Реестра на отправляемую корреспонденцию

| | 0 Comment

Блог Кокосинки

Дневник секретаря, но НЕ секретарши!

Недавние записи

Реестр заказных писем. Образец

В мои обязанности входит также и отправка корреспонденции.
Я уже писала о переадресации на почте.

Сегодня напишу об отправке заказных писем по реестру.

Помню, что раньше (года 2 назад) реестры заказных писем можно было составлять в произвольном порядке, но с наличием некоторых обязательных граф.
Подробно об этом писать не стоит, так как те времена прошли, и теперь существует определенная форма, в которой надо предоставлять на почту реестры при отправке заказной корреспонденции.

Реестр заказных писем
Реестр представляет собой таблицу. Наименование таблицы включает в себя наименование организации, которая отправляет письма (а именно фраза: “Заказные письма ООО «Организация»”), дату отправки, обозначение почтового индекса (например, 614000 — индекс г.Пермь)
Вот наименования столбцов, которые должны быть в этой таблице, так называемая “шапка”:

1. Номер по порядку. Такой столбец, я считаю, должен быть в любой таблице Гораздо приятнее и удобнее пользоваться таблицей, где четко проставлена нумерация строк.
2. Наименование страны назначения и город. Именно так звучит название второго столбца. Но практика не требует указания наименования страны. Во всяком случае, я не указываю, что письма идут по России А с меня этого и не требуют. Адрес назначения должен быть полным, с указанием индекса.

3. Третья графа Наименование получателя. Здесь следует указать название организации, в чей адрес направляется письмо, или полные Имя, Фамилия, Отчество получателя (если письмо для физического лица).

4. Номер идентификатора. Это номер ШПИ, который вам должны выдать на почте. Опять-таки раньше эти “штрих-коды” выдавались организациям без учета. Если мне надо, я просила, мне давали пару листиков Сейчас же для того, чтобы получить ШПИ нужна доверенность от организации на человека, который отправляет заказные письма, т.е. на меня По доверенности я получаю на почте эти так называемые “штрих-коды” (на самом деле, это упрощенное и не совсем верное название ), затем на каждое заказное письмо наклеиваю по 1 “штрих-коду”, и вот этот-то номер я и заношу в столбец № 4 — номер идентификатора.

5. Далее указывается вес письма в килограммах. То есть, если письмо весит 20 грамм, то я пишу 0,020 кг. От веса письма зависит стоимость пересылки (о тарифах напишу позднее, тоже важная тема, я думаю).

6. Плата за пересылку. Это последний столбик реестра, в него надо писать цену письма. Например, 24,15 рублей — минимальная плата за пересылку заказного письма.

Ниже таблицы надо указать следующие данные:
1. Общее количество заказных писем;
2. Плата за пересылку (общая сумма стоимость всех заказных писем по реестру цифрами и прописью);
3. Отправитель (должность, подпись и расшифровка подписи);
4. Печать организации-отправителя.

Реестр писем на почту требуют в 3 экземплярах, один из которых, после оформления, отдадут вам.

Комментариев: 9

А как простите я могу взвесить письмо. Как я могу узнать что оно 20 или 25 грамм весит. Бред.

Представляете, Лина, все материальное можно взвесить. Письмо — не исключение.
Когда вы покупаете яблоки и просите килограмм, откуда продавец знает, килограмм она вам продает или два?! Пользуется весами, вот откуда.

Также и при взвешивании письма — пользуйтесь весами! И тогда вы узнаете, 20 или 25 грамм весит ваше письмо.
Все логично, и совсем не бред.

Вы меня не много не поняли. Где я на работе могу взвесить письмо? Понятно, что на почте мне его взвесят, но в реестре ведь есть графа о весе.

Лина, но вы же можете заполнить эту графу на почте
Взвесили, написали вес в нужную ячейку, и дальше…
Точно так же заполняете графу про стоимость письма, она же изменяется в зависимости от веса письма.

А некоторые организации, где большой объем корреспонденции, приобретают нужные весы в собственность и заполняют реестры в электронном виде полностью, взвешивая письма на работе.
Но в нашей компании нет таких весов, поэтому я пользуюсь весами на почте.

Очень удобно и быстро пользоваться местными советами..)) Спасиб.

Ирина, пожалуйста!
Вы случайно, не наш новый секретарь ?

Бытовые кухонные весы позволяют взвешивать письма довольно точно.
А можно и расчётным способом определить вес:
— лист формата А4 весит примерно 5 грамм;
— конверт формата А4 весит примерно 10 грамм;
— конверт формата А5 весит примерно 5 грамм;
Тарифы на пересылку писем можно посмотреть тут
http://почта-россии.рф/rp/servise/ru/home/postuslug/lettercorrespondence/local

AlcIzVl, вы правы, если знать все эти данные, посчитать, сколько будет весить письмо, а, соответственно, и стоить, будет просто.

www.kokosinka.ru

Постановление Первого арбитражного апелляционного суда от 5 февраля 2014 г. N 01АП-7618/13 (ключевые темы: требование об уплате налога — реестры — порядок уплаты налогов — принудительное взыскание — корреспонденция)

Постановление Первого арбитражного апелляционного суда от 5 февраля 2014 г. N 01АП-7618/13

05 февраля 2014 г.

Дело N А11-3775/2013

Резолютивная часть постановления объявлена 29.01.2014.

Постановление в полном объеме изготовлено 05.02.2014.

Первый арбитражный апелляционный суд в составе: председательствующего судьи Москвичевой Т.В.,

судей Гущиной А.М., Белышковой М.Б.,

при ведении протокола судебного заседания секретарем судебного заседания Егоровой В.В.,

рассмотрел в открытом судебном заседании апелляционную жалобу индивидуального предпринимателя Шайкевич Инны Борисовны, Владимирская область, г. Киржач,

на решение Арбитражного суда Владимирской области от 18.10.2013 по делу N А11-3775/2013, принятое судьей Новиковой Л.П.

по заявлению индивидуального предпринимателя Шайкевич Инны Борисовны о признании недействительными решения Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы N 11 по Владимирской области от 23.04.2013 N 2241 и постановления от 23.04.2013 N 2211.

В судебном заседании приняли участие представители:

от индивидуального предпринимателя Шайкевич Инны Борисовны — Шайкевич И.Б. лично, на основании паспорта, Кушнерев И.В. по доверенности от 30.05.2013 N 25;

от Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы N 11 по Владимирской области — Гусева Е.В. по доверенности от 10.01.2014 N 04-14/54 сроком действия до 31.12.2014, Конахина Н.А. по доверенности от 10.01.2014 N 04-14/49 сроком действия до 31.12.2014;

судебный пристав-исполнитель Отдела судебных приставов Киржачского района Управления Федеральной службы судебных приставов по Владимирской области Кириллова А.С. надлежащим образом извещена о месте и времени рассмотрения апелляционной жалобы, в судебное заседание не явилась.

Изучив материалы дела, заслушав пояснения представителей лиц, участвующих в деле, Первый арбитражный апелляционный суд установил следующее.

Инспекцией Федеральной налоговой службы N 11 по Владимирской области (далее по тексту — Инспекция, налоговый орган) в отношении индивидуального предпринимателя Шайкевич Инны Борисовны проведена выездная налоговая проверка по вопросам правильности исчисления и своевременности уплаты налогов и сборов.

По материалам проверки принято решение от 23.11.2012 N 02-21/10611 о привлечении Шайкевич И.Б. к ответственности за совершение налогового правонарушения на основании пункта 1 статьи 122 Налогового кодекса Российской Федерации в виде штрафа в размере 361 121 рублей 20 копеек за неуплату налогов. Данным решением Шайкевич И.Б. предложено уплатить недоимку по налогу на добавленную стоимость в сумме 3 611 212 рублей, по налогу на доходы физических лиц в сумме 240 205 рублей, а также соответствующие пени в общей сумме 93 499 рублей 42 копеек.

В связи с неисполнением требования от 18.12.2012 N 1812 об уплате недоимки, пеней, штрафов в срок до 11.01.2013 Инспекция на основании статей 31 , 47 Налогового кодекса Российской Федерации вынесла решения от 04.03.2013 N 7048 о взыскании налогов, пеней, штрафов за счет денежных средств на счетах налогоплательщика и от 04.03.2013 N 2490 о приостановлении операций по счетам налогоплательщика в банке.

В связи с отсутствием на счетах налогоплательщика денежных средств Инспекция вынесла решение от 23.04.2013 N 2241 и постановление от 23.04.2013 N 2211 о взыскании налогов, пени, штрафа за счет имущества налогоплательщика.

На основании постановления налогового органа 25.04.2013 судебный пристав-исполнитель вынес постановление о возбуждении исполнительного производства N 7675/13/09/33.

Не согласившись с решением от 23.04.2013 N 2241 и постановлением от 23.04.2013 N 2211 Инспекции, Шайкевич И.Н. обратилась в Арбитражный суд Владимирской области с заявлением, уточнённым в порядке статьи 49 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации, о признании недействительным решения и не подлежащим исполнению постановления.

Решением от 18.10.2013 в удовлетворении заявленного требования отказано.

В апелляционной жалобе Шайкевич И.Б. ссылается на не соответствие выводов суда фактическим обстоятельствам дела, нарушение норм материального права.

Заявитель апелляционной жалобы считает, что Инспекцией была нарушена процедура принудительного взыскания недоимки, пеней, штрафов, выразившаяся в невручении налогоплательщику требования об оплате недоимки, штрафов, пеней, с целью предоставления налогоплательщику возможности добровольного исполнения своих обязательств, а также порядка оформления обжалуемых решения и постановления Инспекции, предусмотренных статьями 45-47 , 69 , 70 Налогового кодекса Российской Федерации.

Заявитель апелляционной жалобы утверждает, что Инспекция не направляла, а налогоплательщик не получал требование об уплате налогов от 18.12.2012 N 1812.

Инспекция в отзыве на апелляционную жалобу просит оставить решение суда без изменения, апелляционную жалобу — без удовлетворения.

Проверив обоснованность доводов, изложенных в апелляционной жалобе, отзыве на апелляционную жалобу, Первый арбитражный апелляционный суд считает жалобу подлежащей удовлетворению ввиду нижеследующего.

В соответствии с пунктом 1 статьи 45 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — Кодекс) налогоплательщик обязан самостоятельно исполнить обязанность уплате налога, если иное не предусмотрено законодательством о налогах и сборах. Обязанность по уплате налога должна быть выполнена в срок, установленный законодательством о налогах и сборах.

Согласно пунктам 1 и 2 статьи 45 Кодекса неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанности по уплате налога является основанием для направления налоговым органом налогоплательщику требования об уплате налога. В случае неуплаты или неполной уплаты налога в установленный срок производится взыскание налога в порядке, предусмотренном статьями 46 и 47 Кодекса.

На основании пункта 1 статьи 47 Кодекса в случае, предусмотренном пунктом 7 статьи 46 Кодекса, налоговый орган вправе взыскать налог за счет имущества, в том числе за счет наличных денежных средств налогоплательщика (налогового агента) — организации или индивидуального предпринимателя в пределах сумм, указанных в требовании об уплате налога, и с учетом сумм, в отношении которых произведено взыскание в соответствии со статьей 46 Кодекса.

Из положений статей 46 , 47 Налогового кодекса Российской Федерации следует, что процедура принудительного взыскания недоимки в отношении налогоплательщиков реализуется посредством нескольких последовательных этапов в виде выставления требования об уплате, принятия соответствующих решения взыскании недоимки за счет денежных средств и за счет имущества налогоплательщика. При этом соблюдение процедур, установленных для каждого из этапов, является обязательным, нарушение одного из установленных законодательством этапов принудительного взыскания влечёт незаконность взыскания.

Обращаясь с заявлением о признании недействительным решения о взыскании налога за счёт имущества, Шайкевич И.Б. ссылалась на неполучение требования об уплате налогов от 18.12.2012 N 1812.

Согласно пункту 1 статьи 69 Налогового кодекса Российской Федерации требованием об уплате налога признается извещение налогоплательщика о неуплаченной сумме налога, а также об обязанности уплатить в установленный срок неуплаченную сумму налога.

В соответствии с пунктом 2 указанной статьи требование об уплате налога направляется налогоплательщику при наличии у него недоимки.

В силу с пункта 6 статьи 69 Налогового кодекса Российской Федерации требование об уплате налога может быть передано руководителю организации (ее законному или уполномоченному представителю) или физическому лицу (его законному или уполномоченному представителю) лично под расписку, направлено по почте заказным письмом или передано в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи. В случае направления указанного требования по почте заказным письмом оно считается полученным по истечении шести дней с даты направления заказного письма.

Отказывая в удовлетворении требования Предпринимателя, суд первой инстанции, пришел к выводу о соблюдении Инспекцией процедуры взыскания налоговых платежей. При этом указал, что направление требования об уплате налога от 18.12.2012 N 1812 со сроком добровольного исполнения 11.01.2013 подтверждается реестром о направлении заказной корреспонденции ФГУП «Почта России» от 24.12.2012 и кассовым чеком от 24.12.2012.

Между тем, такой вывод суда противоречит, имеющимся в материалах дела, доказательствам.

Как видно из материалов дела, в доказательство направления в адрес Шайкевич И.В. требования Инспекцией представлен Реестр заказной корреспонденции (т.1,л.д.30-31) и кассовый чек от 24.12.2012 N 18122 (т.1 л.д.29), свидетельствующий об оплате 31 почтового отправления по списку. Представленный реестр почтовых отправлений состоит из двух листов, при этом штамп почтового отделения, свидетельствующий о принятии корреспонденции к отправке, проставлен только на первом листе реестра, тогда как фамилия Шайкевич И.В. содержится на втором листе представленного реестра.

По запросу суда первой инстанции отделением почтовой связи представлен хранящийся в отделении реестр заказной корреспонденции, принятой к отправке 24.12.2012, содержащий 31 позицию и также состоящий из двух листов, при этом на втором листе представленного отделением связи реестра фамилия Шайкевич И.В. отсутствует и перечень корреспонденции не совпадает с перечнем, содержащимся на втором листе реестра налогового органа (т.2 л.д.2-3, 49-50). Следует отметить, что в представленном отделением связи реестре вся отправляемая налоговым органом корреспонденция датирована 24.12.2012 и содержит последовательную нумерацию с N 1820 по N 1850, тогда как на втором листе реестра, представленного Инспекцией, корреспонденция датирована 18.12.2012 и содержит пятизначную нумерацию (кроме корреспонденции в адрес Шайкевич И.В.). Отделением почтовой связи представлены реестры всей корреспонденции, полученной в декабре 2012 года от Инспекции для отправки адресатам. В представленных документах отсутствует фамилия Шайкевич И.В..

При таких обстоятельствах оснований считать доказанным факт передачи Инспекцией в отделение связи требования об уплате налога от 18.12.2012 N 1812 не имеется.

Несовпадение данных в реестре, сформированном налоговым органом и представленном отделением связи, с данными списка ф.103 от 24.12.2012, на которое сослался суд первой инстанции, имеет место только в последовательности отражения принятой к отправке корреспонденции, что никак не может свидетельствовать о приёмке отделением связи к отправке корреспонденции в адрес Шайкевич И.В. Следует отметить, что второй лист реестра, представленного в материалы дела Инспекцией (т.1 л.д.31), вообще не согласуется со списком ф.103 от 24.12.2012, представленным отделением связи (т.2 л.д.49-50 оборотная сторона).

В заседании суда апелляционной инстанции представители Инспекции пояснили, что корреспонденцию, указанную во втором листе реестра от 24.12.2012, представленного отделением связи, налоговый орган действительно передавал для отправки. На вопрос суда о возможном наличии у Инспекции иных документов (реестра, почтовой квитанции, списка ф.103 и т.п.), представители Инспекции пояснили, что иных документов в налоговом органе не имеется, а отследить получателей корреспонденции по списку ф.103 от 24.12.2012, адресованной в г.Киржач, не представилось возможным.

При изложенных обстоятельствах у суда первой инстанции не имелось оснований для вывода о соблюдении Инспекцией процедуры взыскания налоговых платежей, в связи с чем решение суда подлежит отмене ввиду несоответствия выводов, изложенных в решении, обстоятельствам дела.

Поскольку налоговый орган не представил надлежащих доказательств направления в адрес Шайкевич И.В. требования об уплате налога от 18.12.2012 N 1812, решение от 23.04.2013 N 2241 о взыскании налогов, пени, штрафа за счет имущества налогоплательщика подлежит признанию недействительным, а постановление от 23.04.2013 N2211 — не подлежащим исполнению.

Нарушений норм процессуального права, являющихся в силу части 4 статьи 270 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации в любом случае основаниями для отмены судебного акта, судом первой инстанции не допущено.

В соответствии со статьёй 110 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации расходы по уплате государственной пошлины относятся на Инспекцию.

Руководствуясь статьёй 269 , пунктом 3 части 1 статьи 270 , статьёй 271 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации, арбитражный суд

решение Арбитражного суда Владимирской области от 18.10.2013 по делу N А11-3775/2013 отменить.

Решение Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы N 11 по Владимирской области от 23.04.2013 N 2241 признать недействительным. Постановление Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы N11 по Владимирской области от 23.04.2013 N2211 признать не подлежащим исполнению.

Взыскать с Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы N 11 по Владимирской области в пользу Шайкевич Инны Борисовны расходы по уплате государственной пошлины в сумме 2450 рублей.

Постановление вступает в законную силу со дня его принятия.

Постановление может быть обжаловано в Федеральный арбитражный суд Волго-Вятского округа в двухмесячный срок со дня его принятия.

www.garant.ru

Письма лично на почту ношу…

Процессам подготовки и учета документов традиционно уделяется много внимания, а вот их доставка адресату, в частности силами почтовой связи, практически не рассматривается. Между тем сложностей здесь предостаточно. Чем больше компания отправляет писем, тем актуальнее вопрос о том, как упорядочить процедуру отправки и сделать ее максимально эффективной при минимуме затрат.

В данной статье мы рассмотрим виды почтовых отправлений, порядок их учета и поиска, а также способы автоматизации процесса отправки корреспонденции по почте.

Кто должен заниматься отправкой корреспонденции?

Если объем переписки в организации достаточно большой, процесс отправки почты нуждается в централизации. Обычно эти обязанности возлагаются на секретаря или курьеру. Именно их задача – так организовать этот процесс, чтобы затрачивать на него как можно меньше времени.

Действительно, такой подход к отправке писем, когда на почту ездят сами исполнители, нерационален и подходит только для тех организаций, где объем отправлений исчисляется единицами. Недостатки такого подхода очевидны:

  • трудно отследить, действительно ли исполнитель ходил на почту;
  • чем чаще исполнитель пишет письма, тем чаще он вынужден посещать почтовое отделение, тратя свое рабочее время, а значит, и деньги работодателя, на дорогу;
  • при большом объеме работы исполнители вынуждены ходить на почту после рабочего дня, который из-за этого соответственно увеличивается.
  • Работаем с «Почтой России»

    Большинство организаций работает сегодня с «Почтой России» главным образом потому, что она предлагает наиболее выгодные тарифы на отправку, доставляет отправления в любую точку страны и может документально подтвердить получение корреспонденции адресатом, что очень важно в случае судебных разбирательств.

    Для сравнения: негосударственные почтовые экспресс-службы работают только с теми населенными пунктами, где имеют филиалы; порой могут уведомить о доставке только путем СМС-сообщения и их услуги стоят дороже.

    Работа «Почты России» строго регламентирована. Работнику, ответственному за отправку корреспонденции, желательно ознакомиться со следующими нормативными документами:

  • Федеральный закон от 17.07.1999 № 176-ФЗ «О почтовой связи» (в ред. от 06.12.2011);
  • Правила оказания услуг почтовой связи, утвержденные постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 № 221;
  • Порядок приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений, утвержденный приказом ФГУП «Почта России» от 17.05.2012 № 114-п;
  • Порядок приема, доставки и вручения внутренней посылочной почты, утвержденный приказом ФГУП «Почта России» от 24.01.2007 № 28-п;
  • Руководство по приему международных почтовых отправлений (с изменениями от 17.10.2013 на момент написания данной статьи).
  • Если объем писем не позволяет сдавать их на общих основаниях, выстаивая очередь, есть возможность заключить с почтой договор на корпоративное обслуживание. В этом случае в установленные дни в организацию будет приезжать работник почтамта и забирать подготовленные секретарем или курьером письма. При следующем визите работник почты привезет оформленные документы об отправке. Подробная информация об этой услуге размещена на сайте почты www.russianpost.ru, а также охотно предоставляется операторами горячей линии.

    Кроме регламентов, сотруднику, занимающемуся отправкой почты, могут оказаться полезными следующие телефоны:

    • горячая линия «Почты России» – 8-800-2005-888;
    • горячая линия «Почты России» в городе, в котором происходит отправка;
    • телефон главпочтамта в городе;
    • телефон почтового отделения, куда приходят письма и откуда производится отправка (это не обязательно одно и то же почтовое отделение).
    • Все документы и контакты можно найти на сайте почты или позвонив по телефону горячей линии.

      Какие бывают письма?

      Все почтовые отправления делятся на две категории: регистрируемые и нерегистрируемые. Разница между ними принципиальная: по требованию отправителя почта обязана разыскать регистрируемое отправление или предоставить информацию о месте его нахождения. След же нерегистрируемого отправления теряется в тот момент, когда отправитель опускает его в почтовый ящик. В свою очередь, зарегистрированное на почте письмо будет вручено адресату под роспись, нерегистрируемое – опущено в ящик или просто передано секретарю, и никто не докажет, что письмо было получено.

      Поэтому нерегистрируемым, или простым, письмом лучше отправлять документы, потеря которых не повлечет за собой никаких последствий юридического или финансового характера, например поздравительные открытки к праздникам. А все то, что хотя бы теоретически может стать предметом спора, настоятельно рекомендуется регистрировать на почте.

      Основной вид регистрируемой корреспонденции – заказные письма и бандероли[1]. В отличие от простых писем о поступлении заказного получатель будет извещен специальной квитанцией и получит конверт из рук работника почты, как уже говорилось, под роспись.

      Дополнить заказное отправление можно описью вложения. Это документ, описывающий количественные и стоимостные характеристики почтового отправления. Один экземпляр описи вкладывается в конверт поверх вложения в почтовое отправление, другой выдается отправителю вместе с квитанцией. Получив письмо с описью, адресат не сможет утверждать, что ему не отправили каких-либо документов.

      Наконец, особое внимание следует уделить простым уведомлениям о получении заказных писем. Уведомление представляет собой карточку, которая приклеивается к конверту. При получении письма адресат расписывается на карточке, после чего она высылается отправителю. Вернувшееся уведомление является документом, который официально подтверждает факт получения письма. Срок хранения уведомлений – 5 лет[2].

      После возврата уведомления информация о его наличии может быть зафиксирована в Журнале регистрации почтовых отправлений (см. ниже). Вряд ли нужно скрупулезно переписывать с карточки, кто и какого числа получил письмо. Если исполнителю понадобятся эти сведения, он всегда может обратиться к секретарю. Чаще всего достаточно информации о том, что письмо было получено. Сканировать уведомления имеет смысл, только если в компании внедрена система электронного документооборота (СЭД). В СЭД есть возможность «привязать» файл уведомления к информации об исходящем документе. Это очень удобно: исполнитель в любой момент может проверить, было ли письмо доставлено адресату.

      Раскладываем по полочкам

      Исполнители, которые приносят письма на отправку секретарю, помимо указания полного адреса с индексом, должны обязательно делать пометку на письме о виде отправления. Как вариант – в канцелярии можно поставить лотки с надписями: «Простые письма», «Заказные письма», «Заказные письма с уведомлением», «Заказные письма с уведомлением и описью» и т.п. Тогда исполнители в любое время смогут оставлять письма для отправки, не отвлекая работников канцелярии.

      Готовим почту к отправке

      Если есть возможность автоматизировать какой-либо процесс, не стоит ею пренебрегать. Так, если секретарь до сих пор надписывает почтовые конверты от руки, ему стоит обратить внимание на набор функций текстового редактора Microsoft Word по надписыванию конвертов, приданию им фирменного стиля, а также распечатыванию конвертов по списку рассылки. Другими словами, вместо того чтобы надписывать каждый конверт от руки, можно один раз задать в программе:

    • обратный адрес отправителя;
    • фирменный стиль конверта.
    • После того как в программу будет внесен список адресов получателей (список рассылки), останется только вложить в принтер пачку конвертов и задать команду «Печать». Описанные функции можно найти на вкладке Рассылки (Создать ® Конверты, Наклейки).

      На рис. 1 вы можете увидеть, как выглядит готовый к печати конверт, созданный в программе MS Word.

      Рис. 1

      Когда набор писем для отправки будет готов, нужно заполнить первые две графы формы 103 «Список для отправки партионных почтовых отправлений». Это требование почты касается всех организаций, если они отправляют 5 и более писем. Ответственный за отправку должен перечислить в списке все отправляемые регистрируемые письма. Остальные графы заполняет оператор почтового отделения. Список распечатывается в двух экземплярах, подписывается ответственным за отправку, после чего его подпись заверяется печатью. Один экземпляр заполненного реестра останется в почтовом отделении, второй вернется в организацию. В нем будет содержаться идентификационный код отправлений для отслеживания.

      Данная форма доступна на сайте «Почты России». Единственный недостаток: файл можно скачать только в формате .jpg, т.е. в виде картинки, поэтому форму придется воспроизвести вручную и сохранить как шаблон.

      Отслеживание писем

      Регистрируемые почтовые отправления можно отследить на сайте «Почты России». Слева на главной странице есть ссылка «Отслеживание почтовых отправлений» (рис. 2). Переходим по ней, нажав на «Подробнее», и оказываемся на нужной странице.

      Рис. 2

      Теперь необходимо ввести уникальный код (почтовый идентификатор), который присваивается каждому отправлению оператором. Найти этот код можно или в квитанции, или в списке по форме 103 (графа 3). Код состоит из 14 цифр. Введем его в поле «Почтовый идентификатор», затем в поле ниже введем пятизначный защитный код и нажмем «Найти» (рис. 3).

      Откроется таблица, позволяющая проследить путь нашего письма (Пример 1).

      Пример 1

      Информация о движении письма

      Операция

      Дата

      Место проведения операции

      Атрибут операции

      Вес (кг)

      Объявл. ценность (руб.)

      Налож. платеж (руб.)

      Адресовано

      Индекс

      Название ОПС

      Адрес

      Покинуло сортировочный центр

      Прибыло в место вручения

      Учет отправляемых писем

      Любой выход документов из организации нужно фиксировать, независимо от того, что это за документы и каков путь их выхода. Письма не являются исключением. Работнику, ответственному за отправку почты, рекомендуем учитывать каждое письмо в специальном журнале (Пример 2). Поскольку обязанность вести такой журнал не закреплена в нормативных документах и это лишь вопрос удобства и контроля, каждая компания может разработать форму журнала самостоятельно.

      Пример 2

      Журнал учета почтовых отправлений

      п/п

      Почтовая служба

      Вид письма

      Адресат

      Опись содержимого

      Исполнитель

      Дата отправки

      Номер для отслеживания

      Уведомление

      Примечание

      1

      2

      3

      4

      5

      6

      7

      8

      9

      10

      11

      12

      ул. Пушкина, д. 56, кв. 43, Москва

      Приглашение на выставку

      Чайная плантация, ООО

      ул. Кораблестроителей, д. 454, оф. 34, г. Волгоград

      Исх. № 3324-3 от 14.06.2014

      ул. 7-я Садовая, д. 33, г. Тольятти, Самарская обл.

      Исх. № 3354-2 от 15.06.2014

      ул. Школьная, д. 3, оф. 353-В, г. Иркутск

      Исх. № 3465-6 от 17.06.2014

      Возврат – получатель не явился за письмом

      Заполняем графы таблицы

      1. Порядковый номер. Графа имеет значение для формирования отчета о работе канцелярии: сразу можно увидеть, сколько писем было отправлено по каналам почтовой связи.
      2. Почтовая служба. Актуальна в том случае, если организация пользуется услугами не только «Почты России», но и экспресс-почты.
      3. Вид письма. Графа полезна в спорных случаях или когда требуется доказать, что адресат получил письмо.
      4. Адресат. В графе указываются фамилия и инициалы физического лица или наименование организации-адресата. Для удобства фильтрации рекомендуем заполнять графу, начиная с фамилии или наименования организации, например Иванов К.А. или Чайнаяплантация, ООО.
      5. Индекс. Вынесен в отдельную графу, чтобы было легче копировать и вставлять его в нужное место при создании конверта (см. ранее). Если секретарь предпочитает надписывать конверты от руки, можно писать индекс вместе с адресом.
      6. Адрес. Указывается почтовый адрес получателя.
      7. Опись содержимого. В данную графу вносится информация, особенно необходимая в тех случаях, когда с контрагентом ведется активная переписка. Позволяет не запутаться в отправлениях и точно знать, какой документ был отправлен в тот или иной день. Не нужно заполнять графу слишком подробно – достаточно лишь регистрационных данных документа, например Исх. № 4543 от 23.05.2014.
      8. Исполнитель. Указывается наименование отдела, работник которого принес письмо на отправку, или фамилия этого работника. Рекомендуем указывать отдел, т.к. это более постоянная единица в организации, чем работник.
      9. Дата отправки. Указывается день, когда письмо было передано оператору почты или опущено в почтовый ящик.
      10. Номер для отслеживания. Графа для указания кода, по которому можно проследить судьбу письма на сайте «Почты России».
      11. Уведомление. Графа для отметки о том, что вернулось уведомление о получении письма.
      12. Примечание. Традиционная графа для указания дополнительной информации (например, о возврате письма, как в Примере 2).

      Поиск по журналу

      Поскольку никаких собственноручных подписей в журнале не требуется, он ведется в электронном виде (например, в MS Excel). Цель создания этого журнала – возможность быстро найти любое письмо, отправленное компанией. Для этого нужно:

    • закрепить верхнюю строку с наименованием граф так, чтобы всегда ее видеть;
    • снабдить ее фильтром.
    • Все это значительно ускорит поиск писем в таблице.

      Чтобы верхняя строка таблицы всегда была на виду при прокрутке журнала, нужно перейти на вкладку Вид. Здесь в панели инструментов Окно выбираем команду Закрепить области, а в выпадающем меню – Закрепить верхнюю строку (рис. 4). Теперь даже если в реестре будет множество позиций, наименования граф будут закреплены вверху таблицы.

      Рис. 4

      Осталось только включить опцию фильтрации содержимого столбцов. Для этого в панели инструментов Редактирование нажмите на иконку Сортировка и фильтр, затем в выпавшем окошке – Фильтр (рис. 5).

      Рис. 5

      В нижнем правом углу наименования графы появится кнопка с изображением стрелочки – это и есть фильтр. Нажав на стрелочку определенного столбца, можно отсортировать любое из его значений. Например, нам необходимо просмотреть все письма, отправленные в ОАО «Промрегионгаз». Нажимаем на стрелочку — и видим весь список адресатов, внесенных в реестр. Убираем галочку из значения «Выделить все» и ставим ее в чекбокс напротив ОАО «Промрегионгаз». Щелкаем кнопку ОК и видим все письма, отправленные в эту организацию (рис. 6).

      Рис. 6

      Если письмо было отправлено кому-то лишь единожды, проще будет нажать сочетание клавиш Ctrl + F, чтобы вывести строку поиска, ввести в нее информацию (фамилию, наименование, город и т.п.) и нажать Найти далее (рис. 7). Программа найдет и выделит нужную ячейку.

      Рис. 7

      Регламентирование отправки документов по почте

      Правила отправки документов посредством почтовой связи могут быть как частью инструкции по делопроизводству, так и самостоятельным документом. По своему усмотрению организация может дополнить их порядком отправки документов экспресс-почтой. Приведем фрагмент инструкции по делопроизводству, в котором изложен порядок отправки писем по почте (Пример 3).

      Пример 3

      Фрагмент инструкции по делопроизводству

      «Правила отправки документов экспресс-почтой»

      7. ОТПРАВКА ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ ПОЧТОВОЙ СВЯЗЬЮ

      7.1. Отправку документов почтовой связью (в том числе экспресс-почтой) осуществляет Канцелярия.

      7.2. Прием писем для отправки осуществляется ежедневно, кроме выходных и праздничных дней, с 9:00 до 13:00 и с 14:00 до 18:00 (в сокращенные и предпраздничные дни –тдо 17:00).

      7.3. Перед отправкой документов исполнитель обязан проверить наличие всех страниц документа и правильность их расположения, оформления и адресования, наличие подписей, виз, приложений, регистрационных данных, ссылки на номер и дату запроса (если дается ответ на запрос). К документу прикладывается адрес отправки, включая почтовый индекс, и делается пометка о виде почтового отправления: простое письмо, заказное письмо, заказное письмо с простым уведомлением, заказное письмо с описью вложения, экспресс-почта и т.п. Если указанная информация отсутствует, корреспонденция возвращается исполнителю. Неправильно оформленная корреспонденция и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимается и возвращается исполнителю.

      7.4. Отправка документов по почте осуществляется два раза в неделю: в понедельник и четверг в 15:00. Срочную корреспонденцию исполнитель может отправить самостоятельно. Корреспонденция, поступившая в Канцелярию после 15:00 в понедельник и четверг, отправляется в день следующей отправки.

      7.5. Отправка документов экспресс-почтой производится в день получения отправления Канцелярией или на следующий рабочий день, если отправление было получено после 15:00 (после 14:00 в сокращенные рабочие дни).

      7.6. При получении документов для отправки специалист Канцелярии проверяет наличие подписей, исходящих номеров, а также приложений, указанных в основном или сопроводительном документе.

      7.7. Принятая к отправке корреспонденция вносится в Журнал почтовых отправлений (Приложение 5), после чего конвертируется.

      7.8. Законвертованная корреспонденция вносится в Список для отправки партионных почтовых отправлений (Приложение 6). Список распечатывается в двух экземплярах и подписывается работником Канцелярии, ответственным за отправку корреспонденции. Подпись заверяется печатью «Для документов». Графы заполняет оператор почты. Один экземпляр списка возвращается в Канцелярию и помещается в дело.

      7.9. После получения уведомления о доставке корреспонденции работник Канцелярии ставит отметку в графу 11 Журнала регистрации почтовых отправлений и подшивает уведомление в дело.

      Мы рассмотрели основные составляющие процесса отправки документов по почте. Надеемся, что эта информация поможет вам более оптимально выстроить свою работу.

      [1]Если речь идет об отправке документов, то письмо отличается от бандероли только весом. Так, договор на двух листах будет отправлен письмом, а такой же договор на пятнадцати листах – бандеролью. Далее в рамках статьи мы будем называть все почтовые отправления письмами.

      [2]Статья 258 «г» Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

      Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

      www.profiz.ru

      Это интересно:

      • Договор купле продажи котенка Договор купли-продажи племенного животного (для ознакомления - образец!) ДОГОВОР ПРОДАЖИ КОТЕНКА Заводчик Мейн кунов Я _________________ фамилия, имя, отчество покупателя _______________ ____________________ Прожив. по адресу ________________ город, улица, дом, […]
      • Греческие юристы Блог - бесплатная юридическая консультация Юристы древней греции Вас приветствует бесплатная юридическая консультация Наши юристы и адвокаты специализируется на следующих областях права: Семейные споры , помошь адвоката, расторжение брака , споры со страховщиками, помощь […]
      • Право на объект оценки по наследству Оценка объектов авторского права для целей вступления в права наследства Оценка объектов авторского права от 12 000 руб! Акция проходит до конца текущего месяца . Подробности у менеджера.Звоните: +7 (495) 54-54-857 Оценка объектов авторского права для целей вступления […]
      • Правила рпа Приемная кампания и правила приема на 2016/2017 учебный год В 2016/2017 учебном году Институт осуществляет набор абитуриентовдля обучения по направлениям подготовки и специальностям высшего образования: Направление подготовки 40.03.01 «Юриспруденция» Квалификация – […]
      • Заявление при уходе из садика При увольнении из детского сада воспитателя грозятся выгнать и детей… Вопрос: У нас вот такая проблема: 10.08.08 в г. Химки (у нас во дворе, ул. М. Рубцовой, д. 4) открылся новый детский сад № 14. Старший ребенок стоит на очереди за путевкой с 07.04.08. Чт0бы ребенка взяли […]
      • Как получить страховку при дтп росгосстрах Росгосстрах выплаты по ОСАГО Следующая статья: КАСКО Согаз Компания «Росгосстрах» на сегодняшний день является одной из самых крупных. Страховые выплаты по ОСАГО во многих городах достигают нескольких сотен миллионов рублей. Это говорит о надежности рассматриваемой […]
      • Заявление как пишется слово Заявление как пишется слово Прошу принять меня на должность начальника бюро корреспонденции. В 1979 году я окончила Московский государственный историко-архивный институт. До октября 1991 г. работала в Научно-исследовательском институте документоведения и архивного дела […]
      • Почему важно жить по правилам § I. Что значит жить по правилам. - 1. Подбери 2-3 синонима к слову «правила». Объясни смысл, объединяющий эти слова. Правило — требование для исполнения неких условий (норма на поведение) всеми участниками какого-либо действия (игры, правописания, судебного процесса, […]