Как оформить личное дело на работника

| | 0 Comment

Как оформить личное дело сотрудника?

Вопрос-ответ по теме

Как оформить личное дело сотрудника?

Личное дело – совокупность документов, содержащих сведения о сотруднике и его трудовом стаже.

Трудовое законодательство не содержит обязанности работодателя вести личные дела сотрудников.

Обязанность по ведению личных дел сотрудников предусмотрена только для учреждений государственной гражданской службы.

Таким образом, Вы вправе самостоятельно определять порядок формирования документов, содержащих сведения о сотрудниках, их трудовой деятельности и стаже.

За отсутствие личных дел работников коммерческой организации работодатель не может быть привлечен к административной ответственности.

Подробнее в материалах Системы:

1. Ответ: Как оформить личное дело сотрудника

Формирование личного дела

Личное дело формируйте в отдельной папке на каждого сотрудника. Это удобная форма систематизации персональных данных . Как правило, в организациях личные дела заводят на руководителей, специалистов, материально-ответственных сотрудников.

Порядок формирования личных дел сотрудников утверждается руководителем отдела кадров (если такого подразделения нет – руководителем организации). Данный порядок может быть прописан в приказе, распоряжении или в специальной инструкции. Как правило, в личное дело включаются следующие документы:

заявление о приеме на работу;

копия документа, удостоверяющего личность;

копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

копии документов об образовании;

характеристики и рекомендательные письма;

личные заявления работника;

копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;

отзывы должностных лиц о работнике;

справки о состоянии здоровья;

лист-заверитель дела (составляют при сдаче личного дела в архив).

Ситуация: Обязана ли организация вести личные дела сотрудников

Обязанность по ведению личных дел сотрудников предусмотрена только для учреждений государственной гражданской службы ( подп. 5 п. 1 ст. 44 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ ). Подробно порядок оформления личных дел государственных служащих прописан в Указе Президента РФ от 30 мая 2005 г. № 609 .

Если, несмотря на отсутствие законодательных предписаний, организация решит ввести систему личных дел, то в качестве рекомендательных материалов можно использовать приведенные выше нормативные акты, касающиеся госслужащих. Кроме того, соблюдайте правила оформления документов, установленные, в частности, в ГОСТ Р 6.30-2003 (принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст ), в Правилах , одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. (коммерческим организациям соблюдать все требования, приведенные в этом документе, необязательно) ( абз. 3 введения к Правилам, одобренным решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Также существуют нормативные акты, регламентирующие особенности формирования личных дел в соответствующих ведомствах ( п. 3.4.7 Правил, утвержденных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Ситуация: Нужно ли заводить новое личное дело на сотрудника, которого повторно оформляют на работу. Со дня увольнения прошло меньше месяца, и передать прежнее личное дело в архив еще не успели

Изначально личное дело включает в себя документы , сопровождающие процедуру оформления приема на работу, так как оно заводится сразу же после издания приказа о приеме сотрудника на работу. В процессе трудовой деятельности личное дело пополняется новыми документами. Последним, завершающим документом в папке личного дела является копия приказа о расторжении трудового договора (увольнении). Такой порядок следует из пунктов 3.5.3 и 3.6.18 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г .

С учетом изложенного на вновь принятого сотрудника (в т. ч. принятого повторно в течение месяца после увольнения) необходимо оформить новое личное дело, поскольку предыдущее дело считается закрытым.

Пополнение новыми документами

Изначально личное дело включает в себя документы, сопровождающие процедуру оформления приема на работу, так как дело заводят сразу же после издания приказа о приеме сотрудника на работу. В процессе трудовой деятельности личное дело пополняется другими документами. Последним, завершающим документом в папке личного дела будет копия приказа о расторжении трудового договора. Такой порядок следует из пунктов 3.5.3 и 3.6.18 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Документы располагают в личном деле в хронологическом порядке по мере их поступления ( п. 3.5.5 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. ).

Ситуация: Нужно ли заверять копии документов сотрудника в личном деле

Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит.

Стандарт, который устанавливает основные определения и термины из области делопроизводства и архивного дела, разделяет понятия: «копия документа» и «заверенная копия документа». Разница состоит в том, что обычная незаверенная копия не имеет юридической силы, а заверенная за счет специально проставляемых реквизитов заверения такую силу приобретает (п. 29 , 30 ст. 2.1 ГОСТ Р 51141-98).

При этом в документах, регулирующих порядок формирования личных дел, в частности госслужащих, для которых формирование таких дел является обязательным , использована формулировка именно копии документов, а не заверенные копии ( Указ Президента РФ от 30 мая 2005 г. № 609 ).

Исходя из указанного можно сделать вывод, что заверять копии необязательно. Вместе с тем, на практике из-за отсутствия юридической значимости у обычных копий, документы, особенно представленные работником от сторонних организаций и учреждений, все же рекомендуется заверять и подшивать в дело их заверенные копии. При заверении документов соблюдайте правила оформления , установленные ГОСТ Р 6.30-2003 (принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст ).

Ситуация: Когда нужно составить внутреннюю опись документов личного дела

Внутреннюю опись документов сразу вложите в дело и заполняйте ее по мере поступления в него документов. Перед сдачей дела на архивное хранение на описи сделайте итоговую запись, в которой укажите, сколько всего документов находится в деле и из скольких листов оно состоит. Подтверждают такой порядок положения пункта 3.6.17 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Внутренняя опись содержит сведения о порядковых номерах документов, их индексах, наименовании и количестве листов дела. При этом сами листы внутренней описи пронумеруйте отдельно.

Документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке ( п. 3.5.5 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. ). Поэтому вначале во внутреннюю опись внесите документы, которые были приняты или оформлены при приеме на работу данного сотрудника, и далее – в хронологическом порядке их поступления в кадровую службу. Подписать внутреннюю опись должен сотрудник, ответственный за ее составление.

Ситуация: Что такое личный листок по учету кадров, и чем он отличается от анкеты

В личное дело могут включаться и анкета, и личный листок или один из этих документов.

Личный листок по учету кадров составляет основу личного дела. Он выполняет ту же функцию, что и анкета: отражает основные персональные и биографические сведения о сотруднике.

Однако анкета заполняется соискателем до приема на работу и включается в личное дело, только если данный соискатель становится сотрудником организации. Личный листок заполняет сам сотрудник уже после того, как принят на работу. При этом он подтверждает достоверность сведений личной подписью и ставит дату заполнения листка. Как правило, в личный листок вклеивается фотография сотрудника размером 4 × 6.

Чтобы отразить изменения в учетных данных сотрудника, которые произошли после заполнения личного листка, составьте дополнение к личному листку по учету кадров.

Совет редактора: чтобы сотрудник не забывал сообщать сведения об изменениях в своих личных данных, включите в бланк листка такую фразу: «Обязуюсь своевременно извещать обо всех изменениях данных, включенных в личный листок по учету кадров».

Хранение личных дел

В отделе кадров храните личные дела только работающих сотрудников. Дела уволившихся сотрудников передайте на хранение в архив. Документы личного дела подшейте на четыре прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель) или переплетите таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции. Перед тем как подшить (переплести), удалите скрепки со всех документов. Такой порядок следует из пункта 3.6.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

В начало дела подшейте бланки форм для внутренней описи документов дела, а в конец – бланки листов-заверителей дела ( п. 3.6.7 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. ).

Личные дела сотрудников храните 75 лет, личные дела руководителей, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, сотрудников, имеющих государственные и иные звания и награды, – постоянно ( ст. 656 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 ).

Ревизия личных дел

Для систематизации данных и проверки наличия личных дел и правильности их оформления ежегодно можно проводить их ревизию. Результаты такой проверки оформите актом (например, за образец можно взять форму, приведенную в приложении 56 к приказу ФТС РФ от 18 октября 2004 г. № 160 ). Отметки о проверке личного дела проставьте в дополнении к личному листку по учету кадров.

заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

www.kdelo.ru

Как формируется личное дело сотрудника

Личное дело сотрудника дает полную информацию о нем. Для чего это нужно ИП и можно ли исключить из практики отдела кадров формирование личного дела? Лучше не надо – этот документ сделает ваших работников более ответственными, так как помимо биографии в личном деле можно указать и различные нарушения подчиненным трудовой дисциплины.

Комплектация досье

Личное дело – это папка, содержащая основную информацию о человеке.

Формирование личных дел обязательно для госслужащих. Такое решение было принято президентом в 2005 году, о чем свидетельствует Указ № 609. Другие организации или предприятия не подчиняются данному указу и могут заниматься формированием личных дел гражданина по своему усмотрению. Такая форма хранения информации о людях очень удобна и практикуется даже индивидуальными предпринимателями.

Обычно ведением досье занимается ОК (отдел кадров) или бухгалтерия. В организации должен быть утвержден порядок формирования дела, который определяет:

  • На кого заводится дело.
  • Какие экземпляры важных бумаг должны быть в папке.
  • Где хранится картотека.
  • Как долго должны храниться личные дела.
  • Пакет документов для личного дела

    Что же должно быть в личной папке работника? Наполнение папки зависит от того, чем занимается сотрудник и какая информация будет важной руководству или другим лицам.

    Перечислим лишь стандартный набор файлов, которые обычно встречаются в досье:

    1. Титульный лист.
    2. Приказ и заявление о приеме сотрудника на рабочее место.
    3. Один экземпляр трудового договора.
    4. Договор о материальной ответственности (при необходимости).
    5. Копии паспорта и свидетельства о заключении или расторжении брака (при наличии).
    6. Копия диплома или другого документа об образовании сотрудника.
    7. Автобиография (на усмотрение работодателя).
    8. Характеристика или рекомендации (если были предоставлены).
    9. Копии приказов или выписок о повышении сотрудника или переводе на другую должность.
    10. Документы о подтверждении квалификации, участии в разработках (если имеют место).
    11. Информация о премии или взыскании (если имеются).
    12. Заявление и приказ об увольнении сотрудника, если наступил такой момент.
    13. Приказ о выходе на пенсию, если человек доработал до этого срока.

    Список может быть расширен, если для этого есть основания. Подробную информацию о том, что должно быть в личном деле сотрудника государственной или муниципальной службы, можно посмотреть в Указе президента.

    Как оформить личное дело

    Важная информация заносится в личное дело во время всего периода работы сотрудника.

    Одинаковым для всех должен быть титульный лист. То, как его оформить, зависит от шаблона, выбранного для конкретного предприятия или ИП.

    За образец можно взять любую форму, например ГОСТ 17914–72. На титульной странице указываем:

  • порядковый номер личного дела работника;
  • название организации или ИП, где ведется личное дело;
  • Ф.И.О. сотрудника в именительном падеже (Иванов Иван Иванович);
  • дату рождения;
  • дату принятия на работу и дату увольнения;
  • срок хранения дела.
  • Все документы складываются в хронологической последовательности, и каждой странице присваивается номер.

    Начинается любое дело с даты оформления сотрудника в организацию или муниципальное учреждение. Этой датой является информация, указанная в заявлении работника. Последней датой считается срок увольнения человека или перевода его в другое место. Тогда личное дело может быть передано на новое рабочее место с соответствующей пометкой о дате передаче и Ф.И.О. сотрудника, который эту папку принял.

    Неотъемлемой частью любого личного дела является опись-лист, в которую заносится информация обо всех документах, содержащихся в досье. Вносить изменения в личное дело имеет право только сотрудник отдела кадра, которому доверено формирование и ведение личных дел работников.

    Как хранить

    Личное дело – это конфиденциальная информация о человеке, которая не должна стать доступной посторонним лицам. Поэтому папки хранятся в отдельном месте. Желательно для этого иметь сейф или металлический шкаф с замком.

    Папка не должна передаваться на руки без соответствующей отметки в специальном журнале для регистрации личных дел. Сам работник может лишь ознакомиться со своим делом в кабинете отдела кадров. На руки папка не выдается.

    В шкафу или сейфе все личные дела хранятся в алфавитном порядке. Каждое дело может располагаться в своей папке или быть объединено с другими. Например, дела всех сотрудников с фамилией, начинающейся на одну букву, могут быть скомплектованы в одной большой папке или коробке. Только в этом случае требуется на обложке указать основную информацию.

    Многие кадровики, занимающиеся формированием и ведением досье, сомневаются, нужно ли сшивать личные дела сотрудников. На этапе ведения дела, пока работник числится в организации, сшивать документы не нужно. Достаточно использовать папку-скоросшиватель с файлами, в которые будут вкладываться различные бланки. При необходимости дополнить или изъять информацию сделать это будет просто. Сшивать личное дело необходимо лишь при отправке его в архив, когда работник уволился, перевелся или вышел на пенсию.

    Ведение личного дела работника прекращается с тех пор, как сотрудник будет исключен из штата. Тогда в листе описи делается последняя отметка о вложенном приказе об увольнении сотрудника. Папка сшивается и передается в архив. У рядовых граждан личные дела находятся в архиве 75 лет с момента поступления. Личные дела руководителей остаются в архиве бессрочно.

    Индивидуальный предприниматель может не вести личные дела сотрудников. Но лучше все-таки использовать такой документ. Формирование личных дел ваших работников принесет много пользы – все сведения о человеке будут в одной папке. Это поможет сохранить необходимые документы и обеспечит быстрый доступ к информации.

    zhazhda.biz

    Ведение личного дела сотрудника

    Сотрудники компании – её самый главный ресурс, поэтому наличие полной и точной информационной базы о них может существенно улучшить работу кадровой службы. Информационная база в данном случае представлена в виде личных дел всех работников компании, в которых отражена их трудовая деятельность, документы и другие сведения.

    Личное дело заводится при принятии сотрудника на работу и изменяется по мере его продвижения в компании до разрыва трудовых отношений с работодателем.

    В этой статье будут раскрыты особенности формирования и правила ведения личных дел сотрудников, оформления личных дел сотрудников и их последующего хранения.

    Что такое личное дело сотрудника и нужно ли его заводить?

    Личное дело состоит из обложки личного дела и документов сотрудника, которые содержат исчерпывающие сведения о работнике и о его трудовой деятельности (если речь идёт о студенте, то сведения о его обучении).

    Для предпринимателей, в отличие от государственных учреждений, ведение личных дел сотрудников не обязательно, так как порядок кадрового учёта работников частных компаний устанавливается локальными нормативными актами, а не законодательно. Поэтому кадровые работники могут заводить личные дела не на всех сотрудников, а только на основную часть, в которую входят:

  • руководители и их заместители;
  • ведущие специалисты;
  • материально ответственные работники (кассиры, кладовщики и т.д.);
  • работники с перспективой повышения в должности и др.
  • Однако практика показывает, что гораздо удобнее вести учёт всех сотрудников независимо от их должности, потому как личное дело – это упорядоченный источник информации о каждом работнике, доступный в любое время.

    Формирование личных дел сотрудников

    Прежде чем объяснить, как вести личные дела работников, необходимо остановиться на их грамотном оформлении. Порядок формирования личного дела работника начинается с принятия сотрудника на работу и длится до его ухода из компании и последующего помещения дела в архив. Каждое досье располагается в отдельной папке или, в крайнем случае, в отдельном файле.

    При формировании личного дела работника следует помнить о некоторых нюансах:

  • в личном деле не должны храниться документы временного хранения вместе с документами для постоянного хранения;
  • лучше исключить из личного дела оригиналы документов постоянного хранения, заменив их копиями;
  • каждый документ должен быть представлен в одном экземпляре;
  • одно дело не должно превышать по толщине 4 см;
  • приложения к документам должны находиться в одной папке с документами.
  • Документы личного дела сотрудника

    Состав личного дела не регламентирован законодательством, поэтому его перечень определяется инструкцией по кадровому делопроизводству компании.

    При устройстве на работу в личное дело включаются копии документов и резюме, далее к ним присоединяется вся остальная необходимая информация.

    Знаете ли Вы, как написать характеристику на работника предприятия?

    Для чего предпринимателю нужны коды статистики?

    В список документов, которые обычно находятся в личном деле работника, входят:

  • заполненная анкета компании;
  • копии паспорта (разворот с личными данными и пропиской);
  • копия ИНН;
  • копия СНИЛС;
  • копия военного билета (для мужчин);
  • диплом или иные документы об образовании;
  • фотография (цветная или черно-белая);
  • характеристика с прошлого места работы;
  • заявление работника о приёме на работу;
  • копия приказа о приёме сотрудника на работу;
  • копия трудового договора и должностной инструкции;
  • опись документов в личном деле;
  • иные документы;
  • копия заявления/приказа на увольнение сотрудника.
  • Для того чтобы поиск сведений о сотруднике был удобнее, в личное дело вкладывается опись личного дела сотрудника с перечнем всех документов (номер документа, его наименование).

    Требования к оформлению личного дела сотрудника

    Одинаковое оформление всех личных дел и аккуратное ведение журнала регистрации личных дел призвано исключить возможность потери важных документов.

    Личное дело должно быть оформлено в определённом виде:

  • на титульном листе личного дела находится вся основная информация о работнике: ФИО, дата заведения личного дела;
  • если личные дела находятся в общей папке, необходимо располагать их по алфавиту, чтобы облегчить дальнейшую работу;
  • обязательно нужно следить за количеством страниц в личном деле: их должно быть не больше 250.
  • Ведение журнала регистрации личных дел работников

    Журнал регистрации личных дел необходим для учёта личных дел работников компании. Так как единой учётной формы для ведения журнала не существует, его можно изготовить самостоятельно (распечатать по шаблону из интернета) либо купить в магазине. Содержимое граф журнала также может меняться в зависимости от компании.

    В журнале содержится информация о личных делах, которые когда-либо были заведены в компании. В графы заносятся номера личных дел, дата заведения, ФИО работника и иные необходимые данные. Закрытие личного дела сопровождается пометкой в журнале в виде даты и причины закрытия. Если в бланк личного дела работника нужно внести дополнительную информацию о сотруднике, можно использовать графу «Примечания».

    Как рассчитывается больничный работника?

    Что грозит предпринимателю за незаконную торговлю?

    Хранение личных дел сотрудников

    Хранение личных дел должно быть организованно, в первую очередь, для сохранности документов, содержащих конфиденциальные сведения о сотрудниках и для удобства поиска личных дел. Поэтому для хранения личных дел следует выделить небольшое помещение (если в компании много сотрудников) или отдельный шкаф, запирающийся на замок.

    Располагать папки с документами следует вертикально, наружу корешками. Доступ к хранилищу личных дел должен быть ограничен сотрудниками кадровой службы. Систематизировать личные дела помогает специальный журнал или реестр следующими способами:

  • с помощью нумерации;
  • в алфавитном порядке;
  • по структурным подразделениям компании.
  • Также, при большом количестве личных дел их можно хранить в нарядах, по алфавиту. Личные дела сотрудников будут рассортированы по фамилиям в алфавитном порядке. В начале каждого наряда должна быть опись содержащихся в нём личных дел.

    Похожие статьи

    Бизнес по продаже запчастей для иномарок под ключ.
    Начните с вложений в 120 тыс. рублей! Прибыль от 40 тыс. рублей в месяц.
    Понятная ниша. Высокий спрос. Наценка 25-40%.

    Начните прибыльный бизнес по продаже уникальных кукол Бумвяжиков.
    Вложения — 59 тыс. рублей.
    Прибыль — от 30 000 рублей в месяц!

    Помогла статья? Подписывайтесь в наши сообщества: ВКонтакте, Фейсбуке, Twitter, Одноклассниках или Google Plus.

    Будем очень благодарны, если поставите «Лайк» ниже. Спасибо!

    svoy-business.com

    Личное дело сотрудника: порядок формирования и ведения

    Несмотря на отсутствие прямой обязанности, личные дела на сотрудников заводят в большинстве коммерческих организаций. Но из-за того, что порядок их ведения никак не регламентирован, нередко возникают трудности. В статье мы рассмотрим состав личного дела, процесс его формирования и хранения, а также порядок подготовки к сдаче в архив.

    Личные дела в обязательном порядке ведутся только на государственных служащих (Федеральный закон от 27.07.2004 № 79-ФЗ, Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609), остальные же организации или индивидуальные предприниматели могут вести их по желанию. Но, несмотря на это, личные дела ведутся практически везде. Это связано с тем, что наличие личного дела упрощает доступ к необходимой информации о работниках и помогает систематизировать все данные об их трудовой деятельности.

    Напомним, что дело представляет собой документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку (подп. 95 п. 3.2.2 ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17.10.2013 № 1185-ст).

    Поскольку порядок ведения личных дел сотрудников для организаций и предпринимателей никак не регламентирован, то будет целесообразно разработать и утвердить положение о порядке формирования и ведения личных дел. В нем можно отразить состав личных дел, порядок его формирования и ведения, круг сотрудников, на которых необходимо вести дела, режим хранения и порядок доступа к делам и т. д.

    Состав личного дела сотрудника

    В личное дело помещаются как оригиналы документов, так и копии. При этом все копии должны быть надлежащим образом заверены. В личное дело следует помещать документы, которые имеют постоянный или временный (свыше 10 лет) срок хранения. Сроки хранения документов установлены приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Однако на практике в делах хранятся практически все документы, относящиеся к сотруднику, так как это удобно.

    Документы, включаемые в личное дело, можно условно разбить на три группы. Во-первых, документы, предоставляемые сотрудниками, и документы, фиксирующие прием на работу. К ним относятся:

    • рекомендации и характеристики с предыдущих мест работы (при наличии);
    • копии паспорта, СНИЛС, ИНН (если имеется), документов об образовании, документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
    • справка о наличии (отсутствии) судимости или факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям (при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию);
    • заявление о приеме на работу;
    • медицинские справки (при трудоустройстве несовершеннолетних и иных лиц в случаях, предусмотренных ТК РФ);
    • личная карточка по форме Т-2 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1);
    • копия приказа о приеме на работу и т. д.
    • Во-вторых, документы, возникающие в процессе трудовой деятельности работников. В данный перечень могут входить:

    • копии свидетельства о браке (разводе), свидетельств о рождении детей, водительских удостоверений;
    • договор (его копия) о материальной ответственности (для материально ответственных лиц);
    • должностные инструкции;
    • дополнительные соглашения к трудовому договору;
    • копии приказов о переводе, поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий, повышении и т. п.;
    • справки о результатах периодических медицинских осмотров (обследований);
    • копии документов об установлении инвалидности и ограничении способности к трудовой деятельности (для работников, имеющих данные показания);
    • соглашение о неразглашении информации (если сотрудник имеет доступ к конфиденциальной информации);
    • аттестационные листы;
    • докладные, объяснительные записки, служебные записки, заявления о предоставлении отпуска работнику;
    • различные акты и уведомления;
    • копии документов о повышении квалификации и т. д.
    • В-третьих, документы о прекращении трудовой деятельности, например:

    • заявление работника об увольнении;
    • копия приказа об увольнении.
    • Стоит отметить, что в личное дело можно поместить копию трудовой книжки, но не саму книжку. Напомним, что трудовые и вкладыши к ним хранятся как документы строгой отчетности, то есть в металлических шкафах, сейфах или специально оборудованных помещениях в условиях, исключающих их порчу и хищение, и выдаются лицу, ответственному за их ведение, только по его заявке.

      Формирование и ведение личного дела

      Личные дела могут вестись на всех сотрудников или только на определенных (например, на руководящий состав, сотрудников бухгалтерии, материально ответственных лиц и т. п.). Оформлением личного дела в большинстве случаев занимается сотрудник отдела кадров, назначенный ответственным за их ведение и хранение. В обязанности данного работника обычно входит формирование личного дела, внесение в него различных записей, помещение и изъятие документов, заверка копий, ведение внутренней описи, периодическая проверка состояния дел и т. д.

      Формирование личного дела начинается в момент приема сотрудника на работу и ведется в течение всей его трудовой деятельности в данной организации. Каждое личное дело должно храниться в отдельной папке, на титульном листе которой указываются:

    • наименование организации;
    • структурное подразделение, в котором сотрудник работает;
    • номер личного дела;
    • заголовок, то есть Ф. И. О. сотрудника;
    • дата начала ведения личного дела (обычно это дата издания приказа о приеме на работу);
    • дата окончания его ведения (дата издания приказа об увольнении);
    • количество листов самого дела (лучше всего данную графу заполнять при сдаче лчного дела в архив);
    • срок хранения (прописывается при закрытии личного дела).
    • Бланк титульного листа приведен в приложении 11 к Основным правилам работы архивов организаций (далее – Правила), одобренным решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.

      После заполнения титульного листа в папку помещаются все необходимые документы в хронологическом порядке. Однако очень часто возникают вопросы о порядке расположения документов, предъявляемых работником, и бумаг, фиксирующих факт трудоустройства. Связано это с тем, что на них практически всегда стоит одна и та же дата. В большинстве случаев данные бумаги располагаются следующим образом:

    • личная карточка по форме Т-2;
    • анкета;
    • резюме;
    • копия приказа о приеме на работу;
    • трудовой договор;
    • копии паспорта, СНИЛС, ИНН (при наличии), документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу) и т. д.
    • Одновременно с личным делом начинают вести его внутреннюю опись, которая составляется на отдельном листе и прикрепляется к делу. Опись составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Внутренняя опись заполняется на протяжении всего времени ведения личного дела. В ней фиксируются поступления новых документов либо изъятие бумаг (например, срок хранения закончился), а также замена подлинников копиями. Бланк внутренней описи приведен в приложении 10 к Правилам и должен содержать:

    • номер и заголовок (Ф. И. О. работника) личного дела, к которому она составляется;
    • графу «порядковый номер документа»;
    • графу «индекс документа» (заполняется при наличии);
    • графу «дата документа»;
    • графу «заголовок документа»;
    • графу «дата включения документа в личное дело»;
    • графу «примечание», в которой обычно отражается изменение состава документов дела (изъятия, замена копиями и т. д.).
    • Все личные дела регистрируются в журнале учета. Форма журнала не утверждена, и его можно изготовить самостоятельно. Чаще всего в графы заносятся номера личных дел, даты их заведения, заголовки, даты закрытия.

      Хранение личного дела

      Все личные дела содержат персональные данные работника. Напомним, что под персональными данными понимается любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физлицу (ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Работодатель обязан соблюдать все требования по защите персональных данных, предусмотренные главой 14 ТК РФ и Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ.

      Лица, виновные в нарушении положений законодательства в области персональных данных, могут быть привлечены к дисциплинарной (подп. в п. 6 ст. 81 и ст. 192 ТК РФ) и материальной (п. 7 ч. 1 ст. 243 ТК РФ) ответственности, а также к гражданско-правовой, административной (ст. 13.11 и 13.14 КоАП РФ) и уголовной (ст. 137 и 140 УК РФ).

      Так, руководитель организации обязан назначить соответствующим приказом лиц, ответственных за ведение и хранение личных дел. При этом лица, получившие доступ к персональным данным, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять эти данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом.

      Личные дела в обязательном порядке должны храниться в месте, исключающем доступ к ним третьих лиц, а также возможность их хищения или утраты. Например, в сейфах или металлических шкафах. Систематизироваться личные дела в месте хранения могут в алфавитном порядке, по номерам либо по структурным подразделениям организации.

      Обратите внимание, что лица, виновные в нарушении положений законодательства в области персональных данных, могут быть привлечены к дисциплинарной (подп. в п. 6 ст. 81 и ст. 192 ТК РФ) и материальной (п. 7 ч. 1 ст. 243 ТК РФ) ответственности, а также к гражданско-правовой, административной (ст. 13.11 и 13.14 КоАП РФ) и уголовной (ст. 137 и 140 УК РФ).

      Также в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, сотрудники имеют право:

    • на полную информацию об их персональных данных и обработке этих данных;
    • свободный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей их персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных п. 8 ст. 14 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ;
    • определение своих представителей для защиты своих персональных данных;
    • доступ к медицинской документации, отражающей состояние их здоровья, с помощью медицинского работника по их выбору;
    • требование об исключении или исправлении неверных (неполных) персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований законодательства. При отказе работодателя исключить или исправить персональные данные работника он имеет право заявить в письменной форме работодателю о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия. Персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;
    • требование об извещении работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные (неполные) персональные данные работника, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях;
    • обжалование в суд любых неправомерных действий или бездействия работодателя при обработке и защите его персональных данных.
    • Персональные данные могут быть переданы третьим лицам только с письменного согласия работника. Исключением является передача этих данных посторонним лицам в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

      Закрытие личного дела

      Если сотрудник увольняется, то личное дело закрывается в день его увольнения. Закрытое личное дело необходимо полностью оформить. Для этого следует проверить наличие всех документов и их расположение в папке (документы должны располагаться в хронологическом порядке), а также нумерацию листов (все листы нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором).

      К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов самой описи. Внутренняя опись подписывается ее составителем. Листы описи нумеруются отдельно от листов личного дела.

      На отдельном листе составляется лист-заверитель (форма приведена в приложении 9 к Правилам). В нем указываются:

    • цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела;
    • количество листов внутренней описи;
    • особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов);
    • наличие в личном деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

    Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии личного дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

    Далее личное дело подшивается. При этом в конце каждого дела подшивается лист-заверитель, а в начале дела внутренняя опись. Если данные документы к делу не были подшиты, то опись приклеивается к внутренней стороне лицевой обложки личного дела, а лист-заверитель приклеивается поверх описи за верхнюю часть листа.

    Далее на титульном листе личного дела указывается дата его закрытия, то есть дата издания приказа об увольнении и срок его хранения. Исчисляется срок хранения с 1 января года, следующего за годом закрытия личного дела. Согласно статье 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ срок хранения может составлять как 50 лет (если личное дело создано после 2003 года), так и 75 лет (если личное дело создано до 2003 года). Обратите внимание, если в личном деле подшиты документы с разными максимальными сроками хранения (например, у приказа о приеме на работу он составляет 75 лет, а у приказа об увольнении – 50 лет), то все дело храним по старшему сроку.

    При наличии невостребованных личных документов работника (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается к его личному делу.

    Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются. При этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

    Личные дела передаются в архив не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

    Электронная версия журнала
    «ПРАКТИЧЕСКАЯ БУХГАЛТЕРИЯ»

    Лучшее предложение для тех, кому нужен минимальный бюджет и практическая информация по учету и налогам.

    www.buhgalteria.ru

    Это интересно:

    • Иск признание права собствен Собственность Право собственности и другие вещные права Приобретение и прекращение права собственности Ограниченные вещные права Земля как объект гражданских прав Право собственности на землю Право собственности на земельный участок Право пожизненного […]
    • Какой размер налога на машину От чего зависит транспортный налог Собственник транспорта каждый год по почте получает налоговое уведомление с требованием уплатить пошлину за транспортный налог. Этот сбор считается обязательным. Уплата налога должна быть осуществлена не позднее 1 октября. Многие […]
    • Исковое заявление о признании права оперативного управления образец Образец искового заявления о признание права собственности на квартиру в судебном порядке 2018 г Перед подачей искового заявления ознакомитесь с порядком регистрация права собственности в новостройке в 2018 г. Так как указанное исковое заявление подойдёт не каждому. В […]
    • Как оформить аванс по зарплате Выплата аванса Актуально на: 30 сентября 2016 г. Аванс – часть заработной платы, которая выплачивается работнику до окончания расчетного месяца. Об особенностях выдачи аванса по заработной плате расскажем в нашем материале. Выплата аванса – обязанность […]
    • Приказ мю 512 от 27072006 Приказ Федеральной службы исполнения наказаний от 27 июля 2006 г. N 512 "Об утверждении номенклатуры, норм обеспечения и сроков эксплуатации мебели, инвентаря, оборудования и предметов хозяйственного обихода (имущества) для учреждений, исполняющих уголовные наказания в […]
    • Правила профессионального маникюра Для зарегистрированных пользователей Технология профессионального маникюра Выбирайте базовое покрытие для ногтей в зависимости от проблемы. Для мягких или ломких, слоящихся, "волнистых", трескающихся, тонких ногтей - основу с витаминами. В любом случае "база" предохранит […]
    • Коммерческая партия по таможенным правилам Что делать физическому лицу, если таможня признала его багаж коммерческой партией? Таможенное декларирование товаров для личного пользования и таможенное декларирование коммерческой партии товаров отличаются формой декларации, уплатой таможенных платежей, предоставлением […]
    • Штраф печать За непередачу печати и документов после увольнения директору может грозить штраф Автор: Александр Шемякин, Артем Денисов Депутат Госдумы С.Е. Вайнштейн внес законопроект № 342860-6, которым предлагается установить ответственность руководителей компаний за непередачу печати […]