Законы документооборота

| | 0 Comment

Система документооборота

Оптимизировать работу с документами в организации позволяет система электронного документооборота (СЭД). Это автоматизированная система, которая поддерживает весь жизненный цикл электронных документов и позволяет выстраивать процесс управления документами в многопользовательском режиме. Системы документооборота решают самые разноплановые задачи: создание, систематизация и хранение информации, автоматизации бизнес-процессов, управление, согласование и утверждение документов по маршруту, контроль исполнения проектов и задач.

Автоматизированный документооборот позволяет обеспечивать полноту и сохранность информации. Как правило, СЭД включает в себя электронный архив, благодаря которому пользователи получают оперативный доступ к информации.

Система документооборота для руководителей

Система электронного документооборота на предприятии позволяет руководителям среднего и высшего звена отслеживать все этапы работ, таким образом, деятельность компании становится максимально прозрачной и контролируемой. Повышается исполнительская дисциплина сотрудников, так как снижается процент невыполненных или забытых заданий. Система автоматически формирует оповещения об истечении срока выполнения заданий.

Благодаря возможностям классификации и поиска информации, реализованным в СЭД, руководителю удается гораздо быстрее получать доступ к необходимым данным, проанализировать их и принять решение.

Система документооборота для сотрудников

В результате внедрения СЭД все сотрудники компании смогут работать в едином информационном пространстве. Особенно данный факт важен для тех организаций, которые имеют распределенную структуру и усиленно работают над укрупнением и укреплением своих филиальных сетей. Учитывая то, что всем подразделениям, входящим в состав головной организации, приходится тесно взаимодействовать друг с другом, внедрение системы, которая бы объединяла общий поток электронных документов, представляется стратегически верным решением.

Благодаря СЭД снижается риск возникновения ошибок и утраты документов в результате человеческих ошибок. В системах документооборота электронные документы чаще всего успешно восстанавливаются. Сроки поиска, рассмотрения и согласования документов существенно сокращаются. У сотрудников высвобождается часть рабочего времени, которое они могут использовать более рационально. Например, направить его на решение ключевых задач, обеспечивающих бизнесу наибольший эффект. Таким образом, и работа организации, и взаимодействие между сотрудниками переходят на качественно новый уровень.

Выгоды внедрения СЭД для компании

Очевидным эффектом от внедрения СЭД является сокращение бумажных экземпляров документов, как следствие – экономия материальных ресурсов. Возрастает скорость и качество работы сотрудников, ускоряются бизнес-процессы. Руководители могут контролировать ход выполнения бизнес-процессов на любом этапе.

Интеграция с другими информационными системами позволяет системе документооборота выступать в качестве связующего звена между ними. Так, образуется единое информационное пространство, ускоряются информационные потоки и функционирование предприятие.

О состоянии законодательства Российской Федерации в сфере регулирования электронного документооборота

Алексей Пауков
Генеральный директор «ГАРАНТ Электронный Экспресс»

В наш адрес часто поступают вопросы о состоянии законодательства, регулирующего вопросы признания юридической значимости электронных сообщений, содержащих информацию о заключаемых договорах, первичных бухгалтерских документах (актах выполненных работ и товарных накладных), а также документах налогового учета (счетов-фактур). В общем, спрашивают имеется ли необходимый минимум для «электронизации» деловой переписки?

Электронная подпись при совершении сделок

Базовой нормой является ст. 434 ГК РФ, согласно которой «договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору».

Тот же ГК РФ в соответствии с абз. 1 п. 2 ст. 160 допускает использование при совершении сделок электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Достоверность электронного документа

Способ подтверждения достоверности происхождения электронного документа определен ч. 1 ст. 6 Федерального закона Российской Федерации от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи»: «Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе».

На высоком уровне нормы законодательства позволяют использовать электронные средства при совершении сделок без дублирования на бумаге. Но вопросы электронного документооборота на практике актуальны, главным образом, в сфере налоговых правоотношений, поэтому далее следует обращаться к налоговому законодательству.

Что диктует налоговое законодательство?

Форма счета-фактуры и порядок его заполнения, формы и порядок ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж устанавливаются Правительством Российской Федерации» (п. 8 ст. 169 НК РФ).

Так, в соответствии с п. 1 ст. 169 НК РФ счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронной форме. Счета-фактуры составляются в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у указанных сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с установленными форматами и порядком;

Счет-фактура, составленный в электронной форме, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации, индивидуального предпринимателя (п. 6 ст. 169 НК РФ).

Порядок обращения счетов-фактур в электронном виде

Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной подписи устанавливается Министерством финансов Российской Федерации. Форматы счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж в электронном виде утверждаются федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов (п. 9 ст. 169 НК РФ). В данном случае речь идет о:

— Приказе Министерства Финансов Российской Федерации от 25 апреля 2011 г. № 50н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи»;

— Приказе ФНС России от 5 марта 2012 г. № ММВ-7-6/138@ «Об утверждении форматов счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронном виде»;

— Приказе ФНС России от 30 января 2012 г. № ММВ-7-6/36@ «Об утверждении форматов представления документов, используемых при выставлении и получении счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной подписи»;

— Приказе ФНС России от 21 марта 2012 г. № ММВ-7-6/172@ «Об утверждении форматов первичных учетных документов».

Оператор электронного документооборота

Обмен электронными счетами-фактурами организуют операторы электронного документооборота в соответствии с Приказом ФНС России от 20 апреля 2012 г. № ММВ-7-6/253@ «Об утверждении Временного положения о Сети доверенных операторов электронного документооборота и Временного положения о порядке присоединения к Сети доверенных операторов электронного документооборота».

Роль оператора электронного документооборота состоит в том, чтобы обеспечить единообразную, технологичную и соответствующую нормативным требованиям среду для организации обмена счетами-фактурами. На уровне внедрения операторы ведут разъяснительную и обучающую работу, облегчая тем самым вступление в новую сферу правоотношений. Профессиональные инструменты — системы обмена счетами-фактурами — обеспечивают совместимость технических средств и возможностей для приема и обработки счетов-фактур в соответствии с установленными форматами и порядком.

Таким образом, существуют законодательные основания для того, чтобы считать документ, составленный в электронной форме, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью как в отношении заключаемых договоров, так и в отношении первичных бухгалтерских документов (актов выполненных работ и товарных накладных) и документов налогового учета (счетов-фактур).

www.garant.ru

Нормативно-правовая база обмена электронными
документами

Документ является основой гражданских правоотношений и содержит основополагающие понятия, такие как «сделка» и «договор». Закреплена возможность подписания документов электронной подписью (п.2 ст. 160) и обмена документами с помощью электронной связи (п.2 ст. 434).

Закон регулирует отношения в сфере предпринимательской и экономической деятельности. В частности, разрешает использовать документы, подписанные электронной подписью в качестве письменных доказательств в арбитражных спорах (п.3 ст.75).

Регулирует вопросы уплаты налогов и представления отчетов в контролирующие органы – прежде всего в ФНС. Кодекс содержит понятие «электронный счет-фактура» и устанавливает порядок его использования (ст.169).

Закон устанавливает единые требования к бухгалтерскому учету. В статье 9 обозначены обязательные реквизиты первичного учетного документа, а также общие процедуры, связанные с ним, такие как подписание и исправление. Кроме того, пункт 5 статьи 9 разрешает составлять первичный учетный документ в электронном виде с электронной подписью.

Закон регулирует отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, а также при совершении иных юридически значимых действий.

Регулирует отношения, возникающие при обеспечении защиты информации, применении информационных технологий, осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации. В статье 2 содержится понятие «электронный документ».

В соответствии с пунктом 7 статьи 80 и пунктом 2 статьи 93 части первой Налогового кодекса Российской Федерации утвержден формат представления документа о передаче товаров при торговых операциях в электронной форме.

В соответствии с пунктом 7 статьи 80 и пунктом 2 статьи 93 части первой Налогового кодекса Российской Федерации утвержден формат представления документа о передаче результатов работ (документа об оказании услуг) в электронной форме.

Содержит формы, применяемые при расчетах по налогу на добавленную стоимость, а также правила составления счета-фактуры, корректировочного счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и продаж.

Согласно документу Министерство связи и массовых коммуникаций РФ является федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в сфере использования электронной подписи.

Устанавливает процедуры взаимодействия участников электронного документооборота в рамках выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи.

Утверждает формат счета-фактуры и формат представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, применяемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость и (или) при оформлении фактов хозяйственной жизни, в электронной форме согласно приложению к настоящему приказу.

Утверждает формат корректировочного счета-фактуры и формат представления документа об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, включающего в себя корректировочный счет-фактуру, в электронной форме.

Предоставляет возможности направления налогоплательщиками документов в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи в налоговые органы, а также закрепляет формат описи таких документов.

Определяет основы деятельности сети доверенных операторов юридически значимого электронного документооборота.

Документ содержит описание рекомендуемых к применению форматов электронных первичных учетных документов (товарной накладной и акта приемки-сдачи работ) для обмена по телекоммуникационным каналам связи.

Документ содержит описание обязательных к применению форматов счетов-фактур, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость.

Содержит описание требований к формату информационного сообщения об участнике электронного документооборота счетами-фактурами. А также описание формата извещения о получении электронного документа, формата подтверждения даты отправки документа, формата подтверждения даты получения, формата уведомления об уточнении электронного документа.

Определяет порядок истребования налоговым органом электронных документов и порядок представления этих документов налогоплательщиками.

Утверждает Требования к форме квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи.

Утверждает порядок отправления оператором ЭДО информационного сообщения о новом участнике электронного документооборота.

Письмо в ФНС об оформлении корректировочного счета-фактуры и повторного корректировочного счета-фактуры

На основании письма Минфина РФ от 26.05.2015 № 203-07-09/30177 при повторном изменении стоимости отгруженных товаров (работ, услуг) продавец выставляет новый корректировочный счет-фактуру (далее – КСФ), в который переносятся соответствующие данные из предыдущего корректировочного счета-фактуры. В связи с этим просим разъяснить следующие вопросы:

  1. Можно ли переносить в корректировочный счет-фактуру все строки из первоначального счета-фактуры, а не только те, в отношении которых осуществляется изменение цены и/или уточнение количества?
  2. Как оформить повторный КСФ, если в первом КСФ нет строк, по которым планируется повторная корректировка? Какие сведения необходимо перенести в повторный корректировочный счет-фактуру?
  3. Как исправить дату и/или номер в корректировочном счете-фактуре?
  4. Письмо в ФНС о несвоевременном выставлении ЭСФ

    В силу специфики своей деятельности ряд организаций в нашей стране регулярно сталкивается с превышением срока выставления электронных счетов-фактур (далее – ЭСФ). По закону (п. 3 ст. 168 Налогового кодекса РФ) счета-фактуры должны выставляться не позднее пяти календарных дней с момента отгрузки товара, выполнения работ или оказания услуг. Как же быть тем компаниям, которые не успели или не смогли в силу разных причин вовремя составить и отправить ЭСФ? Мы решили выяснить этот вопрос и написали письмо в ФНС. В письме попросили уточнить:

  5. Какие санкции предусмотрены за несвоевременное выставление электронных счетов-фактур? Влечет ли несвоевременное выставление ЭСФ отказ в реализации права на налоговые вычеты?
  6. Каким налоговым рискам подвержены продавец и покупатель при несвоевременном выставлении электронных счетов-фактур?
  7. Правильно ли мы трактуем понятие «выставить», подразумевая под этим составление и передачу документа? Верно ли считать в таком случае, что факт выставления электронного счета-фактуры фиксируется подтверждением оператора электронного документооборота?

Письмо в ФНС о признании иностранного сертификата ЭП

Вопросов, связанных с признанием электронной подписи, на сегодняшний день большое число. Но в особенности нас интересовал вопрос о правомочности использования на территории Российской Федерации ЭП, созданной в соответствии с нормами права иностранного государства.

В связи с этим мы попросили ФНС дать подробные разъяснения по следующим вопросам:

  • Можно ли представлять в налоговые органы электронные документы, заверенные, с одной стороны, так называемой иностранной электронной подписью, с другой – электронной подписью, соответствующей нормам законодательства РФ?
  • Каким образом налоговые органы принимают и проверяют электронные подписи, созданные в соответствии с нормами права иностранного государства и международными стандартами, на соответствие признакам электронных подписей, признаваемых на территории Российской Федерации?
  • Письмо в ФНС о проведении выездных налоговых проверок при работе организации с электронными документами

    Мы решили выяснить порядок и правила осуществления выездных налоговых проверок в компаниях, использующий электронный документооборот, и направили в Федеральную налоговую службу соответствующий запрос.

  • Каким образом планируется осуществлять проверку электронных документов при выездной налоговой проверке?
  • Как будет осуществляться проверка электронных документов, форматы которых не утверждены, в том числе если эти документы создаются и передаются в xml-формате?
  • Существуют ли нормативно-правовые акты, регулирующие проведение выездной налоговой проверки в организации, использующей в своей работе электронный документооборот счетами-фактурами, первичными учетными и другими документами?
  • Письмо в ФНС о выемке электронных документов при выездных налоговых проверках

    Операторы ЭДО считают, что при проведении выездной налоговой проверки налогоплательщик должен обеспечить инспектору рабочее место – компьютер и предварительно выгруженные документы. Однако законодательством данный порядок никак не регламентируется. В связи с этим мы решили направить в ФНС официальное письмо с интересующими нас вопросами:

  • Достаточно ли в рамках выездной налоговой проверки предоставить инспектору компьютер и требуемые документы на носителе типа флэш-карты?
  • Как в техническом плане должна проводиться выездная налоговая проверка?
  • Обязан ли налогоплательщик предоставлять инспектору средства для просмотра формализованных и неформализованных документов? Может ли служить таким средством веб-клиент доверенного оператора ЭДО ФНС?
  • Письмо в ФНС по выставлению счетов-фактур энергосбытовыми компаниями с несоблюдением сроков

    На сегодняшний день существует ряд сложностей, препятствующих переходу энергосбытовых компаний на электронный документооборот счетами-фактурами и первичными учетными документами с контрагентами. В частности, данные сложности обусловлены несоответствием требований, предъявляемых Налоговым кодексом РФ (далее – НК РФ), реальной ситуации на рынке.

    Энергосбытовые компании получают возможность выставлять счета-фактуры своим покупателям на розничном рынке только к 12 числу месяца, следующего за расчетным. Таким образом, нарушается пятидневный срок выставления счетов-фактур, установленный НК РФ.

    Учитывая вышеописанное, возникает вопрос, каким образом организовать обмен электронными счетами-фактурами в энергосбытовых компаниях без нарушения действующего законодательства РФ о налогах и сборах?

    Письмо в ФНС по вопросу сдачи отчетности через операторов ЭДО

    При определении понятий «Специализированный оператор связи» и «Оператор электронного документооборота» возникают противоречия. Согласно действующему законодательству РФ в области работы операторов электронного документооборота у последних нет обязанности предоставлять услуги налогоплательщику по сдаче налоговой отчетности в государственные органы. В сложившейся ситуации нет понимания, каким образом организовывать работу операторам электронного документооборота, которые одновременно не являются специализированным оператором связи.

    В связи с обнаруженным несоответствием мы направили в ФНС письмо, в котором попросили дать разъяснения: вносят ли поправки, предусмотренные Законом, изменения в работу операторов электронного документооборота?

    Письмо в ФНС по вопросу о заполнении электронных счетов-фактур в соответствии с требованиями с ПП № 1137

    В соответствии с Приказом Минфина № 50н продавец составляет электронный счет-фактуру согласно утвержденному формату, покупатель же проверяет полученный счет-фактуру на соответствие данному формату. Однако в правилах заполнения счетов-фактур (Постановление Правительства от 26.12.2011 № 1137) и в самих форматах есть противоречия. Так, в некоторых необязательных полях форматом не предусмотрено указывать такой символ, как прочерк. По сути, его нет в числе разрешенных символов к данным полям. Но по правилам получается, что поле обязательно к заполнению всегда. Просто в одних случаях оно заполняется информацией, в других – прочерками, которые как раз-таки не указаны в форматах. Нарушение формата может привести к несоблюдению требований Приказа Минфина от 25.04.2011 № 50н, отсутствие прочерков – к несоблюдению Постановления Правительства от 26.12.2011 № 1137. Мы попросили ФНС дать разъяснение по поводу этой двусмысленной ситуации.

    Кроме того, существовал Приказ ФНС от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138@, в котором содержалось описание форматов. Также были XSD-схемы, разрабатываемые ФНС и выкладываемые на сайте ФНС. Пока действовал Приказ по форматам, налоговая добавляла на сайт только новые XSD-схемы, приказ же при этом не менялся. Отсюда возникли вопросы, которые мы также направили в ФНС.

    Письмо в ФНС по вопросу о заполнении поля «Грузоотправитель и его адрес» в электронных товарных накладных ТОРГ-12

    В соответствии с законодательством сегодня существует возможность обмениваться с контрагентами товарными накладными ТОРГ-12 в форматах, утвержденных Приказом ФНС РФ от 21.03.2012 N ММВ-7-6/172@ «Об утверждении форматов первичных учетных документов» (далее – Приказ). Поле «Грузоотправитель и его адрес» при этом не является обязательным к заполнению. Обязательным оно становится только в том случае, если отсутствует поле «Поставщик». Получается, что при заполненном поле «Поставщик» поле «Грузоотправитель и его адрес» может заполняться, а может и нет.

    Отсюда вытекает несколько вопросов. Следует ли заполнять поле «Грузоотправитель», когда поставщик и грузоотправитель это одно лицо, и поле «Поставщик» уже заполнено?

    Письмо в ФНС по вопросу о переводе счетов-фактур в электронный вид в компаниях, работающих по агентской схеме

    В соответствии с Приказом Минфина РФ от 25.04.2011 N 50н, утвердившим порядок обмена электронными счетами-фактурами, не разрешается выставлять счет-фактуру в адрес одного контрагента, а отправлять при этом совершенно другому.

    Как быть в таком случае компаниям, желающим перейти на электронный документооборот, но работающим по агентской схеме, когда счет-фактура должен быть составлен на имя покупателя, но отправлен в адрес агента? Мы попросили ФНС дать разъяснения по этому спорному моменту и вот какой ответ получили.

    Письмо в ФНС по вопросу о новых форматах электронных счетов-фактур

    После того как на Едином портале проектов нормативных правовых актов был опубликован проект ведомственного приказа, утверждающий новые форматы электронных счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур и др., у нас появилась масса вопросов. В частности, стало непонятно, как операторам электронного документооборота работать со «старыми» форматами, и какая участь постигнет те документы, которые были выставлены до вступления в силу данного приказа. Мы направили запрос в ФНС и попросили дать ответы на ряд наших вопросов.

    Письмо в ФНС о корректировке электронных УПД

    УПД содержит в себе и первичный учетный документ, и счет-фактуру. Как быть, если есть претензии к части товара? Получается, счет-фактуру уже выставили, а товары мы еще не приняли. То есть в ситуации, когда часть товаров оказалась бракованной, а другая – качественной, отказывать в УПД не очень логично, ведь часть поставки мы все-таки хотим принять. Если же мы подписываем УПД и в содержании операции указываем, по каким товарам у нас есть претензии, то нужно ли оформлять дополнительные документы? Достаточно ли получить только УКД (корректировочный УПД) с функцией КСЧФ (то есть только корректировочный счет-фактуру)? И если мы все-таки отказали, то считается ли счет-фактура выставленным?

    www.synerdocs.ru

    О документообороте в организации

    «Отдел кадров коммерческой организации», 2009, N 4

    О документообороте в организации

    Любая организация процесс осуществления своей деятельности (в том числе в финансовой, кадровой, юридической, производственной и иных сферах) отражает в различного рода документах. Важно уделять внимание локальным документам на всех этапах жизненного цикла предприятия — от государственной регистрации, непосредственного осуществления хозяйственной деятельности, заключения договоров с контрагентами и до прекращения деятельности фирмы.

    В настоящей статье мы расскажем о том, что представляет собой график документооборота, для кого он составляется и кем утверждается, в каких направлениях деятельности организации такой график необходим и какое имеет значение для повышения производительности и упорядочения рабочего процесса.

    Письменные документы принимаются инспекторами и судьями как наиболее достоверные доказательства совершения каких-либо юридически значимых действий. Исследованию бумаг в любом споре придают первостепенное значение. Так, согласно ст. 180 ТК РФ о предстоящем увольнении в связи с ликвидацией организации, сокращением численности или штата работников организации работники предупреждаются работодателем персонально и под роспись не менее чем за два месяца до увольнения. Следовательно, письменное предупреждение о предстоящем сокращении численности или штата работников в суде будет служить безусловным доказательством того, что работник был извещен о факте сокращения, а трудовые отношения прекратятся с конкретной даты.

    Важно не только правильно оформить юридически значимый документ, но и обеспечить его своевременное получение, учет и хранение. Большую роль играет правильное его использование. Ведь документ — это прежде всего источник информации, которая имеет юридическую и коммерческую ценность. Четко организованный доступ к документу обеспечивает возможность его оперативного применения в текущей деятельности и защищает компанию от возможного ущерба в результате его несанкционированного использования. Все названные аспекты работы с документами образуют систему внутреннего документооборота фирмы.

    Таким образом, внутренний документооборот должен иметь определенную процедуру и осуществляться в конкретные сроки, не противоречащие действующему законодательству, которые могут определяться руководителями структурных подразделений предприятия. Ведение и строгое соблюдение графика документооборота позволит наладить и упорядочить рабочий процесс.

    Понятие документа и документооборота

    Согласно ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» документ (документированная информация) — это зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Согласно ст. 1 Федерального закона от 29.12.1994 N 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» документ — это материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и в пространстве в целях хранения и общественного использования.

    Для грамотной организации работы вначале рекомендуем решить, какие документы действительно нужны фирме. Обязательный минимум документов для любой организации определен законом. Так, гражданское законодательство устанавливает перечень необходимых документов, подтверждающих право — и дееспособность компании, то есть возможность совершать сделки и принимать на себя обязательства. Этот перечень включает в себя устав, учредительный договор, регистрационные свидетельства, лицензии, документы, которые подтвердят оплату уставного капитала или эмиссию акций для ОАО, и т.д. (Федеральные законы от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» и от 26.12.1995 N 208-ФЗ «Об акционерных обществах»).

    Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и отчетность фирмы обязаны хранить не менее пяти лет (Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Данная группа документов одновременно служит источником информации для налоговой отчетности организации, а их отсутствие грозит применением мер административной ответственности.

    При установлении договорных отношений с контрагентами следует помнить о предусмотренных гражданским законодательством формах договоров. Сделки совершаются устно или в письменной форме (простой или нотариальной) (ст. 158 ГК РФ). В соответствии со ст. 161 ГК РФ должны совершаться в простой письменной форме, за исключением сделок, требующих нотариального удостоверения:

    1) сделки юридических лиц между собой и с гражданами;

    2) сделки граждан между собой на сумму, превышающую не менее чем в десять раз установленный законом минимальный размер оплаты труда, а в случаях, предусмотренных законом, — независимо от суммы сделки.

    Следовательно, форма гражданских договорных отношений законодателем четко определена. Организациям не стоит забывать об этом.

    Помимо документации, наличие которой обязательно в силу закона, компании предстоит определить «бумажный» объем, необходимый для повседневной деятельности. Здесь можно выделить:

    — документы, которыми оформляют отношения с поставщиками и заказчиками;

    — документы, с помощью которых фиксируют внутрифирменную информацию, и иные.

    Одной из самых сложных задач при построении грамотной системы документооборота является определение объема внутренней документации фирмы. Некоторые руководители полагают, что внутренние документы — это излишняя трата времени, их оформление отвлекает персонал от выполнения более значимых задач. Другие, наоборот, обязывают своих сотрудников отчитываться отдельными распоряжениями, докладными, служебными записками буквально за каждую минуту рабочего времени. На наш взгляд, это две крайности, которые необходимо избегать. Важно найти «золотую середину», чему способствует правильная постановка целей составления внутренних документов.

    Документооборот — это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение. Каждый документ имеет свой жизненный цикл, состоящий из нескольких этапов. Формально можно выделить следующие этапы: создание, обращение, хранение и уничтожение.

    При создании документ составляется, оформляется, согласовывается и подписывается. Обращение документа означает его регистрацию, передачу на исполнение или отправку адресату, копирование, ознакомление, исполнение, контроль прохождения и исполнения. Под хранением документа понимают его списание в дело и помещение туда на хранение, а также хранение в архиве. Таким образом, документооборот имеет сложную процедуру и большое количество стадий, наш перечень которых не является исчерпывающим.

    Отношение к документам имеет каждое подразделение в организации: бухгалтерия, юридический и кадровый отделы, департамент продаж, отдел гарантийного обслуживания и т.д. Вместе с тем службы и подразделения взаимодействуют между собой, часто происходит обмен информацией посредством документов. Следовательно, для упорядочения внутренней деятельности организации необходимо четко определить направления и сроки движения конкретных документов. Для этого составляется график документооборота.

    График документооборота — это схема, которая характеризует процедуру перемещения первичных документов в организации от момента их создания до момента передачи на хранение. График должен устанавливать рациональный документооборот, то есть предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.

    Единой, определенной законодательством формы графика документооборота не существует. Каждое предприятие составляет график самостоятельно, исходя из особенностей осуществляемой деятельности. Как правило, его утверждает руководитель предприятия, а разрабатывают руководители подразделений.

    Например, в трудовом праве существуют определенные законодательством сроки выдачи копий документов, связанных с работой, сроки заведения трудовых книжек, выплаты заработной платы, оформления отпусков, привлечения к дисциплинарной ответственности и наложения дисциплинарного взыскания и др. Все это сопровождается оформлением различного рода документов. Поэтому начальнику кадров целесообразно оформить и утвердить график документооборота в сфере регулирования трудовых отношений.

    Начальнику юридического отдела следует продумать и закрепить в графике документооборота сроки составления ответов на претензии в соответствии, например, с законом о защите прав потребителей, сроки рассмотрения поступающих на правовую экспертизу договоров, сроки для регистрации юридических лиц и др.

    В бухгалтерии в связи с наличием строгих, предусмотренных налоговым законодательством сроков по сдаче налоговых форм отчетности просто необходим график документооборота для оптимизации внутреннего процесса движения документов и поддержания финансового благополучия предприятия.

    Следующий немаловажный момент в системе документооборота — это координация обмена документами различных подразделений и служб внутри организации. Процесс взаимодействия и обмена информацией внутри предприятия непрерывен.

    Например, при удержании из заработной платы работника бухгалтеру потребуется приказ или иной документ, на основании которого будет производиться удержание. Приказ готовит, как правило, кадровая служба или юридический отдел.

    Прежде чем менеджер по продажам заключит с клиентом договор поставки, необходимо провести его правовой анализ, что относится к сфере деятельности юристов организации. И только затем менеджер несет его на подпись руководителю предприятия (или самостоятельно подписывает при наличии полномочий).

    Так как приказ по организации является локальным правовым актом и подлежит безусловному исполнению, виновное в допущенных при его реализации ошибках лицо может быть привлечено к дисциплинарной ответственности. Кроме того, если по вине работника, выразившейся в несоблюдении сроков документооборота, организация понесла убытки, она может в порядке регресса взыскать их с работника.

    Ответственность за соблюдение графика, то есть за своевременную разработку и передачу документов несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Целесообразно каждому работнику под роспись вручить выписку из графика документооборота, в которой перечислить документы, относящиеся к сфере его деятельности, и указать сроки осуществления операций с ними.

    Важно помнить, что график документооборота должен соответствовать не только действующему законодательству, но и локальным актам предприятия, например разработанным на предприятии должностным инструкциям.

    В графике отражаются работы по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых структурными подразделениями, с указанием сроков и ответственных исполнителей, а также закрепляется порядок оборота каждого вида документа, начиная от его получения или создания, регистрации, утверждения, передачи, текущего хранения, постоянного хранения и заканчивая его уничтожением или сдачей в архив. В разных организациях графики отличаются только составом специфических документов.

    В графике документооборота можно выделить следующие этапы обращения каждого документа:

    1) составление документа согласно требованиям, предъявляемым к его оформлению;

    2) проверка документов по форме (проверяются полнота и правильность оформления, заполнение обязательных реквизитов) и содержанию;

    3) утверждение документа уполномоченными лицами;

    4) ознакомление с документом ответственных исполнителей;

    5) передача документа (его копий) в соответствующий отдел для своевременного исполнения (или отправки адресату);

    6) выполнение исполнителями требований, содержащихся в документе;

    7) контроль за исполнением документа;

    8) подведение итогов исполнения документа и привлечение ответственных за исполнение лиц к ответственности за допущенные нарушения;

    9) сдача и оформление документов в архив на хранение.

    Можно составить график документооборота в форме отдельного документа, в форме приказа по предприятию. Отразить порядок движения документов тоже можно по-разному, путем как текстуального описания, начиная от ответственных исполнителей и заканчивая сроками прохождения документом отдельных стадий, так и схематического отображения. Приведем пример.

    www.hr-portal.ru

    Это интересно:

    • Питание по 333 приказу Приказ Минздрава СССР от 10 марта 1986 г. N 333 "Об улучшении организации лечебного питания в родильных домах (отделениях) и детских больницах (отделениях)" Приказ Минздрава СССР от 10 марта 1986 г. N 333"Об улучшении организации лечебного питания в родильных домах […]
    • Заморозить осаго Как заморозить ОСАГО ЛДПР возмущена принятым решением о росте тарифов на ОСАГО и предлагает Госдуме заморозить старые тарифы до 2017 года. С апреля базовые тарифы ОСАГО повысятся на 40%, а страховые компании имеют право увеличить тарифы еще на 20%, постановил Банк […]
    • Возросли полномочия Хоть права не расти. Регионам готовят правила временного изъятия полномочий Полномочия регионов можно будет передать на федеральный уровень, если это необходимо для безопасности, реализации международных обязательств или позволит сократить расходы бюджета. Такие поправки […]
    • Налог на землю новые изменения Налог на землю в 2018 году — обзор изменений кадастровой стоимости В прошлом году в Российской Федерации был подписан закон, который коренным образом поменял порядок расчета налога на землю. Теперь, с 2018 года, налог на такое имущество, как земельные участки и прочая […]
    • Транспортный налог архангельск ставки Транспортный налог архангельск ставки Изменения ОСАГО. Приоритетной формой возмещения ущерба теперь будет восстановительный ремонт на станции технического обслуживания. Подробнее Плата налога и авансовых платежей по налогу производится налогоплательщиками в бюджет по месту […]
    • Отработка 2 недели при увольнении 2018 год Срок отработки при увольнении по собственному желанию Трудовое законодательство не позволяет просто взять и уйти с работы. О своем желании расторгнуть трудовой договор работник должен предупредить руководство заранее. Для чего нужно такое предупреждение и сколько […]
    • Закон о нравственном воспитании Нравственное и патриотическое воспитание может стать элементом образовательного процесса Разработаны меры по обеспечению патриотического и нравственного воспитания детей и молодежи. Соответствующий законопроект 1 внесен в Госдуму членом Совета Федерации Сергеем […]
    • Корректирующая декларация по налогу на прибыль Уточненная декларация по налогу на прибыль Регион: Российская Федерация Налог на прибыль уплачивается предприятием с суммы, являющейся разницей между его доходами и понесёнными расходами, он аналогичен налогу, который взимается государством с физических лиц (НДФЛ). […]