таки в деловых письмах ценится краткость и лаконичность. Лучше ограничьтесь простыми фразами.

    Далее, приведем несколько конструкций для построения заключительной части письма.

    В основу концовки поставим 2 показателя: она должна быть максимально вежливой и корректной. Варианты, как ее построить, существуют разные.

    Приведем несколько примеров:

  • Поблагодарите за внимание или помощь: Благодарим Вас! (Позвольте Вас поблагодарить…);
  • Выразите надежды на будущее: Надеемся на взаимовыгодное сотрудничество (Надеемся на получение ответа в ближайшее время…);
  • Можно построить фразу с уверением адресата в чем-либо: Были бы рады сотрудничеству с Вами;
  • Выскажите просьбу: Просим Вас сообщить о результатах;
  • Извинитесь за причиненные неудобства: Прошу прощения за непредвиденную задержку оплаты материала.
  • Как попрощаться с адресатом.

    Несмотря на то что переписка официальная, попрощаться можно по-разному.

    Приведем несколько вариантов:

  • С уважением к Вам…;
  • С пожеланием успехов…;
  • С наилучшими пожеланиями…
  • Ставим подпись правильно.

    Когда подписываете письмо, указывайте свою должность, имя и фамилию. Если сомневаетесь в уместности фразы типа: «Искренне Ваш» – просто не используйте ее.

    Можете в подписи указать ваши контакты, дополнительный телефон или электронный адрес, таким образом вы демонстрируете получателю, что готовы с ним общаться и сотрудничать.

    В следующей части нашей статьи хотелось бы поговорить о деловых письмах на английском языке.

    Деловые письма на английском языке

    Регламентированной формы составления таких писем нет. Все будет зависеть от того, каковая цель письма и кто его адресат. Приведем здесь краткие рекомендации для составления.

    Дата написания.

    Если пишем в США, то в указании даты на первое место ставим месяц, затем число и только потом год. Если в Великобританию – дата проставляется как в РФ. При этом месяц пишите буквами, избежите путаницы.

    Реквизиты получателя.

  • Если пишите мужчине, обращайтесь так: Mr (укажите фамилию);
  • Если женщине, которая замужем: Mrs (укажите фамилию);
  • Незамужней даме: Miss (укажите фамилию);
  • Если не знаете статус дамы: Ms (укажите фамилию).
  • Указание адреса.

    Порядок противоположный принятому в РФ: офис, номер дома, название улицы, индекс, название штата (если пишем в США), название графства и название страны (если пишем в Великобританию).

    Как обратиться к получателю.

  • Dear Madam;
  • Dear Sir;
  • Dear Sir or Madam;
  • Dear Mrs;
  • Dear.
  • После обращения ставим запятую (если пишем в Великобританию) или двоеточие (если в США). Восклицательный знак ставить не принято.

    Тематика.

    Обязательно указывайте тематику письма, также как и в РФ.

    Основной текст.

    Разделяйте его на абзацы. Либо каждое предложения пишите с новой строки.

    Как попрощаться.

    Например, вот так: «Thanking you for assistance, we remain Yours truly» – Благодарю Вас, преданный Вам…, хотя можно и менее официально.

    Оформление подписи.

    Подпись ставим под абзацем с прощанием, указываем свою фамилию и имя, название компании и должность.

    Оформление приложений.

    Если прилагаете какие-то документы, указывайте это в конце письма: «Enc.» и перечисляйте приложения.

    Что писать с заглавной буквы.

  • Фамилии и инициалы;
  • Наименования компаний;
  • Наименования городов, штатов и так далее;
  • Любые слова, которые обозначают занимаемую должность;
  • Первые слова в прощании;
  • Вступительные обращения.
  • Перед тем как закончить разговор, приведем образцы деловых писем на русском и английском языках.

    Образцы деловых писем на русском и английском языках

    Заключение

    Подводя итоги, хочется сказать, что деловое письмо – это инструмент для общения в любой сфере деятельности. Если оно составлено правильно, это, безусловно, представит вашу компанию с положительной стороны.

    С другой стороны, написанное неряшливо, с ошибками письмо способно на корню уничтожить самый перспективный бизнес. Пишите письма правильно, а мы постарались рассказать, как это сделать.

    kakzarabativat.ru

    Это интересно:

    • Как уменьшить алименты на детей от первого брака Алименты на второго, третьего ребенка во втором браке Часто бывает так, что после расторжения брака один из бывших супругов вступает в новый брак. Во втором браке, как и в первом, тоже рождаются дети, которых нужно обеспечивать. Это не значит, что после рождения второго […]
    • Разрешения на охоту с оружием Разрешение на охотничье оружие (лицензия): порядок получения, документы Разрешение на охотничье оружие – документ, получаемый в лицензионно-разрешительном отделе (ЛРО), без которого человек не имеет права на использование охотничьего ружья. Разрешение не может быть выдано […]
    • Что полагается за третьего ребенка матери одиночке Мать-одиночка: льготы и пособия в 2018 году Понятие «одинокая мама» отличается в трудовом и социальном праве. В большинстве случаев под определением «мать-одиночка» понимается женщина, у которой в документах ребенка не указан отец (или указан с ее слов). Дополнительные […]
    • Закон об исполнительном производстве россии Закон «Об исполнительном производстве» Закон об исполнительном производстве регулирует правовые отношения граждан РФ. ФЗ-229 предусматривает порядок возврата денежных средств должниками. Описываются меры исполнения судебных предписаний в принудительном порядке. В ФЗ-229 […]
    • Соглашение о переходе прав собственности Передача права собственности на квартиру родственнику Содержание Согласно ст. 209 ГК РФ, право собственности на имущество дает возможность гражданину осуществлять владение, распоряжение, пользование принадлежащими ему активами. При этом право собственности обозначает […]
    • Налог с продаж недвижимости ип Предприниматель продает свое имущество: какие налоги платить? Если гражданин является ИП, то грань между его предпринимательским и личным доходом при продаже имущества может оказаться очень зыбкой. Поэтому нередко возникает вопрос: каким же налогом облагать полученный […]
    • Форма документов на возврат товара Бланк возврата товара Обновление: 8 января 2018 г. Образец бланка на возврат товара Покупатель имеет возможность отказаться от товара, который он купил, если недоволен покупкой. Такая ситуация может возникнуть, если товар не подходит по размеру, цвету, имеет какие-нибудь […]
    • Где можно оформить кредитную карту сбербанк Как получить кредитную карту Сбербанка Выгодное предложение от туристической фирмы, приглашение на День рождения, куда не пойти без подарка, необходимость ремонта или замены бытовой техники – все те причины, когда деньги нужны срочно, но взять их порой неоткуда. Для таких […]