Правила согласование документов

| | 0 Comment

Согласование документов. Порядок и виды согласования. Визы и гриф согласования, их оформление и место в формуляре документа

Проекты документов на стадии их предварительной подготовки при необходимости согласовываются с уполномоченными представителями всех заинтересованных сторон

Согласование — это способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа с точки зрения оптимальности намеченных решений, соответствия предполагаемых решений положениям действующего законодательства, а также правовым актам, определяющим компетенцию организации, издающей документ.

Согласование может быть внешним (с подведомственными и неподведомственными органами) и внутренним (с различными подразделениями, службами и должностными лицами) (7).

Внешнее согласование может быть оформлено:

· протоколом обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа;

· листом согласования или справкой согласования.

Реквизит 23 «Гриф согласования документа» может быть оформлен двумя способами.

1) При согласовании документа с конкретным должностным лицом гриф включает: слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласуется документ, включая наименование организации, личную подпись и ее расшифровку (инициалы и фамилию) и дату согласования.

Председатель комитета финансов

Личная подпись И.С. Иванов

Несколько грифов согласования располагают двумя вертикальными рядами. Первый ряд печатают от границы левого поля документа, второй — через 40 печатных знаков от него.

Директор школы № 40 Директор школы № 128

Личная подпись И.В. Иванов Личная подпись Б.Н. Прохоров

2) Для ускорения процесса согласования копии проекта документа могут рассылаться заинтересованным сторонам. В этом случае согласование документа оформляется, как правило, письмом (протоколом, решением и др.), а название, дата и номер документа, которым осуществляется согласование, включаются в гриф согласования.

Слово СОГЛАСОВАНО печатается прописными буквами без разрядки и без кавычек, после него не ставится двоеточие. Все элементы грифа печатаются от границы левого поля, каждый элемент с новой строки через 1-1,5 межстрочных интервала друг от друга.

Гриф согласования располагают на последнем листе первого экземпляра проекта документа и на копии отправляемого документа (например, письма) ниже реквизита «Подпись».

При большом числе инстанций допускается оформление отдельного листа согласования. Лист согласования оформляется на чистом листе бумаги (не на бланке). Он должен иметь название ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ или СПРАВКА О СОГЛАСОВАНИИ. В нем приводятся все справочные сведения о согласуемом документе (наименование вида и автора документа, его дата, регистрационный номер и заголовок к тексту) (8).

На месте расположения грифа согласования в согласуемом документе должна быть оформлена отметка о наличии листа согласования или справки о согласовании. Отметку о наличии листа согласования подписывает лицо, подготовившее проект документа.

Реквизит 24 «Визы согласования документа» используются для внутреннего согласования с теми подразделениями и должностными лицами, участие которых предусмотрено при реализации данного документа. В организации должен быть перечень важнейших документов с указанием лиц, визы которых необходимы при их оформлении.

Виза включает личную подпись, должность визирующего лица, расшифровку подписи (инициалы имени, отчества перед фамилией) и дату визирования.

Руководитель технического отдела

Личная подпись А. С. Орлов

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз на отдельном листе. В этом случае на нем указывается, к какому документу этот лист относится. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

При наличии компьютерной сети визирование документа можно провести одновременно с несколькими специалистами без его распечатки на бумаге.

Отказываться от согласования (внешнего и внутреннего), а также делать какие-либо исправления в проекте документа не допускается. При наличии замечаний или дополнений лицо, визирующее документ, излагает их на отдельном листе. В этом случае виза на документе должна включать отметку о наличии замечаний и дополнений.

studopedia.org

Шпаргалка делопроизводителя

Ваш персональный гид в мире документов

04 апреля, 2016

Порядок согласования документов

Сотрудник готовит документ. Если этот документ — ответ, то согласование проекта документа нужно осуществлять с теми отделами, которые указаны в резолюции. Можно добавить другие отделы, если возникла необходимость в ходе подготовки проекта.

Если ваша организация-инициатор документа, то решение, кто будет его согласовывать, принимает сотрудник и начальник его отдела. Решение принимается на основании инструкции по делопроизводству организации, где должны быть прописаны основные моменты согласования документов.

Главные правила согласования документов:

  1. Документ визирует начальник подразделения, подготовившего документ.
  2. Заместитель руководителя организации, курирующий данный отдел.
  3. Если документ касается финансовых вопросов, то визирует его главный бухгалтер.
  4. Если требуется правовая оценка, то согласовываем документ с юридическим отделом
  5. Последним документ визирует начальник службы делопроизводства. Он проверяет орфографию, стилистику, оформление документа и наличие всех виз.
  6. Ответственность за своевременное направление документа на согласование несёт исполнитель.

Самый длинный путь согласования проходят распорядительные документы, договоры, соглашения, государственные контракты. Для писем обычно достаточно начальника отдела и курирующего заместителя. Письма, отправляемые во внешние организации лучше согласовывать со службой делопроизводства.

Виды согласования документов

Внутреннее согласование. То есть документ согласовывается внутри организации. На документе оформляется виза согласования на последнем листе 2 -го экземпляра, если документ уходит из организации и с оборотной стороны 1-го , если остаётся. К распорядительным документам прикладывается лист согласования.

Начальник финансового отдела

подпись А. Г. Резникова

Для внешнего согласования, то есть, когда документ уходит из организации используют гриф согласования. ГОСТ Р 6.30–2003 разъясняет, что документ может быть согласован должностным лицом или другим документом.

Генеральный директор ООО «Свобода»

подпись C. А. Красавин

31 декабря 2013 г.

приказом ОАО «Радость»

от 01.04.2014 № 01–02/75

На внутренних документах тоже можно использовать гриф согласования. На практике это встречается на докладных и служебных записках.

Сроки согласования документов

Документы согласовывается от 1 до 5 рабочих дней. Это зависит от вида документа и это нужно прописать в инструкции по делопроизводству во избежание конфликтных ситуаций.

На практике документы с пометкой «Срочно» , «Незамедлительно» визируются в день принесения документа на согласование, срок визирования приказов по основной деятельности — не более 5 рабочих дней, по личному составу — не более 2-х рабочих дней. Остальные документы согласовываются в течение 3-х рабочих дней.

Если у кого-либо из визирующих есть замечания к документу, то он согласовывает документ с отметкой «замечания прилагаются».

Начальник отдела информатизации

подпись Р. С. Баков

Порядок согласования документов определяется внутри организации. Можно ходить с одним проектом документа от визирующего к визирующему. Можно распечатать несколько копий, «дать почитать» параллельно нескольким согласовывающим, а потом принести завизировать оригинал. Можно воспользоваться системой электронного документооборота и отправить документ на согласование в электронном виде. Выберете свой наиболее действенный путь.

www.docdelo.ru

Система и регламент согласования договоров и документов в организации

Указанные возможности реализованы в программе:

  • Договоры не теряются
  • Своевременность согласований
  • Контроль сроков договора
  • Учет всех версий договоров
  • Реестры и отчеты по договорам
  • На протяжении последних 15-20 лет все больше возрастает важность эффективной договорной работы в российских организациях, независимо от их формы собственности и вида деятельности. Не будет преувеличением сказать, что построение упорядоченной системы согласования документов является ключевой задачей всего документооборота предприятия.

    Роль и значение системы согласования документов и договоров в организации

    Система согласования договоров как подчиненная единым правилам структура бизнес-процессов работы с документами, может охватывать процессы согласования не только договоров, но и остальных документов, обращающихся внутри организации, таких как: кадровые документы, маркетинговые и рекламные материалы, внутренние документы (приказы, служебные записки), резолюции. В связи с тем, что все эти согласуемые предметы охватываются понятием «документ», мы рассмотрим в целом систему согласования договоров и документов.

    Следует отметить, что ни одна система, в том числе система электронного согласования документов, не может быть внедрена без должной регламентации. Регламент, или положение о договорной работе, является основополагающим локально-распорядительным документом, регулирующим область договорной работы на предприятии.

    Немаловажное значение при построении системы согласования документов также имеет разработка порядка ведения реестра, учета и регистрации договоров. Функции учета и регистрации также следует выполнять с помощью автоматизированной системы учета и согласования договоров, так как данные функции, как правило, неразделимы и являются продолжением друг друга на любом предприятии.

    Таким образом, укрупненно процесс договорной работы может быть разделен на несколько стадий работы, среди которых согласование является, бесспорно, системообразующим элементом:

    6 стадий договорной работы

    • Подготовка (составление) проекта
    • Согласование договора
    • Подписание договора
    • Исполнение договора
    • Изменение/дополнение
    • Расторжение/прекращение/истечение договора
    • На практике процесс договорной работы, которая осуществляется традиционным способом, т.е. без использования средств электронного согласования, может быть сопряжен с рядом затруднений и неудобств:

    • Процесс согласования, и без того довольно-таки длительный, неоправданно затягивается, сроки согласования (подписания, визирования) нередко нарушаются.
    • Коллективная правка документов не всегда дает четкое понимание, кто из согласующих, когда и какие комментарии внес в договор.
    • Ответственный исполнитель должен все время вспоминать, у кого из согласующих находится договор. Кром этого, он вынужден отслеживать, у кого из них документ задержался больше положенного срока, чтобы оперативно реагировать на просрочки согласования.
    • Распределение договора по маршруту происходит в ручном режиме, путем «обхода» нужных ответственных сотрудников, назначение маршрутов при этом очень негибкое.
    • Документы (приложения к договору, проекты, подписанные документы) теряются в ходе согласования, учета замечаний и дополнений.
    • Коммуникации по договору не системны (и электронная почта, и телефон, и личное общение).
    • Процесс поиска договора в архиве может быть затруднен, если система регистрации и архивирования не регламентирована и не отлажена.
    • После подписания договора необходимо в ручном режиме осуществлять мониторинг их сроков действия, наступления определенных (отлагательных) условий
    • Именно с целью избавления от вышеперечисленных трудностей все большее число предприятий обоснованно переводят работу с договорами в электронную плоскость и выбирают для выполнения согласования и учета документов специализированные программные продукты. Такие программы могут быть как частью корпоративных систем электронного документооборота (такие как 1С Документооборот, DocsVision, Евфрат), так и самостоятельными решениями (например, система на 1С Респект: учет договоров).

      Электронное согласование документов и договоров

      Бесспорными преимуществами электронного согласования договоров являются:

    • Исключение потерь документов
    • Ускорение бизнес-процесса согласования
    • Минимизация издержек на поиск и согласование договора
    • Устранение человеческого фактора
    • Программа «Юрайт: Согласования и договоры» является удобным и современным решением для комплексной автоматизации договорной работы. Ее внедрение позволяет создать в организации полноценную электронную систему согласования договоров, которая позволит:

      1. Создавать и изменять карточки договора, фиксировать их основные условия:
      2. Гибко настроить маршруты параллельного, последовательного и смешанного прохождения договора в зависимости от их параметров (условий):
      3. Выполнять задачи по согласованию документов как в системе, так и через обычную электронную почту:
      4. Получать автоматические оповещения ответственному сотруднику о прогрессе согласования, включая случаи просрочки:
      5. Контролировать сроки действия договора, его подписание и прекращение (расторжение):
      6. Широко управлять процессом согласования, отправлять на доработку, запрашивать доп. информацию:
      7. Осуществлять строгий автоматический контроль вносимых в договор правок: даты, лица, содержания, с функцией сравнения различий в формате правки MS Word
      8. Формировать множество отчетов, включая реестр договоров и лист согласования.
      9. you-right.ru

        Согласование проекта документа: 7 главных вопросов

        Лучше перебдеть, чем недобдеть.

        Думаю, что не ошибусь, если скажу, что любого секретаря, работающего в организации, где отсутствуют четкие правила ведения документооборота или эти правила недостаточно тщательно проработаны, неоднократно посещали мысли о высокой ответственности, которую он несет на своих плечах при подготовке того или иного организационного, распорядительного или коммерческого документа.

        Я вполне разделяю это беспокойство. Ведь вопросы, затрагиваемые в документах, подчас лежат в настолько различных плоскостях, что одному человеку, будь он даже семи пядей во лбу, зачастую непросто или даже невозможно разобраться во всех тонкостях, скрытых нюансах и возможных последствиях, которые повлечет за собой подписание того или иного документа.

        Выходом для делопроизводителя (секретаря) в данном случае будет являться процедура согласования проекта документа перед утверждением его руководящим лицом компании.

        Давайте попробуем выработать, отладить, утвердить и запустить в действие жизнеспособный механизм согласования проектов документов, способный снять с сотрудника службы делопроизводства или канцелярии бремя ответственности и свести к минимуму ошибки при составлении и утверждении тех или иных документов компании.

        Наша справка

        Существуют две формы согласования: внутренняя и внешняя.

        Внутреннее согласование – это анализ и оценка ведущими специалистами (руководителями соответствующих служб или подразделений организации) проекта документа с целью проверки корректности формулировки содержания, возложения ответственности, сроков исполнения, финансовых выгод или потерь, проверки соответствия данного документа действующему законодательству и локальным нормативным актам компании.

        Внешнее согласование – это согласование документа со сторонними организациями или их должностными лицами.

        Внешнее согласование, в зависимости от содержания документа, может проводиться как с подчиненными, так и с неподчиненными органами (если содержание документа затрагивает их интересы), научно-исследовательскими организациями, различными комитетами и общественными организациями, контролирующими органами и т.д.

        1. Каким документом в организации регулируется процедура согласования того или иного документа?

        Вот что говорится в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76:

        из Методических рекомендаций

        3.3.4. Подготовка нормативных правовых актов федерального

        органа исполнительной власти

        […] В Инструкции по делопроизводству раскрывается:

        состав реквизитов нормативного правового акта и порядок их оформления;

        порядок и сроки подготовки проекта нормативного правового акта;

        порядок его согласования (согласование нормативного правового акта с должностными лицами федерального органа исполнительной власти, согласование проекта акта с другими органами федеральной исполнительной власти, если в нем содержатся положения, нормы и поручения, касающиеся других федеральных органов исполнительной власти, иных органов и организаций, порядок согласования проекта нормативного акта, подготовленного федеральной службой или федеральным агентством, с федеральным министерством, в ведении которых они находятся);

        состав документов, сопровождающих проект, и приложений к нему, правила их оформления;

        порядок представления нормативного правового акта на экспертизу в Министерство юстиции Российской Федерации;

        порядок принятия (подписания, утверждения) нормативных правовых актов;

        порядок доведения нормативного правового акта до исполнителей. […]

        Таким образом, основным руководством к действию, в котором должен быть прописан порядок согласования документов, является инструкция по делопроизводству.

        Как показывает мой опыт работы, далеко не во всех организациях этот документ составлен должным образом и с детальной проработкой процесса. Многие организации не имеют не то что отработанной процедуры согласования, но и самой инструкции. Поэтому рассмотрим этот, самый неприятный для нас случай.

        У секретаря или делопроизводителя такой организации сразу возникает целый ряд вопросов.

        2. В каких случаях и проекты каких видов документов на стадии создания требуют согласования?

        Призовем на помощь Инструкцию по делопроизводству в аппарате Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, утвержденную приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 15.06.2007 № 76 (в ред. от 20.01.2015), согласно п. 3.3.18 которой согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

        В нашем с вами случае это все контракты, договоры и все распорядительные документы компании. Иные документы, как правило, гораздо реже нуждаются в согласовании, и это происходит в рабочем порядке и не требует строго установленной схемы согласования.

        3. Какие специалисты и в какой очередности должны согласовывать проект того или иного документа?

        Здесь вам, возможно, предстоит быть первопроходцами и в каком-то смысле законодателями, т.е. определить и утвердить самим порядок внутреннего согласования. Не стесняйтесь обращаться за помощью и консультациями к ведущим специалистам вашей организации. Своим обращением вы продемонстрируете ответственный подход и вдумчивое отношение к разрабатываемому вопросу, а вовсе не некомпетентность.

        Чтобы раз за разом не изобретать велосипед и не открывать Америку, настоятельно рекомендую утвердить список согласования для каждого определенного типа деловых бумаг и придерживаться его при согласовании всех без исключения проектов документов данного вида.

        Поясню на примере. Создается проект договора на сбыт продукции, производимой и реализуемой вашим предприятием. Каким должен быть перечень виз на данном документе? На мой взгляд, исчерпывающим для данного вида документов будет следующий список согласования:

        Главный исполнитель документа (ГИД), его контактный телефон. Это инициатор документа, который будет аккумулировать и вносить в проект документа соответствующие исправления.

        На ГИДе лежит ответственность за содержание и оформление документа, своевременное и правильное внесение изменений и предложений, поданных специалистами, участвующими в процедуре согласования.

        Непосредственный руководитель ГИДа, его контактный телефон (например, в данном конкретном случае это может быть начальник отдела сбыта). На этом этапе руководитель ГИДа проводит первичную экспертизу документа, выявляет грубые (а в зависимости от квалификации и опыта – и мелкие) ошибки при составлении документа.

        Совместно с ГИДом он несет ответственность за содержание и качество оформления документа.

        Главный бухгалтер / финансовый директор. Проводит анализ представленного проекта договора на предмет финансовой корректности, анализирует налоговые риски (условия оплаты, необходимость банковской гарантии, корректность выбора валюты договора, соблюдение норм Налогового кодекса РФ и т.п.).

        Руководитель направления закупок (руководитель службы снабжения). Анализирует документ с точки зрения корректности указания в договоре наименований, артикулов, каталожных номеров, а также возможности закупки и сроков поставки соответствующих закупаемых комплектующих и полуфабрикатов, необходимых для выполнения данного договора.

        Руководитель логистического (или транспортного) отдела, т.е. тот, на ком лежит ответственность за расходы на доставку продукции и за саму доставку. Проводит проверку проекта документа с точки зрения обоснованности указанных в договоре стоимости, сроков и способов доставки, таможенного обеспечения и т.д.

        Руководитель конструкторской службы (главный конструктор). Рассматривает представленный на согласование документ с точки зрения обеспечения производства соответствующей конструкторской документацией, т.е. анализирует, разработаны ли необходимые чертежи и спецификации или их нужно запросить у контрагента и утвердить в виде приложений к договору, проверяет заявленные в эскизах размеры и т.д.

        Руководитель технологической службы (главный технолог). Анализирует представленный на согласование документ с точки зрения технологической подготовки производства: разработаны и внедрены ли соответствующие технологические процессы, имеются ли соответствующие оборудование, инструменты и приспособления для изготовления данной продукции.

        Руководитель производства. Проверяет представленный проект договора с точки зрения возможности изготовления, принимая во внимание замечания вышеуказанных специалистов.

        Руководитель (или представитель) юридической службы. Анализирует представленный проект документа с точки зрения соблюдения требований действующего законодательства Российской Федерации, контролирует правоспособность должностных лиц и контрагентов, участвующих в подписании документов, при необходимости требует от контрагента предоставления недостающей информации и документов, подтверждающих права должностных лиц.

        Руководитель службы экономической безопасности. Проверяет надежность и платежеспособность контрагента и иные аспекты экономической безопасности сделки.

        Вполне допускаю, что многим данный список покажется не отвечающим реалиям вашего предприятия: функции ответственных лиц в вашей организации могут значительно отличаться, совмещаться и т.д. Так, технологическую, конструкторскую и производственную часть может согласовывать один человек, экономическую безопасность рассматривать представитель юридического отдела или главный бухгалтер.

        В таком случае по согласованию с ведущими специалистами и с одобрения руководителя вы можете исключить какие-то звенья приведенной мною цепочки и добавить нужные вам, не забыв утвердить принятый порядок согласования инструкцией по делопроизводству или отдельным приказом.

        Для согласования проектов распорядительных документов (приказов и распоряжений) я рекомендую дополнить список согласования следующими пунктами:

        Руководитель службы делопроизводства (секретариат, канцелярия – т.е. вы сами), обязанностью которого будет контролировать соблюдение внутренних нормативных актов, правильность и грамотность оформления (стилистика и грамматика), соблюдение требований издания распорядительных и прочих документов.

        Руководитель кадровой службы, задачей которого является проверка соблюдения Трудового кодекса Российской Федерации и внутренних локальных нормативных актов, касающихся работы с персоналом, соблюдения правил внутреннего трудового распорядка и трудовой дисциплины.

        Руководитель службы безопасности вашей организации, чьей обязанностью является проверка соблюдения режима коммерческой тайны и защиты информации.

        После установления перечня ведущих специалистов и подразделений компании, участвующих в согласовании, необходимо закрепить их ответственность в процедуре согласования, т.е. внести в должностные регламенты и должностные инструкции соответствующие уточнения и перечисление обязанностей по процедуре согласования документов.

        В права лиц, участвующих в согласовании документа, могут входить:

        • право отклонить проект документа с обоснованием причин своих действий в листе согласования или приложив лист замечаний;
        • требовать от ГИДа дополнительного согласования документа со специалистами иных подразделений, не представленных в схеме согласования, но имеющих отношение к теме разрабатываемого документа;
        • не принять к рассмотрению документ, имеющий нарушения в порядке согласования (если пропущены одна или несколько ступеней согласования);
        • продлить срок согласования документа на определенное время, аргументировав данное действие (например, юридическая служба может потребовать продлить срок согласования на время, требующееся для запроса и получения от налогового органа выписки из единого государственного реестра юридических лиц);
        • инициировать согласование проекта документа по процедуре, отличающейся от установленной, если:
        • а) это требование первого руководителя организации, продиктованное срочностью и важностью данного документа;

          б) смысл и содержание документа затрагивает сферу ответственности подразделений и специалистов, чье участие в согласовании установленным порядком не предусмотрено.

          4. Как нужно оформлять визы согласования?

          Обратимся к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»:

          из ГОСТ Р 6.30-2003

          3. Требования к оформлению реквизитов документов

          […] 3.24. Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее – виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

          При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

          Руководитель юридического отдела

          Личная подпись А.С. Орлов

          На практике наиболее широко применяются два варианта оформления согласования:

          а) в виде листа согласования (Пример 1);

          б) в виде штампа на оборотной (в отдельных случаях – на лицевой) стороне последней страницы проекта документа (Пример 2). Такой штамп можно заказать уже в готовом виде и ставить его по мере надобности на проекте документа перед тем, как запустить процедуру согласования.

          Обратите внимание

          Согласно п. 3.19 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003[1] допускается, по усмотрению организации, полистное визирование нормативных правовых актов, приложений для защиты от возможной замены листов. При полистном визировании можно использовать не всех элементы визы, а только собственноручную личную подпись и ее расшифровку.

          [1]Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденные Росархивом.

          5. Каким образом должны оформляться замечания? В каком порядке и кем должны вноситься в проект документа соответствующие изменения?

          Вот что на этот счет сказано в Административном регламенте Федерального агентства по управлению государственным имуществом по исполнению государственной функции «Осуществление от имени Российской Федерации юридических действий по защите имущественных и иных прав и законных интересов Российской Федерации при управлении федеральным имуществом и его приватизации на территории Российской Федерации и за рубежом, реализации имущества, арестованного во исполнение судебных решений или актов органов, которым предоставлено право принимать решения об обращении взыскания на имущество, реализации конфискованного, движимого бесхозяйного, изъятого и иного имущества, обращенного в собственность государства в соответствии с законодательством Российской Федерации», утвержденном приказом Минэкономразвития России от 22.06.2009 № 229:

          Извлечение

          из Административного регламента

          30. Порядок процедуры согласования и подписания проекта документа

          30.1. Подготовленный проект документа исполнитель, ответственный за подготовку документа, передает в порядке делопроизводства начальнику отдела.

          30.2. Начальник отдела осуществляет рассмотрение подготовленного проекта документа на соответствие требованиям, установленным законодательством. Максимальный срок выполнения данного действия составляет 1 рабочий день.

          30.3. При наличии замечаний к представленному проекту документа начальник отдела возвращает его на доработку в порядке делопроизводства ответственному за подготовку документа.

          30.4. При соответствии проекта документа предъявляемым требованиям начальник отдела визирует и передает в порядке делопроизводства начальнику Управления. Максимальный срок выполнения данного действия составляет 1 рабочий день.

          30.5. Начальник Управления осуществляет рассмотрение подготовленного проекта документа на соответствие предъявляемым требованиям. Максимальный срок выполнения данного действия составляет 2 рабочих дня.

          […] 30.11. В случае возврата проекта документа ответственный за подготовку документа устраняет замечания. Максимальный срок выполнения данного действия составляет 1 рабочий день.

          30.12. После устранения замечаний ответственный за подготовку документа в порядке делопроизводства передает проект документа должностному лицу Росимущества, от которого документ был возвращен на доработку.

          При внесении в процессе доработки изменений принципиального характера проект документа подлежит обязательному повторному согласованию.

        • ответственность за содержание проекта документа, своевременное и достоверное внесение изменений на основании поданных в процессе согласования замечаний и предложений, учет поданных специалистами, участвующими в согласовании, замечаний в проект документа несет ГИД и его непосредственный руководитель, проставивший первую визу;
        • проект с замечаниями (если они возникнут у лиц, участвующих в согласовании) должен быть возвращен ГИДу с того этапа согласования, на котором возникли замечания. То есть если проект документа успешно прошел согласование, например, на четырех ступенях, а на пятой возникли замечания, то он не передается на шестую ступень, а возвращается ГИДу для внесения соответствующих изменений;
        • после устранения замечаний документ возвращается ГИДом на ту ступень согласования, с которой проект был возвращен с замечаниями;
        • после внесения изменений принципиального характера проект документа подлежит повторному согласованию с самого начала;
        • о замечаниях в проекте документа обязательно уведомляется лицо, уполномоченное подписывать конечный вариант документа;
        • если на проекте документа отсутствует виза какого-либо специалиста/ подразделения, то данный документ считается не согласованным, а, следовательно, не может быть передан на следующий этап.
        • Все вышесказанное можно представить в виде алгоритма.

          6. Какими способами можно осуществлять процедуру согласования?

          На практике обычно применяют следующие способы внутреннего согласования:

          Согласование осуществляется через систему электронного документооборота (СЭД) или ее аналог, по алгоритму, заложенному в СЭД, – одновременно всеми ответственными лицами или подразделениями, участвующими в согласовании, либо последовательно.

        • СЭД есть далеко не во всех организациях;
        • СЭД не бесплатна;
        • не существует такой СЭД, которая идеально бы подходила каждому конкретному предприятию.
        • оперативное отслеживание хода согласования;
        • информация хранится в электронном виде, нет нужды многократно распечатывать документы, относящиеся к работе над данным проектом документа, т.к. в любой момент можно обратиться к базе данных и ознакомиться с замечаниями любого специалиста;
        • в СЭД фиксируется время нахождения того или иного документа на каждом этапе согласования, т.е. ГИД всегда может видеть, на какой ступени происходит нарушение сроков рассмотрения проекта документа, и принять соответствующие меры;
        • передача документа от ступени к ступени осуществляется автоматически.
        • Согласование осуществляется по электронной почте.

        • недостаток, вытекающий из самого принципа параллельного согласования – корректно учесть замечания, одновременно поступившие от нескольких специалистов, бывает практически невозможно, поскольку часто они носят взаимоисключающий характер;
        • отслеживание прохождения согласования происходит вручную и доступно лишь в том случае, если специалисты, согласовывающие документ, не будут забывать пересылать документы, касающиеся согласования, ГИДу и/или его руководителю;
        • вы не застрахованы от того, что очередной специалист исправит проект документа, не выделив внесенные исправления и не приложив лист замечаний;
        • отсутствие оригинальной «живой» визы специалиста в листе согласования и внизу листа замечаний;
        • наличие переписки, которую необходимо сохранять и систематизировать, т.е. подразумевается, что пользователи имеют достаточно высокие навыки работы с почтовым клиентом (чего в большинстве случаев не бывает).
        • параллельная работа с проектом документа на всех ступенях согласования может существенно сократить сроки согласования;
        • наличие истории переписки;
        • оперативность;
        • проект документа и замечания к нему перемещаются между ступенями согласования в электронном виде.
        • Согласование осуществляется живым последовательным перемещением документа, т.е. переносом бумажного проекта документа.

        • трудоемкость;
        • увеличение сроков согласования.
        • ГИД вносит исправления и дополнения в проект документа последовательно, по мере поступления замечаний от специалистов. Таким образом, специалисты следующих ступеней анализируют проект документа с уже внесенными изменениями;
        • исправления в бумажном проекте документа практически невозможно сделать незаметно, особенно если применить полистное визирование проекта документа ГИДом или его непосредственным руководителем;
        • самый весомый: наличие «живых» виз в листе согласования и подписи под листом замечаний, потому что, как гласит народная мудрость, лучше перебдеть, чем недобдеть.
        • 7. Как оформляется внешнее согласование проекта документа?

          Вот что сказано в Инструкции по делопроизводству в аппарате Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, утвержденной приказом от 15.06.2007 № 76 (в ред. от 20.01.2015):

          из Инструкции по делопроизводству в аппарате Судебного департамента

          при Верховном Суде Российской Федерации

          3.3.18. Согласование проекта документа

          […] Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования. Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне в левом нижнем поле документа и включает в себя: слово «СОГЛАСОВАНО»; наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования или название документа, подтверждающего согласование, его дату и номер, например:

          Заместитель Министра финансов

          (личная подпись) (инициалы, фамилия)

          от 27.03.2007 № ___

          Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования (Пример 3). На документе делается отметка «Лист согласования прилагается».

          Таким образом, внешнее согласование:

        • может осуществляться конкретным должностным лицом или документом (письмом, протоколом и т.п.);
        • оформляется в виде грифа согласования или листа согласования;
        • практически не регламентируется внутренними нормативными актами организации.
        • Роль службы делопроизводства

          Роль службы делопроизводства в ходе процедуры согласования документа сводится:

        • к сопровождению и общему контролю соблюдения установленного порядка согласования и сроков рассмотрения на каждом этапе;
        • координированию и обеспечению взаимодействия специалистов – участников процедуры согласования;
        • своевременному информированию участников процедуры и вышестоящего руководства о состоянии процесса согласования.

        Кроме того, служба делопроизводства должна постоянно отслеживать и проверять актуальность и совершенствовать схемы согласования и маршруты движения документов в рамках процедуры согласования, поддерживать в актуальном состоянии перечни подразделений и ответственных лиц, участвующих в согласовании документов. Для качественного выполнения этих обязанностей сотрудники службы делопроизводства должны отлично ориентироваться в бизнес-процессах, схемах, формах и порядке взаимодействия подразделений организации.

        Надеюсь, что с помощью советов и рекомендаций, содержащихся в этой статье, вам будет проще создать и отрегулироват ь процедуры согласования проектов документов, создаваемых в вашей организации.

        www.profiz.ru

        Это интересно:

        • Закон о предоставлении социального жилья Обеспечение малоимущих граждан жильем по договорам социального найма: причины отказа Одним из способов обеспечения конституционного права на жилище является предоставление государством малоимущим гражданам, нуждающимся в жилье, жилых помещений бесплатно или за доступную […]
        • Закон по донорам Если работник – донор Для граждан, решившихся стать донорами крови и ее компонентов, законодатели предусмотрели ряд гарантий (ст. 186 ТК РФ). Прежде всего сотрудник-донор освобождается от работы в день сдачи. Также работодатель должен отпустить его и в день назначения […]
        • Заявление на надбавку к пенсии на иждивенца Доплата к пенсии на иждивенцев в 2017 кому и сколько положено Когда речь заходит об иждивенцах, то в первую очередь вспоминаются дети, хотя иждивенцами могут быть и престарелые родители.Сейчас мы поговорим о детях. Иждивенцами могут быть не обязательно родные дети. Старшие […]
        • Субсидии органам местного самоуправления Методические рекомендации органам государственной власти и органам местного самоуправления по вопросам реализации механизмов поддержки социально ориентированных некоммерческих организаций Методические рекомендацииорганам государственной власти и органам местного […]
        • Когда можно шуметь при ремонте по закону в москве Когда можно шуметь при ремонте по закону? Удаление перегородок; Ремонт пола; Пробивание штроб; Создание подвесного потолка. Остальные работы менее шумные, особенно обойные. Чтобы ваши соседи не могли на вас нажаловаться в соответствующие органы, надо […]
        • Повышения детских пособий в 2018 году Ежемесячная выплата на первого ребенка с 2018 года Президент РФ В. Путин предложил с 2018 года выплачивать ежемесячное пособие на первого ребенка до достижения им 1,5 лет в размере 10 523 рубля. В конце декабря 2017 года в этих целях был принят Федеральный закон от […]
        • Увольнение по статьи 36 Увольнение по статьи 36 Статья 36. Основания прекращения трудового договора. 1) соглашение сторон; 2) истечение срока (пункты 2 и 3 статьи 23), кроме случаев, когда трудовые отношения фактически продолжаются и ни одна из сторон не потребовала их прекращения; 3) призыв или […]
        • Нотариус усть-кут Нотариусы Усть-Кут Ниже представлен список нотариусов в выбранной категории. Чтобы посмотреть подробную информацию по конкретному нотариусу, кликните по ФИО нотариуса. Телефон: +7 (39565) 5-03-94, сот.8-964-129-2336 Адрес: 666780, г. Усть-Кут, ул. Кирова, д. 40. 2 этаж […]