Что такое приказы по ахо

| | 0 Comment

Должностная инструкция администратора АХО

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Назначение на должность и увольнение Администратора Административно-хозяйственного отдела Управления материально-технической поддержки осуществляется приказом Генерального директора ООО «ААА» (далее по тексту – Общество).

1.2. Основной задачей Администратора является обеспечение деятельности сотрудников Общества.

1.3. Администратор подчиняется непосредственно Начальнику Административно-хозяйственного отдела, а в его отсутствие – Первому заместителю Генерального директора Общества.

1.4. На время отсутствия Администратора (командировка, отпуск, болезнь и т.п.) права и обязанности администратора переходят к исполняющему обязанности Администратора, который назначается приказом Генерального директора.

1.5. Администратор должен знать:

§ постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся работы Общества;

§ структуру управления, права и обязанности работников и режим их работы;

§ правила и методы организации обслуживания посетителей;

§ виды оказываемых услуг;

§ основы экономики, организации труда и управления;

§ основы маркетинга и организации рекламы;

§ планировку и порядок оформления помещений;

§ основы эстетики и социальной психологии;

§ законодательство о труде;

§ правила и нормы охраны труда.

1.6. В своей деятельности Администратор руководствуется:

— Приказами, распоряжениями руководства Общества;

— правила внутреннего трудового распорядка Общества;

— Настоящей должностной инструкцией.

1.7.На должность Администратора назначаются лица, имеющие среднее (полное) образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

На Администратора возлагаются следующие функции:

2.1. обеспечение хозяйственной деятельности Общества;

2.2. контроль за рациональным расходованием материалов и средств;

2.3. ведение учета в рамках своей компетенции и предоставление установленных форм отчетности.

3.1. обеспечивает контроль за сохранностью материальных ценностей;

3.2. принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций;

3.3. рассматривает претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием клиентов Общества сотрудниками Общества, проводит необходимые организационно-технические мероприятия;

3.4. осуществляет контроль за соответствующим оформлением помещений, следит за размещением, обновлением и состоянием рекламы внутри помещения и на здании;

3.5. обеспечивает чистоту и порядок в помещении и на прилегающей к нему или зданию территории;

3.6. контролирует соблюдение подчиненными работниками трудовой дисциплины, правил и норм охраны труда;

3.7. информирует руководство об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимаемых мерах по их ликвидации;

3.8. следит за чистотой и порядком в офисе, контролирует исправность технических средств и оборудования, осуществляя с этой целью взаимодействие со службами арендодателя;

3.9. производит закупку офисной мебели, оборудования канцелярских и хозяйственных товаров;

3.10. организовывает и контролирует работу уборщицы;

3.11. организовывает поздравления сотрудников, партнеров и клиентов Общества с праздничными датами и в других необходимых случаях;

3.12. осуществляет взаимодействие с арендодателем по вопросам коммунального обслуживания арендуемых площадей;

3.13. организует своевременный ремонт оборудования;

3.14. получает и хранит канцелярские принадлежности, необходимые хозяйственные материалы, оборудование и инвентарь, обеспечивает ими структурные подразделения Общества;

3.15. составляет установленную отчетность;

3.16. организует питание работников во время обеденного перерыва.

Администратор имеет право:

4.1. запрашивать от структурных подразделений Общества необходимые сведения о состоянии оборудования, наличия и расходования материалов;

4.2. вносить на рассмотрение руководства предложения, направленные на улучшение его работы;

4.3. требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей;

4.4. принимать решения в рамках своей компетенции.

Администратор Административно-хозяйственного отдела несет ответственность за:

5.1. своевременность приобретения необходимых в работе Общества материалов;

5.2. сохранность документации;

5.3. правильность составления и своевременность предоставления отчетов Начальнику Административно-хозяйственного отдела;

5.4. разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну Общества и иных сведений, ставших известными в ходе работы;

5.5. сохранность имущества, предоставляемого ему Обществом для осуществления своих функций;

5.6. невыполнение требований настоящей инструкции.

VI. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ ПО ДОЛЖНОСТИ

Администратор в рамках исполнения данной инструкции взаимодействует с:

6.1. Начальником Административно-хозяйственного отдела — по вопросам, входящим в его компетенцию, но требующих согласования с вышестоящим руководителем;

6.2. всеми структурными подразделениями Общества по вопросам получения:

§ заявок на обеспечение мебелью, хозяйственным инвентарем, средствами механизации управленческого труда, оборудованием, канцелярскими принадлежностями и т.п.;

§ отчетов об использовании материальных ресурсов;

§ заявок на хозяйственное обслуживание проводимых совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий;

§ заявок на проведение ремонтных работ;

§ заявок на организацию питания работников во время обеденных перерывов.

6.3. всеми структурными подразделениями по вопросам представления:

§ материальных ресурсов (мебели, хозяйственных материалов, оборудования, инвентаря и т.п.) по заявкам структурных подразделений;

6.4. Управлением учета и отчетности по вопросам получения:

§ данных учета имущества, обязательств и хозяйственных операций, поступающих основных средств и товарно-материальных ценностей;

§ сведений о движении материальных средств;

6.5. Управлением учета и отчетности по вопросам представления:

§ заключений по соблюдению лимитов на отпуск материальных ресурсов и их расходованием в структурных подразделениях Общества по прямому назначению;

§ предложений по реализации излишнего оборудования и т.п.;

§ данных учета движения материальных ресурсов на складах Общества;

§ смет расходов на содержание зданий и помещений, в которых расположены структурные подразделения Общества, включая оборудование (лифты, освещение, системы отопления, вентиляции и др.);

§ смет расходов на приобретение мебели, хозяйственных материалов, оборудования, инвентаря, и т.д.

6.6. Юридическим управлением по вопросам получения:

§ консультаций по правовым вопросам;

§ разъяснений действующего законодательства;

§ заключений о соответствии действующему законодательству представленных на правовую экспертизу документов.

6.7. Юридическим управлением по вопросам представления:

§ документов на правовую экспертизу и для визирования;

§ запросов по правовым вопросам.

6.8. Секретарем-референтом – передает документы на тиражирование и отправку, получает документы, поступившие в его адрес.

VII. ОЦЕНКА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

7.1. Основными критериями оценки деятельности Администратора являются своевременность и правильность исполнения поручений и требований настоящей Инструкции.

VII. ПОРЯДОК ПЕРЕСМОТРА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

8.1. Настоящая инструкция может быть пересмотрена в случаях:

· изменения структуры Общества;

· изменения функций Административно-хозяйственного отдела;

www.hr-portal.ru

Образец приказа по основной деятельности

В отдельных ситуациях, которые являются наиболее сложными, может происходить создание дополнительных комиссий, членами которых являются представители нескольких отделов.

Нередко у специалистов в сфере делопроизводства появляются сложности касательно того, куда отнести этот документ – к локальным актам или к бумагам по личному составу. Ключевой принцип функционирования является следующим: если документация способствует регулированию трудовых отношений между фирмой и конкретными сотрудниками, то можно отнести документ к личному составу.

Если речь ведется о компании в целом, то это нормативный акт об основной деятельности компании, даже если в нем названы ответственные лица и имеются персональные поручения для определенных сотрудников.

Рассмотрим несколько разновидностей приказов по основной деятельности, к перечню относятся следующие распорядительные бумаги о:

  • вступлении руководителя в должность;
  • наделении правом подписи;
  • утверждении штатного расписания рабочего времени;
  • обеспечении защиты и охраны конфиденциальных материалов;
  • графике работы по выходным и некоторым предпраздничным дням.
  • Это далеко не весь список распоряжений, существующих в рамках деятельности предприятий в настоящее время. Но есть несколько иных признаков классификации, которые применяются на практике достаточно часто.

    По функциональному назначению:

  • по вопросам ежедневной работы организации – об утверждении нормативно-правовой документации, о формировании структурных элементов, о подготовке рабочих мест;
  • по задачам, возникающим внезапно – об организации ликвидационных вопросов, по итогам внеплановых проверок, об отстранении сотрудников от рабочей деятельности;
  • Как оформляется

    Закрепление набора требований относительно ряда документации, отнесенных к категории организационно-распорядительных моментов, наблюдается в государственном стандарте ГОСТ Р 6.30-2003.

  • наименование документа;
  • регистрационный номер, дата, в которую происходит составление;
  • тема распоряжения;
  • текст приказной бумаги;
  • Изданные на предприятии документы подлежат обязательному процессу регистрации в целях дальнейшего ведения учетных мероприятий. Что касается локальной документации, то она не только должна быть утверждена руководящим звеном, но и иметь собственный номер, под которым вносится информация в журнал, специально предназначенный для подобных целей.

    В целях регистрации документа применяется специализированный журнал. Что касается законодательного уровня, он не содержит каких-либо прописанных требований к данному документу. Его смысл состоит в обеспечении возможности фиксации определенных данных:

  • название и краткая структура;
  • данные об ответственных лицах;
  • Что касается подготовительных мероприятий по формированию приказа, то они осуществляются в несколько стадий, и вот основные из них:

    1. Изучение существа вопроса, обеспечение сбора необходимого набора сведений. Это нужно для того, чтобы создать мощную базу для дальнейшего формирования приказа.
    2. Подготовка проекта. Составляется «скелет», прописывается текст, разъясняется и определяется основная суть документа.
    3. Согласование. Происходит обсуждение бумаги с представителями отдельных звеньев организации.
    4. Подписание бумаги со стороны руководителя. Руководитель подписывает документ, и это значит, что с данного момента он вступает в силу и начинает действовать.
    5. Таким образом, составление документа – простой, но длительный процесс, который требует определенного количества времени и внимания.

      Из каких частей состоит

      1. Распорядительный элемент. Здесь речь идет непосредственно о поручениях. Она начинается со слова «Приказываю», которое указывается прописными буквами в отдельной строке, начинающейся от границы левого поля.
      2. Данная часть подразделяется на пункты, их нумерация осуществляется посредством арабских цифр. Каждый из элементов структуры должен давать четкий ответ на ключевые вопросы «зачем?», «что?», «кому?», «как?», «когда?», «почему?». Если все эти ответы будут даны, приказ можно считать действительным и актуальным.

        Основные реквизиты

        Оформление приказной бумаги производится на специальном бланке, традиционно этот документ включает в себя определенный набор реквизитов:

      3. переменные данные включают в себя такие основные материалы, как дата, номер регистрационного значения, место формирования, название, текстовая часть, приложения, подпись, визы.
      4. Для чего создается

        Образец документа

      5. Далее пишется, что это ПРИКАЗ – заглавными буквами посередине следующей строки. Слева под этим словом проставляется дата, а на следующей строке по центру – название города, в котором он составляется.
      6. Следующий пункт – название приказа, которое начинается с предлога «о» или «об». Строкой ниже пишется, что «в целях совершенствования документооборота» или «для повышения эффективности труда», а затем с новой строки заглавными буквами прописывается слово «ПРИКАЗЫВАЮ».
      7. Далее отмечается действие, которое необходимо совершить персоналу по распоряжению составителя. Например, разработать проект новой инструкции, создать новое штатное расписание, опробовать внедрение новых технологий производства и так далее. До этого обязательно указывается имя работника или имена группы работников, которым поручается проведение данного мероприятия.
      8. Таким образом, документ имеет достаточно простую структуру, поэтому составляется достаточно быстро и просто. Это лишь классический образец, и поскольку унифицированной формы бумаги не существует, в разных компаниях могут составляться другие разновидности приказов.

        Особенности для административно-хозяйственного отдела

        На самом деле, точный ответ может дать только организация, ведь подобные мероприятия происходят строго в соответствии с ее решением. Тем не менее, делать это желательно, ведь приказные документы по Основной деятельности хранятся на постоянной основе, а приказы для административно-хозяйственного отдела действуют всего 5 лет.

        Приказной документ представляет собой правовой акт, который издается со стороны руководителя управленческого органа, действующий в целях решения любых оперативных задач, которые перед ним стоят. Подготовка этих бумаг осуществляется на основании поручения генерального руководителя в адрес руководителя отдельных подразделений.

        Так как задачи могут носить основной и оперативный характер, то приказные документы такого направления могут классифицироваться по двум типам:

      9. основной деятельности, которые издаются в рамках исполнения основных организационных и стратегических задач;
      10. административной и организационной работе – такие приказы относятся непосредственно к оперативным и хозяйственным вопросам.
      11. Виды и формы

      12. возложении на главного начальника определенных обязанностей;
      13. назначении временного руководителя, который будет занимать должность в течение определенного кратковременного периода;
      14. назначении ответственного лица за операции по хранению, учету, выдаче трудовых книг;
      15. формировании подразделения, которое будет функционировать обособленно;
      16. вводе в действие новой редакции инструктажа и внутренних правил;
      17. вариантах выдачи сотрудникам трудовых книг;
      18. применении сотовой связи;
      19. факте утверждения перечня материально ответственных сотрудников;
      20. формировании соглашений, связанных с полной материальной ответственностью;
      21. по кадровому составу – об основных задачах, связанных с управленческой деятельностью и менеджментом, о распределении обязательств между сотрудниками.
      22. В рамках этой бумаги указывается состав реквизитов, а также требования к их оформлению. Здесь же размещены и схемы расположения основных реквизитов. Тело документа обычно содержит несколько пунктов:

      23. название компании;
      24. место, в котором будет стоять подпись ответственного лица, а также указание его инициалов и должности;
      25. отметка об исполнителе.
      26. В случае приложения к приказу вспомогательной документации этот факт констатируется в рамках текста.

        Реестр изданных приказов и журнал

        Если на предприятии имеется разделение распоряжений на определенные категории, лучше сразу обеспечить им отдельную регистрацию и хранение. Это позволит избежать дополнительной затраты усилий на проведение классификации бумаг согласно срокам их действия.

        • номер регистрации;
        • дата, в которую документ был подписан;
        • исполнительские отметки;
        • примечания.
        • Инструкция по созданию и отправке на согласование приказа по основной деятельности представлена ниже.

          В классическом представлении текст приказа включает в себя в основном два структурных элемента:

        • Констатирующая часть. Здесь происходит обоснование распорядительных мероприятий. В качестве основного объяснения может выступать необходимость реализации поставленных целей, а также определенные нормативные акты. Если действия, которые осуществляются, не нуждаются в каком-либо пояснении, распорядительная часть может быть опущена.
        • постоянные элементы единого бланка – эмблема, название фирмы, описание типа документации;
        • Это основа, которую должен знать любой специалист, принимающийся за составление этой уникальной бумаги.

          Приказ по основной деятельности выступает в качестве основного и неотъемлемого элемента любой организационно-распорядительной документации. Ни одна компания не в состоянии обойтись без этой бумаги. Ведь в первую очередь она выступает в качестве эффективного метода обозначения задач, а во вторую – является мощным способом контроля.

          Документ составляется логично и последовательно, важно, чтобы в него был включен каждый нужный пункт во избежание возникновения лишних вопросов. Мы рассмотрим образец самого простого приказного документа, который может встречаться на практике и используется достаточно часто.

        • Организационно-правовая форма предприятия указывается сверху посередине, а затем следует описание названия компании.
        • Далее следует подпись и указание должности составителя, например – генеральный директор, начальный управления, старший менеджер и так далее.

      Административно-хозяйственный отдел является важным структурным звеном в любой организации. В рамках ведения коммерческой и хозяйственной деятельности у специалистов возникает несколько основных вопросов. Например, один из них заключается в том, есть ли необходимость регистрации АХО и основной деятельности по отдельности.

      Хранение, нумерация, ответственность

      Правильное хранение документации в течение нужного времени – залог успеха развития фирмы. Сначала информация лежит на предприятии «под рукой» у ответственного сотрудника, а спустя определенное время она отправляется в архив, где подлежит хранения 75 лет.

      Такой длительный срок связан с особой ценностью этой бумаги для масштаба деятельности компании. Страницы распоряжения подлежат нумерации, как и в любом другом документе. Ответственность за сохранность бумаги и за указание в ней тех или иных данных возложена на генерального директора фирмы, а также на высших специалистов отдельных подразделений.

      Сроки хранения и учет кадровых приказов есть на данном видео.

      znaybiz.ru

      Это интересно:

      • Отработка 2 недели при увольнении 2018 год Срок отработки при увольнении по собственному желанию Трудовое законодательство не позволяет просто взять и уйти с работы. О своем желании расторгнуть трудовой договор работник должен предупредить руководство заранее. Для чего нужно такое предупреждение и сколько […]
      • Закон рф о гражданской обороне с изменениями ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН N 28-ФЗ от 12.02.1998 г. О ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЕ См. графическую копию официальной публикации Федеральный закон от 12 февраля 1998 г. N 28-ФЗ "О гражданской обороне" (с изменениями от 9 октября 2002 г., 19 июня, 22 августа 2004 г., 19 июня 2007 г., 25 […]
      • Имеют ли право задержать за неоплаченный штраф Имеет ли право ГИБДД проверять и задерживать за неоплаченные штрафы? Добрый день. Законно ли то, что сотрудники ГИБДД останавливают для проверки автомобиль и затем смотрят по базам данных, числятся ли за этим водителем какие-либо неоплаченные штрафы? И когда выясняют, что […]
      • П 2 ст 211 федерального закона Комментарии к СТ 211 ТК РФ Статья 211 ТК РФ. Государственные нормативные требования охраны труда 1. Действующая в Российской Федерации система правовых актов, содержащих государственные нормативные требования охраны труда, основана на нормах Конституции РФ. Эти требования […]
      • Приказ о фиксированном размере Приказ Федеральной таможенной службы от 21 февраля 2012 г. N 302 "Об установлении фиксированных сумм обеспечения уплаты таможенных пошлин, налогов в отношении подакцизных товаров" Приказ Федеральной таможенной службы от 21 февраля 2012 г. N 302"Об установлении […]
      • Закон о судебной экспертизы Федеральный закон от 31 мая 2001 г. N 73-ФЗ "О государственной судебно-экспертной деятельности в Российской Федерации" (с изменениями и дополнениями) Федеральный закон от 31 мая 2001 г. N 73-ФЗ"О государственной судебно-экспертной деятельности в Российской Федерации" С […]
      • Приказ 544 по плану графику Приказ Министерства экономического развития РФ и Федерального казначейства от 20 сентября 2013 г. № 544/18н “Об особенностях размещения на официальном сайте Российской Федерации в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» для размещения информации о размещении […]
      • Закон об исполнительном производстве россии Закон «Об исполнительном производстве» Закон об исполнительном производстве регулирует правовые отношения граждан РФ. ФЗ-229 предусматривает порядок возврата денежных средств должниками. Описываются меры исполнения судебных предписаний в принудительном порядке. В ФЗ-229 […]