Довести до сведения сотрудников приказ

| | 0 Comment

Поиск ответа

Всего найдено: 27

Меня интересуют актуальные — на данный момент — правила использования глагола «озвучивать». В частности, грамотно ли использовать его в коннотации «оглашать чьё-то мнение, закон или заявление»? Например, уместно и верно ли использование данного глагола во фразах: «Главный редактор озвучил результаты голосования слушателей» или «Заместитель директора озвучил мнение Совета директоров на общем собрании»?

Глагол озвучить пришел из речи кинематографистов, где он употребляется как специальный термин с значением «записать звуковое сопровождение фильма отдельно от съемки; сделать фильм звуковым». Но в последние два десятилетия озвучить все чаще используется в контекстах, совершенно не свойственных этому слову прежде, и в смысле, далеком от его «кинематографического» происхождения. Оно встречается в речи политиков и журналистов, в радио- и телепередачах в значениях «прочитать вслух», «огласить», « довести до всеобщего сведения», например: озвучить поручение президента, озвучить информацию.

В словарях это значение пока не зафиксировано. У многих грамотных носителей языка такое использование глагола озвучить пока вызывает отторжение, но всё же и степень распространенности этого употребления очень велика. Пожалуй, уже можно говорить не о бесконечно повторяющейся ошибке, а о том, что на наших глазах у слова сформировалось новое значение, которое, очень вероятно, всё-таки попадет со временем в словари. Многие слова, варианты, значения, которые появляются в языке, проделывают этот путь: сначала не принимаются обществом («так говорят только некультурные люди»), а через какое-то время воспринимаются как совершенно нормальные и даже единственно возможные («неужели когда-то было по-другому?»).

Однако пока словарной фиксации нет и новое значение глагола озвучить не получило «прописку» в языке, можно посоветовать избегать его на письме и в официальной речи. А в речи живой, непринужденной такое употребление уже фактически устоялось.

Здравствуйте, постоянно в работе возникает необходимость написания предложения. Подскажите пожалуйста. как правильно написать: » Довести до сведения подведомственных организаций» (какую-либо информацию) или » Довести до сведения подведомственные организации», либо » Довести до сведения в подведомственные организации»

Верно: Довести до сведения подведомственных организаций.

Почему гугл по запросу «разнегодовать» не находит ничего? Точно ведь есть такое слово — в знач. довести до состояния гнева, возмущения.

Дело в том, что такого слова нет.

Где ставятся запятые в предложении : Приказ довести до лиц указанных в приказе под роспись и почему?

Правильно: Приказ довести до лиц, указанных в приказе, под подпись. Обособляется определительный оборот, стоящий после определяемого слова. Обратите внимание, что в этом значении правильно употреблять слово подпись.

Здравствуйте. Нужно ли здесь разбивать запятой «то есть, если»? То есть, если раньше можно было взять текст, довести его до уникальности, то теперь этого недостаточно.

Запятая после то есть не требуется.

Подскажите пожалуйста, почему слова недоварить и недоделать пишутся слитно с -не. Ведь это же глаголы, должны писаться с -не раздельно. Есть ли какие-то исключение по этому поводу? Если же они пишутся слитно, то какая приставка будет у этих слов? Не и до или недо?

Не пишется слитно в составе глагольной приставки недо-, означающей неполноту, недостаточность по сравнению с нормой: недоварить (варя, не довести до состояния готовности), недоделать (сделать меньше нужного).

Но от глаголов с приставкой недо— следует отличать глаголы с приставкой до— и предшествующей частицей не (такие глаголы с частицей не обозначают не доведенное до конца действие, они пишутся с не раздельно – по общему правилу), например: мама не доварила суп (не смогла, не успела доварить), я не додедал работу (не смог, не захотел доделать).

Верно: . сведения. являются строго конфиденциальными.

Довести до сведения кого-либо.

Глагол закончить в значении » довести до конца, завершить» синонимичен окончить, правильно: закончить работу и окончить работу.
В значении «пройти какой-либо курс обучения, завершить обучение где-либо» употребляется только глагол окончить: окончить школу, вуз, университет, курсы и т. п.

Это не одно сложное слово, а два самостоятельных слова. Между ними ставится соединительное тире, например: петля фаза – ноль. Ср.: отношения учитель – ученик.

Ноль и нуль в свободном, не фразеологизированном употреблении равноправны. Но в некоторых устойчивых выражениях эти слова не взаимозаменяемы.
Только нуль в выражениях: остричь под нуль; быть равным нулю; на улице на нуле; на нуле кто-что-нибудь, с нуля начинать (начать); сводить (сводиться); свести (свестись) к нулю; довести (доводить) до нуля;
Только ноль в выражениях: ноль-ноль, ноль внимания, ноль без палочки,
Нуль и ноль в выражениях: абсолютный нуль (чаще о человеке) и абсолютный ноль (термин).
Прилагательные нолевой и нулевой закреплены в устойчивых выражениях: нулевое окончание, нулевая стрижка.

Значения слов подпись и роспись не изменились, роспись в значении ‘подпись’ по-прежнему ошибка. Причины частотности этой ошибки те же, что и в ситуации надеть – одеть: разница в значении этих похожих по звучанию слов для многих неочевидна. К тому же носителей языка окончательно запутывает глагол расписаться. Так и оказалась эта ошибка в Трудовом кодексе.

Обратитесь, пожалуйста, к электронным словарям на нашем портале. Посмотрите, какие слова из числа использованных в тексте многозначны.

Верно: Лицам, ответственным за работу с внешними клиентами, просьба довести данную информацию до сведения последних.

Ответ справочной службы русского языка

Глаголы закончить и окончить синонимичны и взаимозаменяемы в значении ‘ довести до конца, завершить’: закончить работу и окончить работу, закончить рассказ и окончить рассказ, закончить съемки и окончить съемки.

Однако в значении ‘пройти какой-либо курс обучения, завершить обучение где-либо’ употребляется только глагол окончить: окончить школу, вуз, университет, курсы и т. п. Говорить закончить школу, закончить институт нельзя.

Запятая поставлена правильно, но вряд ли качество можно довести до автоматизма. Фразу нельзя признать корректной.

© 2000-2018. При полном или частичном использовании материалов ссылка на «Грамоту.ру» обязательна.

Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-57155, выдано Роскомнадзором 11.03.2014.

new.gramota.ru

Образцы приказов

Варианты приказов, оформляемых кадровой службой, на все иные случаи жизни

* Делопроизводство. Приказы
* Организация делопроизводства. Виды документов
* Нормативные документы по делопроизводству
* Примерный состав документов кадровой службы
* Приказы по личному составу
* Основания к приказам по л/с – докладная и объяснительная записки, представления, протокол, акты
* Приказы по основной деятельности, имеющие произвольную форму имеющие произвольную форму
* Документы воинского учета
* Документы для Пенсионного фонда
* Извещения, уведомления, направления, справки
Образцы приказов, оформляемых кадровой службой, на все иные случаи жизни
* Сэкономить время при создании документа

Закрытое акционерное общество «Апрель»
ЗАО «Апрель»

26 февраля 2009 г. № 30-ок
Москва

Об изменении фамилии в учетных документах
В связи с вступлением в брак экономиста планово-экономического отдела Суховой П.П. и сменой фамилии на Ильину,-

1. До 05 марта 2009 г. изменить во всех учетных документах ЗАО «Апрель» фамилию экономиста планово-экономического отдела Суховой Полины Павловны на фамилию Ильина.
2. Настоящий приказ довести до сведения бухгалтерии для внесения изменений в лицевой счет Суховой (Ильиной) и в расчетные документы.

Основание: личное заявление Суховой П.П., копия свидетельства о заключении брака от 15 февраля 2009 г. № 445788123, паспорт 64 55 № 123889.

Генеральный директор Ольховский Р.И.Ольховский

Юрисконсульт Миронов О.И. Миронов
26.02.2009

Главный бухгалтер Шевелева И.Ю. Шевелева
26.02.2009

Начальник отдела кадров Петрова А.М. Петрова
26.02.2009

Открытое акционерное общество «Маяк»
ОАО «Маяк»

03 февраля 2009 г. № 15-ок
Самара

О назначении комиссии.

В связи с окончанием установки и наладки системы видеонаблюдения,

1. Назначить инвентаризационную комиссию по проверке наличия и установки имущества и оборудования системы видеонаблюдения в следующем составе:
Председатель комиссии – заместитель директора Сафонов Ю.В.;

члены комиссии – старший администратор Соболев Н.И.,
системный администратор Шишкин А.А.,
кладовщик Коткова М.В.

2. Провести полную инвентаризацию видеооборудования в срок до 20 февраля 2009 года.
3. Ведущему специалисту по электронно-техническому обеспечению Щербакову Ю.И. предоставить акты установки видеооборудования с приложением схем.
4. Результаты проверки доложить актом к 25 февраля 2009 года.

Генеральный директор Ступина М.Ю. Ступина

С приказом ознакомлен:
Подписи лиц, указанных в приказе

Закрытое акционерное общество «Парус»
ЗАО «Парус»

12 февраля 2009 г. № 17-ок

Об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника

В целях замещения временно отсутствующей работницы — старшего товароведа отдела сбыта Власовой О.Д., находящейся в отпуске по беременности и родам, в порядке статей 602 и 151 Трудового кодекса РФ,

1. С 19 февраля 2009 г. и до выхода на работу Власовой О.Д. временное исполнение ее обязанностей, согласно должностной инструкции старшего товароведа, возложить на товароведа того же отдела Токареву Людмилу Алексеевну с ее письменного согласия.
2. Установить, что обязанности временно отсутствующей работницы Токарева Л.А. будет выполнять в пределах своего рабочего времени наряду со своей основной работой.
3. Установить Токаревой Л.А. доплату за временное замещение в размере 5 000 (пяти тысяч) рублей.
4. Уведомить Токареву Л.А., что в случае досрочного отказа от дополнительной работы она должна предупредить об этом генерального директора в письменной форме не позднее, чем за три рабочих дня.
5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на руководителя отдела
кадров Боровикова А.Ю.

Основание: дополнительное соглашение к трудовому договору от 01 марта 2004 г. № 10.
Приложение: должностная инструкция старшего товароведа

Генеральный директор Малиновский С.Н. Малиновский

Начальник отдела кадров Боровиков А.Ю. Боровиков
12.02.2009

Главный бухгалтер Косарева Г.И. Косарева
12.02.2009

С приказом ознакомлена: Токарева Л.А. Токарева
12.02.2009

Открытое акционерное общество «Турист»
ОАО «Турист»

20 марта 2009 г. № 17-ок

Об отзыве из отпуска Гончаровой И.М.

В связи с необходимостью присутствия на работе переводчика Гончаровой И.М. во время
партнерского визита представителей компании Rivera.ltd из Великобритании

1. Отозвать из отпуска переводчика Гончарову Ирину Михайловну на срок с 25 марта
по 27 марта 2009 г. включительно.
2. Предоставить Гончаровой И.М. неиспользованную часть отпуска три календарных
дня в любое удобное для нее время или по ее желанию присоединить к отпуску за следующий рабочий год.
3. В связи с отзывом из отпуска внести необходимые сведения в график отпусков от
13 декабря 2008 г. № 1 и в табель учета рабочего времени за март месяц 2009 г.
4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на руководителя отдела
кадров Устинову Е.Е.

Основание: уведомление Гончаровой И.М. об отзыве из отпуска с ее письменным согласием от 12 марта 2009 г. № 11.

Генеральный директор Воробьев А.В. Воробьев

Начальник отдела кадров Устинова Е.Е. Устинова 20.03.2009

С приказом ознакомлена:
Гончарова И.М.Гончарова

Открытое акционерное общество «Мария»
ОАО «Мария»

05 февраля 2009 г. № 12-ок

О перемещении работника в другое структурное подразделение

В целях равномерного распределения производственной загрузки работников и в связи с получением крупного заказа на изготовление автомобильных чехлов от ЗАО «Круиз»

1. Переместить закройщицу цеха № 1 Петракову Марину Федоровну в цех № 2 без изменения трудовой функции на срок до выполнения заказа.
2. С настоящим приказом ознакомить Петракову М.Ф. под роспись.

Основание: договор подряда с ЗАО «Круиз» от 02 февраля 2009 г. № 14-п.

Генеральный директор Ступина М.Ю. Ступина

Инспектор по кадрам Романова Л.Б. Романова
05.02.2009

С приказом ознакомлен:
_______________ М.Ф.Петракова

Открытое акционерное общество «Маяк»
(ОАО «Маяк»)
ПРИКАЗ
19 марта 2009 г. № 17-л/с
Москва
О предоставлении другого дня отдыха
Парамонову Е.Р. в связи с возвращением из командировки в выходной день

В связи с тем, что ведущий инженер опытно-конструкторского отдела Парамонов Е.Р. вернулся из командировки из ООО «Весна» (г. Екатеринбург) в выходной день (в субботу, 17 марта 2009 года в 14:30),
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Предоставить Парамонову Евгению Романовичу вместо 17 марта другой день отдыха (отгул) в течение марта месяца 2009 г. в любой рабочий день по выбору работника.
2. Внести в связи с этим необходимые сведения в табель учета рабочего времени за март месяц 2009года.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на руководителя отдела кадров Славину Д.И.
Основание: командировочное удостоверение от 12.03.2009 № 21 с отметкой о выбытии из 000 «Весна» 17.03.2009, авиационный билет «Екатеринбург-Москва» с отметкой о прибытии в Москву 17.03.2009 в 14:30.
Генеральный директор Таранов Л.Ю. Таранов
Начальник отдела кадров Славина Д.И. Славина
19.03.2009

С приказом ознакомлен:
Парамонов Е.Р. Парамонов
19.03.2009

Открытое акционерное общество «Маяк»
(ОАО «Маяк»)
ПРИКАЗ
«21» февраля 2010 г. № 17-л
г. Самара
О внесении изменений в организационную структуру, численный состав и штатное расписание предприятия
В целях совершенствования организационной структуры, оптимизации численного состава организации, —
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Создать с 01.06.2010 в ОАО «Маяк» управление организационно-правовой и договорной работы на базе организационного, юридического отделов и группы по работе с заказчиками и подрядчиками. Установить предельную численность состава управления организационно-правовой и договорной работы на 2010 год — 32 должностные единицы, в том числе:
1.1. Администрация управления — 2 штатные единицы.
1.2. Организационный отдел — 10 штатных единиц.
1.3. Юридический отдел —10 штатных единиц.
1.4. Отдел договорной работы — 10 штатных единиц.
2. Начальнику отдела кадров к 01.03.2010 во взаимодействии с председателем аттестационной комиссии организации представить предложения по перемещению работников, указанных в п. 1, структурных подразделений, их доукомплектованию, а также кандидатуры на должности начальника управления и его заместителя. Обратить особое внимание на соблюдение законности при рассмотрении вопросов, связанных с перемещением и в особенности с увольнением работников, должности которых в связи с указанными организационными изменениями подлежат сокращению.
До 01.04.2010 во взаимодействии с заместителем генерального директора по управлению и главным бухгалтером обеспечить внесение необходимых изменений в действующую организационную структуру, численный состав и штатное расписание ОАО «Маяк».
3. Ввести в действие с 01.06.2010 уточненную организационную структуру, численный состав и штатное расписание предприятия (проекты соответствующих документов представлены в приложениях № 1—3 к настоящему Приказу).
4. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя генерального директора организации.
Приложение: по тексту, на 8 листах.
Директор личная подпись А. А. Агафонов
Юрисконсульт личная подпись Е. В. Кашина
Начальник отдела кадров личная подпись Д. Е. Жукова

Приказа об утверждении графика отпусков и плана командировок работников предприятия. Открытое акционерное общество «Маяк»
ПРИКАЗ
«17» декабря 2010 г. № 123-л
г. Самара
Об утверждении графика отпусков и плана командировок работников предприятия на 2011 год.
В целях надлежащей организации работы по предоставлению ежегодных оплачиваемых отпусков работникам предприятия, их направлению в служебные командировки, —
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить график отпусков работников ОАО «Маяк» на 2011 год (приложение № 1 к настоящему Приказу).
2. Утвердить план служебных командировок работников организации на 2011 год ( приложение № 2 к настоящему Приказу).
3. Начальнику отдела кадров во взаимодействии с заведующим канцелярией до 30.12.2010 обеспечить подготовку выписок из указанных в пп. 1 и 2 настоящего Приказа и их оперативное доведение до сведения начальников структурных подразделений под роспись.
4. Начальникам структурных подразделений довести до сведения подчиненных (в части касающейся) сроки предоставления очередных оплачиваемых отпусков, направления в служебные командировки на 2011 год.
Предложения и ходатайства о внесении изменений в графики отпусков и план командировок, утвержденные на 2011 год настоящим Приказом, направлять в исключительных случаях начальнику отдела кадров не позднее чем за 5 рабочих дней до планируемой даты предоставления отпуска или направления в служебную командировку, а в безотлагательных случаях — немедленно. Иметь в подразделениях резерв работников для направления в служебные командировки взамен заболевших, выбывших и т.п.
5. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя директора организации.
Приложение: по тексту, на 4 листах.
Директор личная подпись А. А. Агафонов
Юрисконсульт личная подпись Е. В. Кашина
Начальник отдела кадров личная подпись Д. Е. Жукова

Приказ о подготовке противопожарных мероприятий

г. Самара
О дополнительных мерах по обеспечению пожаробезопасных условий эксплуатации объектов, зданий и сооружений ОАО «Маяк» в летний период 2010 года

В связи с наступлением летнего периода для обеспечения пожаробезопасных условий эксплуатации объектов, зданий и сооружений ОАО «Маяк» согласно Правилам пожарной и технической безопасности в Российской Федерации (ППБ-01-93), —
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Заместителю директора по административно-хозяйственному и материально-техническому обеспечению принять дополнительные меры по созданию и поддержанию пожаробезопасных условий эксплуатации объектов, зданий и сооружений организации в предстоящий летний период. Перечень мер отразить в проекте плана, который после согласования с заинтересованными сторонами представить мне на утверждение к 01.06.2010.
2. Назначить ответственными за обеспечение пожаробезопасных условий эксплуатации объектов, зданий и сооружений ОАО «Маяк» должностных лиц согласно прилагаемой схемы закрепления территории предприятия (приложение № 1 к настоящему Приказу).
3. Должностным лицам, поименованным в приложении № 1 к настоящему Приказу, до 01.06.2010 в пределах участков закрепленных территорий своей властью определить ответственных за обеспечение пожаробезопасных условий эксплуатации в каждом рабочем помещении и на прилегающей к ним вспомогательной (технической, хозяйственной и проч.) территории. Списки ответственных вести в рабочих тетрадях по форме, указанной в приложении № 2 к настоящему Приказу.
Ответственным за обеспечение пожаробезопасных условий эксплуатации в рабочих помещениях и на прилегающей к ним вспомогательной территории:
3.1. Разместить на информационных досках схемы эвакуации на случай пожара, схемы размещения средств пожаротушения, списки пожарных расчетов, инструкции о порядке действий на случай пожара, номера телефонов для вызова пожарной команды.
3.2. Иметь в рабочих помещениях (на прилегающей к ним вспомогательной территории) исправные средства пожаротушения, укомплектованные аптечки, мешки для выноса документов, несгораемые чехлы (кожухи) для укрытия особо ценного имущества и техники.
3.3. До 05.06.2010 провести 2-часовые инструктивно-методические и практические занятия с работниками, выполняющими возложенные на них обязанности, в соответствующих рабочих помещениях и (или) на прилегающей к ним вспомогательной территории. В ходе занятий отработать порядок эвакуации на случай пожара, разъяснить правила применения средств пожаротушения, определить маршруты выноса и места складирования эвакуируемых документов, имущества, техники.
4. Начальнику нештатной пожарной команды предприятия:
4.1. До 25.05.2010 проверить и привести в готовность к применению на случай пожара все имеющиеся средства пожаротушения, противопожарную и пожарно-охранную сигнализацию, при необходимости подать заместителю директора по АХМТО заявку на доукомлектование указанными средствами по форме, указанной в приложении № 3 к настоящему Приказу.
4.2. В период с 25.05 по 05.10.2010 обеспечить действенный, систематический контроль за исправностью систем автоматической пожарной защиты, содержанием в надлежащем состоянии системы противопожарного водоснабжения, наличием и состоянием первичных средств пожаротушения, путей эвакуации и соблюдением противопожарного режима на объектах, в зданиях и сооружениях предприятия.
4.3. До 01.06.2010 проверить наличие и при необходимости разместить на дверях основных и запасных выходов соответствующие указатели, а также таблички с фамилиями ответственных за пожарную безопасность в каждом рабочем помещении (на основании данных, полученных от начальников структурных подразделений).
4.4. До 05.06.2010 провести с составом нештатной пожарной команды 4-х часовую внеплановую тренировку. В ходе тренировки практически отработать основные вопросы наиболее эффективного применения средств пожаротущения, а также порядок взаимодействия с городской пожарной командой.
5. Секретариату во взаимодействии с начальниками структурных подразделений до 05.06.2010 обеспечить распространение среди работников ОАО «Маяк» прилагаемой Памятки о мерах пожарной безопасности (приложение № 4 к настоящему Приказу).
6. На период с 25.05 по 05.10.2010 категорически запретить в рабочих помещениях и на прилегающей к ним вспомогательной территории:
6.1. Курение, за исключением мест, указанных в приложении № 5 к настоящему Приказу.
6.2. Пользование открытым огнем.
6.3. Пользование неисправными нагревательными, осветительными и иными электроприборами (в том числе чайниками, микроволновыми печами, кипятильниками и т. п.).
6.4. Производство сварочных и иных аналогичных работ без соответствующего разрешения главного инженера и начальника нештатной пожарной команды.
6.5. Загромождение выходов из рабочих помещений и маршрутов эвакуации.
6.6. Использование не по предназначению средств пожаротушения.
7. Начальникам структурных подразделений лично и через своих подчиненных ежедневно контролировать соблюдение пожаробезопасных условий эксплуатации в пределах закрепленной территории. Результаты контроля фиксировать в рабочих тетрадях по форме, указанной в приложении № 6 к настоящему Приказу.
Виновных в нарушении пожаробезопасных условий эксплуатации привлекать к ответственности своей властью, а при повторных нарушениях — представлять виновных к привлечению к ответственности властью старших начальников.
8. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя директора по АХМТО.
Приложение: по тексту, на 24 листах.
Директор личная подпись А. А. Агафонов
Юрисконсульт личная подпись Е. В. Кашина
Начальник отдела кадров личная подпись Д. Е. Жукова

Приказ об организации контроля за исполнением документов

Открытое акционерное общество «Маяк»
ПРИКАЗ

«10» августа 2010 г.

г. Самара
О дополнительных мерах по организации контроля исполнения документов предприятия

В целях совершенствования документационного обеспечения управления ОАО «Маяк»,-
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Заместителю директора по общим вопросам во взаимодействии с заведующим канцелярией до 15.08.2010 разработать и, по согласовании с заинтересованными сторонами, представить мне на утверждение проект плана дополнительных мер, направленных на оптимизацию системы контроля за исполнением документов в организации. При разработке проекта плана руководствоваться положениями Межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по ДОУ (Минтруд РФ, 1995), Типовой инструкцией по делопроизводству (утверждена приказом Минкультуры РФ от 08 ноября 2005 г. № 536), Методическими рекомендациями ВНИИДАД (2007 г.).
В проекте плана предусмотреть:
1.1. Мероприятия по повышению эффективности функционирования системы контроля исполнения документов организации.
1.2. Мероприятия по дополнительной профессиональной подготовке работников ОАО «Маяк», ответственных за осуществлением контроля исполнения документов.
1.3. Мероприятия по материально-техническому, финансовому и иным видам обеспечения для надлежащего функционирования системы контроля исполнения документов.
1.4. Разработку Инструкции по контролю исполнения документов в структурных подразделениях.
1.5. Разработку инструкций для работников, ответственных за организацию систематического контроля исполнения документов (взамен действующей), уделив особое внимание совокупности действий, обеспечивающих своевременное, полное и качественное исполнение документов или предписываемых ими действий.
2. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя директора по общим вопросам.
Директор личная подпись А. А. Агафонов
Юрисконсульт личная подпись Е. В. Кашина

www.bizneshaus.ru

Приказ подписан. Что дальше?

Когда отбушевали страсти вокруг согласования спорных моментов, когда выверены все слова и знаки препинания, когда скрепя сердце юрист одобрил согласованный всеми проект, когда у руководителя наконец-то нашлась пара минут для ознакомления с результатом творчества лучших умов компании и он, удовлетворенный этими результатами, размашисто поставил свою подпись под документом, приказ попадает в руки секретаря. С этого момента вся его дальнейшая судьба теряет какую-либо непредсказуемость или вариативность. Он пройдет строго установленным курсом, переживет процедуры, заранее предусмотренные не терпящей возражений инструкцией по делопроизводству, и будет подшит к собратьям в строго оговоренную папку. Ибо с момента подписания приказа приходят в действие рычаги, именуемые «техническое сопровождение прохождения распорядительного документа».

Регистрация или создание информационно-поисковых систем распорядительных документов

Подписанный приказ следует зарегистрировать, т.е. внести в информационно-справочную систему определенные сведения о документе: дату, порядковый номер, краткое содержание. Приказы по основной деятельности регистрируют валовой нумерацией в течение календарного года. Долгое время для процесса регистрации применялись книги учета пприказов, которые предписывалось прошивать с обязательным нумерованием листов во избежание каких-либо махинаций.

Однако сегодня классические книги уступают место электронным справочникам. Даже если у вас традиционная (рукописная) регистрация приказов, я рекомендую дублировать учет в электронном виде, благодаря которому при одновременном нажатии кнопок «CTRL» и «F» возможно в считанные минуты найти любой приказ по любому запросу, что особенно актуально, когда от секретаря требуется найти «какой-то приказ» без указания даты, номера, ориентировочно касающийся того или иного вопроса.

Кроме того, электронный учет позволяет легко преобразовать вносимую в течение года информацию во внутреннюю опись документов при подготовке приказов к передаче на архивное хранение.

Многие приказы могут дополнять, а также отменять целиком или частично действие ранее изданных приказов. Поэтому помимо реквизитов самого приказа в регистрационную форму следует внести соответствующие отметки в уже имеющиеся записи (Пример 1).

Пример 1

Оформление учетной записи в журнале регистрации приказов

О составе тарифного комитета

См. приказ 45 от 2011

Об утверждении Положения об архиве

См приказ 77 от 2011;

приказ 104 от 2011

О внесении изменений № 2 в Положение об архиве

Эффективному поиску приказа в будущем также способствует правильное формирование электронных версий документов. Для этого обяжите всех исполнителей одновременно с бумажным вариантом направлять вам электронную версию приказа со всеми приложениями. Формирование электронных папок с приказами осуществляется классически: создавайте разные папки для приказов разных годов, а также вкладывайте в каждую папку файл с описью приказов.

Обратите внимание. Присваивая название файлу с электронной версией приказа, строго придерживайтесь одного и того же шаблона. Я рекомендую всегда начинать наименование файла с номера приказа. При этом следите, чтобы номер содержал строго определенное количество цифр: на одну цифру больше, чем содержится в номере последнего в предшествующем году приказа. Например, если в прошлом году номер последнего приказа состоял из двух цифр (например, 56), то названия файлов для приказов этого года должны содержать 2 + 1 цифру, т.е. 001, 016, 089. Если в прошлом году вы зарегистрировали последний приказ трехзначным числом, то в этом году перечень файлов с приказами должен выглядеть так: 0001, 0016, 0156. В противном случае некоторые программы могут отсортировать приказы на свой манер, разместив после 1 не 2, а 11. При сохранении приложений к приказу наименование файла следует начинать с номера, аналогично самому приказу. Например, если приказ сохранен как «0034.doc», то файл с приложением может выглядеть так: «0034 приложение 1.doc» или «0034 инструкция по ОТ.doc». Расшифровывать или нет содержание приказа или приложения в наименовании файла – решать вам.

Помимо электронной версии в формате Word, для удобства в работе можно сохранить скан-копию приказа в формате jpg или pdf, что особенно актуально для компаний с широкой региональной сетью: наличие скан-копии позволяет отказаться от отправки в удаленные подразделения копий приказов с подписью руководителя на бумажном носителе. При сохранении скан-копии для наименования файла используйте название основного документа. Например, если приказ сохранен как «0034.doc», его скан-копию следует сохранить как «0034.pdf» или «0034.jpg»

Любое изменение установленного порядка расположения слов и цифр в наименовании файла может привести к путанице, затрудняющей поиск нужного документа.

Список файлов с приказами в электронном виде при соблюдении принципа единообразия приведен в Примере 2. Приказы расположены по порядку. Наличие у приказа приложения очевидно.

Пример 2

Список файлов с приказами в электронном виде при соблюдении принципа единообразия

При несоблюдении принципа единообразия программа не может рассортировать приказы по порядку (Пример 3). Приложения приходится искать по всему списку. Поиск нужного документа в полном объеме затруднен.

Пример 3

Список файлов с приказами в электронном виде при несоблюдении принципа единообразия

Рассылка

Подписанный и зарегистрированный приказ, включая все поименованные в нем приложения, необходимо в максимально короткие сроки довести до сведения заинтересованных лиц.

Сегодня все больше компаний переходит на электронный документооборот или использует те или иные технические средства для обмена документами, в т.ч. для рассылки распоряжений руководства, например электронную почту, общий портал и т.д.

Однако есть и те, кто в силу сложившейся практики продолжает вывешивать приказы на информационные стенды или передает исполнителям бумажную копию. Выбор формы ознакомления с распорядительной документацией зависит от размера компании, ее территориальной распространенности, привычек руководителя и т.п. В любом случае форма и порядок рассылки приказов (распоряжений) должны быть закреплены в инструкции по делопроизводству и отвечать требованиям целесообразности.

Рассылка документа исполнителям осуществляется по списку, подготовленному инициатором приказа. Такой список должен содержать всех лиц, прямо или косвенно задействованных в исполнении приказа. Список рассылки, наряду с информацией об инициаторе и согласователях, следует включить в перечень обязательных технических реквизитов при подготовке документа.

Пример 4

Образец оформления технической информации для распорядительного документа

(как правило, оформляется на обратной стороне последнего листа распорядительного документа)

Приказ подготовил

Наименование должности личная подпись И.О.Фамилия

СОГЛАСОВАНО:

куратора направления деятельности,

описываемого в приказе (как правило,

из числа зам.руководителя организации) личная подпись И.О.Фамилия

(если приказ содержит финансовые вопросы) личная подпись И.О.Фамилия

Специалист юридической службы личная подпись И.О.Фамилия

С приказом ознакомлены*:

Приказ разослан по электронной почте: наименования должностей, подразделений.

*Допускается оформление «Листа ознакомления с приказом» как самостоятельного документа.

В ряде организаций ограничиваются фразой «Секретарю довести приказ до сведения заинтересованных лиц», что категорически не правильно, т.к. секретарь в силу разных обстоятельств может не знать всех участников, задействованных в реализации тех или иных бизнес-процессов.

При отправке приказа по электронной почте (Пример 5) обратите особое внимание на то, чтобы все файлы, относящиеся к приказу, были прикреплены к электронному сообщению.

Пример 5

Отправка приказа по электронной почте

Рассылая приказ по электронной почте, всегда начинайте заполнение графы «Тема» по единому шаблону: следите за количеством пробелов, не чередуйте слова, знаки и т.п. Все это позволит в будущем быстро осуществлять поиск необходимой отправки.

Если графа Тема» в электронном сообщении оформлена правильно, то при формировании списка по данной графе все приказы будут показаны по порядку.

При неправильном оформлении графы «Тема» при формировании списка по данной графе приказы будут показаны вперемежку с другими отправленными электронными сообщениями, а сама очередность приказов будет нарушена.

Пример правильного оформления графы «Тема» в электронном сообщении

Пример неправильного оформления графы «тема» в электронном сообщении

ПРИКАЗ 001 о ревизии

Приказ № 1 о ревизии

ПРИКАЗ 002 о филиале

Приказ 2 о филиале

ПРИКАЗ 003 об архиве

Пр. № 3 об архиве

В крупных компаниях, особенно с обширной филиальной сетью, целесообразно в адресной книге составить списки рассылки, сформировав их по наиболее общим признакам, например «Филиалы» «Руководители подразделений» и т.п. (Пример 5). В данные списки помимо непосредственных руководителей следует внести электронные адреса заместителей или иных дублеров на случай отсутствия (отпуск, болезнь, командировка и т.п.) основного сотрудника.

Общие списки значительно облегчают рассылку однотипных по содержанию документов, а также документов, подлежащих исполнению большим количеством лиц.

Пример 6

Рассылка документов с помощью списков рассылки

Ознакомление. Делим зоны ответственности

Своевременность и качество исполнения воли руководства во многом зависят от своевременного ознакомления исполнителя с приказом. На этом этапе важно, чтобы подписанный документ незамедлительно был доведен до сведения исполнителей установленным в компании способом: вывешен на общедоступном ресурсе, разослан по электронной почте, передан в виде бумажной копии. Данная обязанность, как правило, возлагается на секретаря или соответствующего сотрудника службы ДОУ, в чьи функции входит приказное делопроизводство.

Но порой сотрудники, ведущие активную переписку, не сразу обращают внимание на электронное сообщение, поступившее от секретаря. Многие полагают, что ответственность исполнителя наступает только после ознакомления «под роспись» с содержанием поручения. А как быть, если исполнитель на момент рассылки приказа отсутствовал на рабочем месте? Кто виноват в срыве сроков исполнения? Ответ на данный вопрос зависит от установленной в компании системы ознакомления с документами, прописанной в инструкции по делопроизводству. Поэтому пропишите в инструкции по делопроизводству ответственность каждого участника.

Во многих небольших компаниях ответственность за своевременное ознакомление исполнителей с распорядительной документацией лежит на секретаре. Однако возможны и иные варианты. Например, ответственность может переходить с секретаря на исполнителя в момент доставки электронного сообщения адресату. Ответственность также может полностью возлагаться на руководителей подразделений, которые не только обязаны регулярно самостоятельно просматривать информацию, публикуемую на общем портале, или своевременно знакомиться с содержанием поступающих электронных сообщений, но и доводить до сведения рядовых сотрудников вверенных им подразделений распоряжения руководства компании.

Кроме того, следует обязать руководителей подразделений и иных знаковых сотрудников предоставлять своим заместителям право доступа к своей служебной электронной переписке или обеспечить переадресацию корреспонденции на ответственного сотрудника на период отсутствия. Данный постулат особенно актуален в крупных компаниях, где секретарь не в силах отследить перемещения и отпуска многочисленного персонала.

Несмотря на новые технологии, по-прежнему актуально подтверждать личной подписью исполнителя факт его ознакомления с приказом. Для небольших компаний сбор подписей исполнителей можно осуществить на обороте последнего листа приказа, в крупных целесообразнее оформить «Лист ознакомления», в который обязательно следует внести все реквизиты приказа (дата, номер, краткое содержание).

Пример правильного оформления листа ознакомления

Пример неправильного оформления листа ознакомления

Лист ознакомления с приказом ООО «Ромашка» от 00.00.0000 № 000 «О чем приказ»

Наименования должностей, расшифровки подписей

С приказом ознакомлены

Наименования должностей и расшифровки подписи

Закрепите в инструкции по делопроизводству, что в случае электронной рассылки распорядительных документов датой ознакомления исполнителя с приказом следует считать дату отправки электронного сообщения, а не дату подписания листа ознакомления.

В случае оформления листа ознакомления как самостоятельного документа оригинал приказа подшивается в дело сразу после его рассылки, а к листу ознакомления подкалывается копия приказа. Дело с копиями может использоваться в текущей работе. Это позволяет обеспечить сохранность оригинала приказа, что особенно актуально в крупных и/или территориально разрозненных организациях.

Текущее хранение и передача приказов в архив

Приказы подшиваются в дело со всеми приложениями, поименованными в тексте приказа. При этом следует внимательно проверить наличие всех подписей как в графе «Согласование», так и на приложениях.

Основания, повлекшие издание приказа по основной деятельности, а также материалы по его исполнению формируются отдельно.

По мере накопления документов в папке целесообразно распечатывать имеющуюся у вас электронную версию учета приказов и подшивать в качестве поискового информатора.

Как правило, приказы по основной деятельности наиболее востребованы в течение первых двух лет. Следует помнить, что в целях обеспечения сохранности оригиналы приказов не должны покидать установленного для их хранения помещения. Для работы выдаются копии или выписки из приказов. Все популярнее становятся скан-копии приказов.

По истечении двух лет* экспертная комиссия изымает из общего массива приказы, касающиеся хозяйственной деятельности (о создании комиссий для списания ТМЦ, об установлении сезонных норм расхода бензина и т.п.). Срок хранения таких приказов составляет пять лет (ст. 19в Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, 2010 г.). Такие приказы не подлежат дополнительному оформлению.

Остальные приказы следует разложить в порядке возрастания (первый приказ сверху). В правом верхнем углу карандашом нумеруются листы, причем каждый том не должен превышать 250 листов. В начало дела вкладывается внутренняя опись, в конец – лист–заверитель (Пример 6), в котором поясняется содержание дела, наличие тех или иных нестандартных листов, иные требующие пояснения сведения.

Дело сшивается, вносится в опись дел постоянного хранения и передается на архивное хранение.

Пример 7

Лист-заверитель для дела с приказами

В дело № 000 «Приказы по основной деятельности за 0000 год. Том 00» включены приказы за период с 00.00.0000 по 00.00.0000 г.

В дело подшито и пронумеровано 00 (прописью) документов на 000 (прописью) листах.

Нумерация приказов прерывается, т.к. в дело не включены приказы по хозяйственной деятельности, чей срок хранения составляет 5 лет (ст. 19в Перечня 2010)

Лист № 00 имеет пометки, выполненные авторучкой.

сотрудника, составившего заверительную запись личная подпись И.О.Фамилия

* Если в компании формируется дело с копиями приказов для повседневной работы, дело с оригиналами приказов можно передавать на архивное хранение по истечении календарного года.

www.profiz.ru

Это интересно:

  • Сроки уплаты налога на прибыль организаций Подходит срок уплаты налога на прибыль организаций До 28 мая (понедельник) включительно организациям – плательщикам налога на прибыль, для которых отчетным периодом является I квартал, полугодие и девять месяцев, необходимо уплатить второй ежемесячный авансовый платеж по […]
  • Субсидии на детские площадки Администрация города Соликамска официальный сайт Детские площадки должны быть безопасными В 2017 году в Соликамске строится 18 детских площадок во дворах многоквартирных домов. На эти цели выделено около шести миллионов рублей. Первые игровые комплексы уже установлены в […]
  • Как убрать разводы от ацетона Методы и рекомендации по устранению пятен с пластика Пластик — легкий, влагонепроницаемый и износоустойчивый материал, который успешно применяется для изготовления мебели, посуды, предметов интерьера и быта, а также всевозможных отделочных элементов (панелей, […]
  • Документы на оформление наследства квартиры Как лучше оформлять наследство на квартиру Квартира – один из вариантов наследственного имущества. Ее оформление по наследству имеет некоторые тонкости и особенности. Также процесс наследования напрямую зависит от особенностей самой квартиры. Процесс и способы оформления […]
  • Единовременное пособие по свердловской области Пособия на ребенка в Екатеринбурге и области Пособие на ребенка — очень весомая помощь для молодых родителей, тем более в наше время. Пособия на ребенка в Екатеринбурге выплачиваются по федеральному закону. Такие выплаты для жителей Екатеринбурга проводятся с учетом […]
  • Приказ на выдачу мыла работникам Приказ Минтруда России от 23.11.2017 № 805н внес изменения в приказ Минздравсоцразвития России от 17.12.2010 № 1122н "Об утверждении типовых норм бесплатной выдачи работникам смывающих и (или) обезвреживающих средств…". Поправки вступят в силу 12.06.2018. С этой даты нормы […]
  • Приказ 224 минобрнауки Приказ Министерства образования и науки РФ от 28 февраля 2011 г. N 224 "Об утверждении Порядка выдачи документов государственного образца об основном общем и среднем (полном) общем образовании, заполнения, хранения и учета соответствующих бланков документов" (утратил […]
  • Ук статья 322 часть 2 1. Пересечение Государственной границы Российской Федерации без действительных документов на право въезда в Российскую Федерацию или выезда из Российской Федерации либо без надлежащего разрешения, полученного в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, […]