Приказы по кадрам хранение

| | 0 Comment

Приказы по личному составу: сроки хранения

Один из основных вопросов, рано или поздно возникающих перед секретарем касается приказов по личному составу. В данном материале мы подробно расскажем о том, каким образом и сколько следует хранить данную документацию.

Из статьи вы узнаете:

Классификатор приказов

В каждой организации в процессе ее деятельности возникает ряд документов, которые регламентируют всю работу. Основными документами каждой компании являются распорядительная документация, к числу которой относятся приказы по личному составу, срок хранения которых заметно отличается от прочих. Чтобы иметь представление о правильном определении сроков хранения, рекомендуем обратить внимание на классификатор.

Следует помнить, что в процессе деятельности в каждой компании создаются приказы трех видов:

  • основные;
  • по личному составу;
  • по административно-хозяйственной деятельности.
  • Первая категория имеет постоянный срок хранения, третья – 5 лет. При этом, если 1 и 3 категории имеют строго обозначенные сроки, то вторая категория подлежит грамотному определению принадлежности приказов.

    Классификатор приказов представляет собой упорядоченный перечень заголовков приказов, которые издаются в каждой компании. Проще говоря, данный перечень содержит информацию об индексах документации, лицах, визирующих документы и о сроках хранения. Наличие данного перечня позволяет существенно снизить количество ошибок, а также легче определять сроки хранения приказов по личному составу. Его присутствие в делопроизводстве компании значительно упрощает поиск необходимой документации и даже, в какой-то мере, регламентирует порядок подписания и регистрации. Кроме того, его можно с успехом использовать для дальнейшего создания справочника в системе электронного документооборота.

    Срок хранения приказов по личному составу

    Известно, что различные документы имеют свои сроки хранения. При этом сроки хранения приказов значительно варьируются, в зависимости от вида деятельности. К примеру, на вопрос, сколько хранятся приказы по основной деятельности, ответ всегда неизменен – постоянно. Это связано с тем, что документы основной деятельности могут потребоваться в любое время, поэтому и хранить их следует особо внимательно и бережно. Как правило, данная документация в архиве хранится отдельно, а на делах ставится соответствующая отметка о постоянном сроке хранения.

    Срок хранения приказов по основной деятельности является неизменным. Данная документация подлежит хранению даже в случае ликвидации организации и передается в муниципальный или государственный архив.

    Срок хранения приказов по личному составу может быть разным, в зависимости от содержания самого документа. Чтобы выяснить, сколько лет хранятся приказы по личному составу, рекомендуем обратить внимание на таблицу, приведенную ниже.

    Для начала следует сказать о том, что срок хранения приказов зависит, в первую очередь, от основательности его содержания. Понятно, что приказ о приеме на работу будет иметь более значимый характер, нежели приказ о командировке. Также срок хранения приказа о приеме на работу любого сотрудника (от директора до уборщика) является фиксированным. По этой причине более значимые приказы по личному составу хранятся в течение 75 лет. Более простые приказы подлежат 5-летнему помещению на хранение.

    Для удобства мы подготовили таблицу, из которой вы сможете понять, сколько хранятся приказы по личному составу.

    www.sekretariat.ru

    Срок хранения приказов на отпуск

    Срок хранения приказов на отпуск определяется законодательно. Читайте о тонкостях ведения архивов таких документов, а также о правилах их уничтожения

    Читайте в нашей статье:

    Срок хранения приказов о предоставлении ежегодных отпусков

    Срок хранения приказов на отпуск отличается в зависимости от вида отдыха и регулируется Федеральным законом от 02.03.2016 No 43-ФЗ.

    Приказы о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска хранятся пять лет, как и приказы на учебный отпуск: Срок хранения приказов о переносе очередного оплачиваемого отпуска и отзыве из него — также не более пяти лет.

    Сколько хранятся приказы на отпуск особых видов

    Значительно дольше работодателям РФ по нормам, действующим в 2018 году, нельзя избавляться от приказов, касающихся отпусков с особыми условиями.

    Законом установлен срок хранения в 75 лет для приказов на следующие виды отпусков:

  • для работающих в опасных условиях
  • по уходу за ребенком
  • без сохранения содержания (заработной платы)
  • Причина в том, что продолжительность и оплата этих видов отдыха напрямую влияют на срок трудового стажа и размер пенсионных начислений сотрудников.

    Порядок хранения приказов на отпуск

    Помимо общих правил безопасности работы с документами, содержащими персональные данные, условия хранения приказов на отпуск не регламентируются законом. Здесь действуют только практические рекомендации. Поэтому система организуется максимально удобно для самих кадровиков и руководителя.

    Необходимо учесть, что бумаги могут в любой момент понадобиться проверяющей структуре или работникам для справочных сведений. Для документов разного срока хранения, приказов на отпуска в том числе, стоит выделить отдельные папки или ячейки. Подразделять ли приказы на более специализированные группы, кадровые работники решают, в зависимости от объема делопроизводства организации.

    В приватном разговоре с инспекторами мы узнали, где они будут «копать», когда компанию нужно оштрафовать, а явного повода нет. Готовьтесь к тому, что искать будут, – планы по штрафам планируют повысить.

    При регистрации приказы на отпуска нумеруются в хронологическом порядке, согласно тому способу, который выработан в конкретной организации и удобен для отдела кадров.

    Например, для приказов по личному составу часто применяется комбинированная цифровая и буквенная нумерация. Разработанную систему регистрации компания может закрепить для исполнения внутренним актом.

    Оригиналы приказов по личному составу длительного хранения, в том числе приказов на отпуск с особыми условиями, аккуратно подшиваются в дела. Фактически после этого они готовы к дальнейшей передаче в архив. Каждое дело нужно внести при этом в номенклатуру дел организации.

    Приказы по личному составу, в том числе на предоставление отпусков, и основания к ним лучше хранить отдельно. Перед помещением в архив организации основания к приказам – заявления работников, докладные и служебные записки, представления, акты, копии документов и пр., — подшиваются к личному делу работника.

    Когда временный срок хранения приказов по отпускам в организации подходит к концу, экспертная комиссия, утвержденная руководством, производит экспертизу ценности бумаг. После чего приказы с истекшим сроком хранения могут быть уничтожены согласно акту ЭК либо приказу руководителя.

    www.pro-personal.ru

    Хранение кадровых документов в организации 2018

    Статьи по теме

    Все организации обязаны обеспечить надлежащее хранение кадровых документов. При этом важно соблюдать установленные сроки хранения кадровой документации в организации. Как это правильно и функционально организовать, расскажем в данной статье.

    По закону, все работодатели должны обеспечить надлежащее хранение кадровой документации (ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», далее – Закон об архивном деле). Для этих целей формируются дела.

    Порядок формирования дел для хранения документов в организации

    Кадровая документация формируется в дела, как правила, с наступлением нового календарного года в соответствии с утвержденной в организации номенклатурой дел. Такое формирование ведется в целях обеспечения быстрого поиска документов и подготовки их к архивному хранению.

    При формировании дел кадровая служба руководствуется Основными правилами работы архивов организации (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) и Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документации архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).

    На сегодняшний день эти два нормативных акта являются действующими. Однако они не являются нормативными актами, обязательными для исполнения, а носят лишь рекомендательный характер.

    Основные правила формирования дел для организации хранения документов

    Существует несколько правил формирования дел кадровой документации

    Правило 1. Кадровые документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел организации.

    Правило 2. Ведение дела начинается с момента подшивки в него даже одного документа.

    Правило 3. Оформляется обложки дела.

    На обложке указываются следующие реквизиты:

  • полное наименование организации;
  • полное наименование структурного подразделения;
  • номер дела;
  • заголовок дела;
  • срок хранение документов.
  • Правило 4. В дело подшиваются только исполненные и оформленные документы.

    Правило 5. В дело подшивается только один подлинный экземпляр документа, за исключением ряда случаев.

    Правило 6. В дело подшиваются документы, изданные в одном календарном году.

    Правило 7. В деле должно быть не более 250 листов, а его толщина не должна превышать 4 сантиметров.

    Правила группировки документов в дела

    Сроки хранения кадровых документов в организации

    С 13 марта 2016 года изменен срок хранения документации по личному составу. Теперь период хранения такой документации составляет 50 лет, вместо 75 лет.

    Изменения распространяются на все архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем (ст. 3 Закона об архивном деле).

    Документацию по личному составу условно можно разделить на четыре группы:

    Группа 1. Документы, связанные с комплектованием штата организации.

    Например: трудовой договор (контракт), приказы (распоряжения) о приеме на работу, о назначении на должность, личная карточка работника и т.д.;

    Группа 2. Документация, связанные с перемещение работников в период трудовой деятельности.

    Среди них: соглашения, приказы (распоряжения) о переводе на другую работу, о совмещении профессий (должностей), об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника и т.д.;

    Группа 3. Документы, связанные с отношением работников к трудовой деятельности.

    В частности, приказы (распоряжения) о поощрении, об установлении надбавки к должностному окладу и т.д.;

    Группа 4. Документация, связанные с прекращением трудовых отношений.

    Как правило, это приказы (распоряжения) о расторжении трудового договора.

    Еще одно принципиальное нововведение: исчисление нового срока хранения начинается со дня создания документов, а не с даты увольнения работника, как было раньше.

    Однако новые положения применяются не ко всем документам организации. Касаются они лишь той документации по личному составу, которая создана начиная с 2003 г. Для более ранних документов сохраняется требование о хранении не менее 75 лет (пп. 1, 2 ст. 22.1 Закона № 43-ФЗ).

    документации по личному составу, образовавшихся в связи с прохождением гражданами федеральной государственной службы, срок хранения составляет 75 лет после прекращения службы: военной, в органах внутренних дел, Следственном комитете и др. (п. 3 ст. 22.1 Закона № 43-ФЗ).

    Формирование дела с приказами по личному составу

    При формировании дел с приказами по личному составу учитываются сроки хранения кадровых документов в организациях:

  • 50 (75) лет (о них мы говорили в предыдущем разделе);
  • 5 лет (приказы об очередных и учебных отпусках, наложении дисциплинарного взыскания, краткосрочных внутрироссийских командировках).
  • По этой причине формируется два разных дела: приказы по личному составу со сроком хранение 50 (75) лет и приказы по личному составу со сроком хранения 5 лет.

    Внутри дела приказы подшиваются по номерам и датам. Если количество подшитых листов в деле превышает 250, то дело делится на тома (например, том 1, том 2 и т.д.).

    Если в организации издается большое количество приказов, то их можно подшивать в разные дела (например, приказы о приеме на работу, приказы о переводе, приказы об увольнении и т.д.).

    Формирование дела с личными карточками работников для организации хранения документов

    Личные карточки оформляются при трудоустройстве работников и ведутся в течение всего периода их трудовой деятельности

    Как правило, такие документы хранятся в виде картотеки, разделены по структурным подразделениям, а внутри разделов – по алфавиту.

    После увольнения сотрудника его личная карточка перемещается в дело «Личные карточки уволенных работников».

    Формирование дела с договорными документами для организации хранения

    Если в организации ведутся личные дела сотрудников, то трудовые договора и соглашения включаются в их состав. В противном случае такая документация формируются в отдельное дело «Трудовые договоры, соглашения с работниками».

    После увольнения сотрудника трудовой договор (соглашения) изымается из дела и в алфавитном порядке подшивается в другое дело «Трудовые договоры уволенных работников».

    Правила архивирования документов в организации

    Как правило, хранение кадровых документов осуществляется с целью удовлетворения социально – правовых запросов экс-работников.

    Так, выделяют две стадии хранения кадровых документов:

    Стадия 1. Текущее хранение (хранение в делопроизводстве).

    Стадия 2. Архивное хранение (хранение в архиве).

    Если в организации нет архивного помещения, то хранение документов в двух стадиях осуществляется в кадровой службе.

    Правила хранения документов в архивах организации

    В целях обеспечения сохранности и целостности кадровых документов необходимо соблюдать определенный режим хранения:

    • помещение должно быть оборудовано специальными шкафами или сейфами, которые будут надежно запереться и опечатываться;
    • дела целесообразно размещать на полках в соответствии с номенклатурой дел;
    • место хранения документов в помещении кадровой службы необходимо отделить от той части кабинета, где осуществляется работы с посетителями.
    • Правила уничтожения документов в организации

      После того, как срок хранения документов истек, либо они потеряли практические значение, документация подлежит уничтожению. Для этих целей проводится экспертиза ценности документов и на ее основании составляется акт. В него, как правило, переносится информация с обложек дел, отобранных к уничтожению. Подписывается акт сотрудником, проводившим экспертизу, и на нем ставится отметка о согласовании с экспертной комиссией организации. Утверждается акт руководителем организации.

      Архивное хранение кадровых документов организации

      Передача кадровых документов в архив осуществляется на основании экспертизы их ценности. Как правило, в архив передается оригинальная документация с долговременным (свыше 10 лет) и постоянным сроком хранения. В исключительных случаях в архиве могут храниться заверенные копии документов. Документы принимаются к архивному хранению в соответствии с графиком.

      Если организация не может обеспечить надлежащее архивное хранение кадровых документов, то допускается их передаче в специальные учреждения. Так, муниципальные или государственные архивы принимают кадровые документы на хранение на основании договора об оказании услуг. Такие услуги оказываются на платной или безвозмездной основе. При передаче в архив кадровые документы должны быть правильно оформлены и находиться в надлежащем физическом состоянии.

      Сколько хранятся приказы на отпуск? Хранение кадровых документов

      Важнейшее структурное подразделение предприятия — кадровая служба. Специалисты, которые в ней работают, часто составляют различные приказы, а также организуют их хранение и оборот. К самым востребованным в системе документооборота организации можно отнести приказы на отпуск. Каковы нюансы их формирования? Какие сроки хранения соответствующих приказов определены регулирующим законодательством?

      К каким документам относятся приказы на отпуск?

      Прежде чем рассматривать вопрос, сколько хранятся приказы на отпуск, изучим то, к каким документам с точки зрения классификации внутрикорпоративной документации предприятия они относятся.

      В соответствии с общепринятым подходом, их правомерно относить к приказам по личному составу. Данные источники группируются исходя из общих признаков в отдельные дела. Кадровые документы могут составляться как по унифицированным формам, так и по тем, что разработаны предприятием самостоятельно.

      Дела, объединяющие в себе однотипные приказы, не должны объединять в себе документы, значительно различающиеся по срокам хранения. Рассмотрим то, каким образом могут быть классифицированы соответствующие источники по данному критерию.

      Перечень сроков хранения кадровых документов

      Есть кадровые документы, которые необходимо хранить в течение долгого срока. При этом не имеет значения то, в какой организационно-правовой форме функционирует предприятия. Так, законодательством предусмотрено, что некоторые документы должны храниться 75 лет. К таковым относятся, в частности:

    • приказы о приеме сотрудников на работу;
    • распоряжения об увольнении работников.
    • Есть источники, которые можно хранить в течение значительно меньшего срока — в течение 5 лет. К таким кадровым документам относятся:

      • приказы об отпусках;
      • распоряжения о командировках.
      • Таким образом, срок хранения всех приказов на отпуск как разновидности распоряжений по личному составу составляет 5 лет.

        Таковы особенности регулирующего законодательства. Знать то, сколько хранятся приказы на отпуск, необходимо любому специалисту кадровой службы для корректного ведения документации по штатным сотрудникам предприятия. Соответственно, в компетенцию данных специалистов также может входить обеспечение сохранности соответствующих источников.

        Дела, включающие приказы на предоставление ежегодных отпусков, могут, в свою очередь, классифицироваться на отдельные категории исходя из наличия дополнительных оснований для этого. Например, с учетом организационной структуры предприятия, распределения сотрудников по отделам и подразделениям фирмы.

        Итак, мы теперь знаем, сколько хранятся приказы на отпуск — пять лет. Но существует ряд особенностей, характеризующих порядок работы с документами, имеющими отношение к отпуску сотрудников. Полезно будет изучить их.

        Организация работы с кадровыми документами на предприятии: нюансы

        Прежде всего, стоит отметить, что законодательных регламентов, устанавливающих порядок организации оборота рассматриваемых документов, пока что не принято. Каждая организация самостоятельно или, возможно, с учетом рекомендаций вышестоящих ведомств определяет работу с соответствующими источниками. В целях оптимизации работы с кадровыми документами, в частности с теми, что имеют отношение к оформлению отпусков работников, могут использоваться различные унифицированные формы.

        Работа с документами по отпуску: нюансы

        Если говорить конкретно о документах, имеющих отношение к отпуску, то осуществлять их хранение эксперты рекомендуют с учетом классификации:

      • на документы, имеющие отношение к оплачиваемым, учебным отпускам;
      • приказы по иным видам отпусков.
      • Для организации оборота соответствующих документов могут применяться различные журналы:

      • регистрации приказов об отпусках;
      • фиксации распоряжений о переносе, отзыве сотрудников из отпуска.
      • При этом соответствующие журналы обычно ведутся в бумажном варианте.

        Любой приказ — на декретный отпуск, на учебный, основной по контракту — должен издаваться на основании какого-либо другого документа. Данные источники также могут иметь особые сроки хранения. Также их имеет смысл классифицировать по различным группам в целях оптимизации кадрового документооборота.

        Организация хранения кадровых документов: нюансы

        Рассмотрим теперь особенности организации хранения кадровой документации. Одна из ключевых задач компетентного специалиста здесь — формирование дел. При ее решении важно разработать, прежде всего, перечень сроков хранения документов, относящихся к тем или иным группам. Каждый источник должен иметь необходимые реквизиты. Если тот или иной документ не соответствует установленным требованиям, то его нежелательно включать в дело.

        При организации хранения кадровых документов ответственный сотрудник может использовать различные типовые перечни сведений о соответствующих источниках или же задействовать внутрикорпоративные нормы.

        Выше мы привели примеры документов, которые могут храниться 5 лет (в частности, к таковым относятся приказы по отпускам), а также тех, что организация обязана размещать в архивах в течение существенно более долгого срока. Оборот источников второго типа при этом может регулироваться дополнительными внутренними регламентами. Так, в случае если документ необходимо хранить 75 лет, на предприятии могут быть введены в действие нормы, в соответствии с которыми кадровая документация передается в архив на долгосрочное размещение. В свою очередь, документы с 5-летним сроком хранения во многих случаях нет необходимости передавать в архив. Они могут быть размещены в ином защищенном, но в то же время более доступном для оперативного ознакомления с соответствующими документами месте.

        Важный элемент кадрового документооборота — описи. Их, в частности, фирмы могут использовать как раз при передаче дел в архив организации.

        Полезно будет рассмотреть последовательность действий специалиста по кадрам при оформлении документов на отпуск.

        Оформление документов на отпуск: проверка основания для приказа

        Как мы отметили выше, приказы соответствующего типа издаются на каком-либо основании. Его необходимо проверить. В общем случае таковым является утвержденный график отпусков сотрудников. Кроме того, данный источник может дополняться личным заявлением работника на отпуск.

        Соответствующий график составляется с учетом положения ТК РФ, и в обязанности кадровика может входить проверка порядка формирования данного документа на предмет соответствия нормам трудового законодательства. В случае если график составлен корректно и дополнен иными источниками, формируется приказ на отпуск сотрудника. Можно отметить, что на предприятии могут быть приняты нормы, в соответствии с которыми, реквизиты графика и дополняющих его документов должны быть отражены в специальных регистрах. Данная процедура может осуществляться в целях оптимизации кадрового оборота на предприятии (в том случае, если штат фирмы достаточно большой).

        Оформление документов на отпуск: издание приказа

        Теперь, собственно, о приказах на отпуск. В целях их оформления могут использоваться унифицированные формы, такие как Т-6 или Т-6а, или же внутрикорпоративные. При этом приказ на отпуск директора и соответствующий документ, составляемый для рядового сотрудника, могут быть представлены в схожей структуре. С точки зрения трудового права они являются однотипными документами. Но, безусловно, их имеет смысл распределять по разным делам в кадровом делопроизводстве: приказы для рядовых сотрудников, скорее всего, будут составляться намного чаще, чем документ для руководителя фирмы.

        Оформление приказа: нюансы

        Заполнение формы приказа на отпуск характеризуется рядом нюансов. Так, при решении данной задачи кадровику необходимо:

      • указывать вид отпуска в соответствии с нормами законодательства или локальными нормативами предприятия;
      • отражать корректный период работы при издании приказа на ежегодный отпуск.
      • Готовый приказ на отпуск должен быть подписан руководителем предприятия, если аналогичными полномочиями не наделены иные компетентные сотрудники предприятия, например руководитель отдела кадров.

        Конечно, данные полномочия должны быть официально закреплены в отдельном локальном нормативном акте. Издавать его должен, опять же, руководитель организации, делегируя соответствующие компетенции определенному сотруднику. В свою очередь, человек, которому полномочия по изданию приказов по кадрам в установленном порядке переданы, удостоверяет факт ознакомления с данным локальным нормативом и принимает на себя перечень определенных обязательств, связанных с исполнением соответствующих полномочий.

        Оформление документов на отпуск: регистрация приказа

        Готовый приказ на отпуск должен быть зарегистрирован в кадровой службе. В этих целях в соответствующих структурных подразделениях предприятий используется специальный журнал. При этом он может вестись в нескольких экземплярах, что обусловлено применяемым кадровой службой подходом к классификации документов, которые имеют отношение к отпускам сотрудников. Но если штат фирмы небольшой и существенной потребности в распределении кадровой документации по разным группам не возникает, то журнал может вестись и в одном экземпляре.

        Регистрация приказов: нюансы

        В среде экспертов есть точка зрения, по которой регистрация приказа — обязательное условие его вступления в юридическую силу. То есть одного лишь подписания документа руководителем фирмы для этого может быть недостаточно.

        По факту регистрации приказы на предоставление ежегодных отпусков и иные документы, что относятся к соответствующей категории, приобретают уникальный номер, на основании которого источник включается в систему внутрикорпоративного документооборота. Порядок присвоения данного номера организация определяет самостоятельно. Как правило, с учетом хронологии формирования кадровой службой приказов на отпуска.

        Срок хранения журнала регистрации приказа

        Выше мы рассмотрели то, сколько хранятся приказы на отпуск. Определенный срок размещения установлен и для журналов регистрации соответствующих документов — он составляет 3 года с момента внесения сведений о последнем приказе на отпуск, что фиксируется в журнале. В дополнение к данным источникам на предприятии могут формироваться иные вспомогательные журналы в рамках отдельных направлений деятельности кадровой службы по оптимизации документооборота в фирме. Порядок заполнения соответствующих документов может устанавливаться отдельными локальными нормативными актами, что издаются руководством предприятия.

        водитель организации, делегируя соответствующие компетенции определенному сотруднику. В свою очередь, человек, которому полномочия по изданию приказов по кадрам в установленном порядке переданы, удостоверяет факт ознакомления с данным локальным нормативом и принимает на себя перечень определенных обязательств, связанных с исполнением соответствующих полномочий.

        fb.ru

        Правила и сроки хранения приказов в 2016 году

        Ежегодно руководители организаций издают многочисленные приказы, 2016 год не станет исключением. Статья расскажет, какие существуют правила хранения приказов по личному составу и приказов по основной деятельности, каковы сроки хранения приказов, обязательны ли журналы регистрации приказов.

        Из этой статьи вы узнаете:

      • правила хранения приказов по личному составу и приказов по основной деятельности;
      • сроки хранения приказов;
      • обязательны ли журналы регистрации приказов.
      • Приказ — организационно-распорядительный документ, разрабатываемый и утверждаемый руководителем организации с целью решения определенных производственных или организационных задач. Приказы-2016 могут издаваться как по основной деятельности, так и по личному составу. Кадровым работникам по роду деятельности чаще приходится иметь дело именно с приказами по личному составу.

        Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

        Энциклопедия кадровых приказов от Системы Кадры.

        Приказы по личному составу в 2016 году

        Приказы по личному составу в 2016 году не утратят своего значения в кадровом делопроизводстве: именно этими документами оформляется ряд важных процедур, связанных с установлением, развитием и прекращением трудовых отношений между работником и работодателем

        Приказы по личному составу в 2016 году классифицируются довольно просто: условно их можно распределить в две группы. Первая представлена документами, оформляющими существенные моменты трудовых отношений и важные этапы реализации трудовой функции работника, вторая — документами, разработанными для решения оперативных задач. Приказы, относящиеся к первой группе, подлежат хранению в течение 75 лет, в том числе:

      • приказы о приеме на работу и увольнении работника;
      • приказы о переводе на другую работу;
      • приказы об установлении и изменении заработной платы;
      • приказы о премировании, объявлении благодарности, награждении ценным подарком и других видах поощрений;
      • приказы о направлении в длительную командировку.
      • Приказы, относящиеся ко второй группе, считаются менее значимыми и хранятся 5 лет. Самыми распространенными видами приказов, оперативно регулирующих трудовую деятельность работника, считаются:

      • приказ о направлении в краткосрочную командировку;
      • приказ о предоставлении основного или дополнительного отпуска;
      • приказ о вынесении выговора, замечании и других видах применяемых к работнику дисциплинарных взысканий;
      • приказ о направлении на курсы переподготовки, семинар и т. д.

      Узнайте, как правильно составить приказ о приеме на работу

      Формы и образцы приказов в 2016 году

      Еще не так давно все приказы по личному составу оформлялись с применением унифицированных бланков, разработанных и утвержденных Госкомстатом, но после вступления в силу с 1 января 2013 года Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», установившего новые требования к формированию и использованию первичных учетных документов, организации получили право на разработку собственных бланков.

      Отмена правила об обязательном использовании унифицированных форм в корне изменила подход к оформлению приказов: применять удобные и привычные большинству делопроизводителей типовые бланки Госкомстата никто не запрещает, но теперь каждый работодатель может при необходимости дополнить их новыми реквизитами или убрать не используемые за ненадобностью графы с учетом специфики деятельности организации.

      При этом требования к составу первичных документов не изменились: работодатель по-прежнему обязан оформлять трудовые отношения с работником приказами определенного содержания и структуры. В частности, обязательно составляются:

    • приказ о приеме работника (работников) на работу (ранее — унифицированная форма №Т-1 или Т-1а);
    • приказ о переводе работника (работников) на другую работу (форма №Т-5 или Т-5а);
    • приказ о предоставлении работнику (работникам) отпуска (форма №Т-6 или Т-6а);
    • приказ о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (работниками), увольнении (форма №Т-8 или Т-8а);
    • приказ о направлении работника (работников) в командировку (форма №Т-9 или Т-9а);
    • приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма №Т-11).
    • Унифицированные формы и образцы приказов в 2016 году вы найдете в нашей базе кадровых документов. Что касается приказов по основной деятельности, то они традиционно состоят из двух частей (вводной, или констатирующей, и распорядительной). Любой приказ вступает в силу с момента подписания и регистрируется отдельно от других документов с обязательным присвоением регистрационного номера и индекса («л/с» — личный состав, «к» — кадры» и т. д.). Приказы временного хранения (об отпусках, взысканиях, краткосрочных командировках) необходимо формировать в дела отдельно от других приказов по личному составу.

      Журнал приказов в 2016 году

      Данные о каждом зарегистрированном в организации приказе можно отражать в специальном журнале. Отметим, что ведение журналов регистрации приказов необязательно, однако наличие таких форм позволяет систематизировать документооборот организации.

      При регистрации создается запись, содержащая учетную информацию о документе и тем самым фиксирующая факт и дату его создания. Приказы по основной деятельности лучше регистрировать отдельно от приказов по личному составу — для каждой группы документов удобнее использовать свой журнал приказов: в 2016 году он должен иметь правильно заполненный титульный лист и заверительную надпись.

      Законодатель не регламентирует порядок нумерации приказов, указывая лишь на необходимость маркировать приказы порядковой нумерацией в пределах календарного года и вести отдельный учет приказов по личному составу и по основной деятельности.

      Отметим, что журналы учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников должны храниться не менее 75 лет, журналу учета отпусков – 3 года (статья 695 Перечня типовых управленческих архивных документов).

      Хранение приказов в 2016 году

      Хранение приказов в 2016 году предполагает группирование разрозненных документов в дела. Группировка производится на основании содержания приказов и сроков их хранения. Не допускается подшивать в одно дело приказы долговременного (более 10 лет) и кратковременного хранения. Это значит, что приказы о приеме на работу или увольнении, срок хранения которых составляет 75 лет, должны помещаться отдельно от приказов о предоставлении отпусков или направлении работников на курсы повышения квалификации.

      Сроки хранения приказов установлены статьей 19 Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

      Приказы по основной деятельности имеют постоянный срок хранения. Приказы по личному составу – 75 лет. Приказы о дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках, в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках должны храниться не менее 5 лет. Приказы по административно-хозяйственным вопросам хранятся 5 лет.

      Документы одного срока хранения можно как подшить в одно дело, так и сгруппировать по отдельным папкам в соответствии с содержанием — например, собрать все изданные в течение года приказы о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска в самостоятельное дело, которое обязательно должно вноситься в номенклатуру дел организации.

      Хорошо ли вы знаете архивное законодательство? Избегаем нарушений в новом году, руководствуясь рекомендациями экспертов

      Приложения к приказам формируются вместе с ними, а основания к приказам по личному составу (заявления работников, служебные записки, копии личных документов сотрудников и т. д.) помещаются отдельно. Сформированные в дела долговременного хранения приказы передаются в архив организации, остальные приказы после истечения сроков хранения уничтожаются с составлением соответствующего акта.

      www.kdelo.ru

      Это интересно:

      • Материнский капитал от соцзащиты Материнский капитал от соцзащиты "Управление социальной защиты населения Кстовского района" Телефон: 8 (831 45) 2-10-90 Факс: 8 (831 45) 7-79-02 Адрес: Нижегородская область,г.Кстово, бульвар Нефтепереработчиков, дом 3 e-mail: uszn@soc.kst.nnov.ru ОБУЧЕНИЕ СТАРШЕГО […]
      • Гражданство азербайджане Гражданство азербайджана Телефонная консультация 8 800 505-92-65 274 ответa от юристов и адвокатов Я программист, живу в Баку и имею гражданство Азербайджана. Хочу приехать в Санкт-Петербург, где нашел подходящую работу по специальности. Каким образом это можно сделать […]
      • Налогообложение доходов граждан рф Налогообложение доходов физических лиц в налоговой системе РФ Рассматривая существующую систему налогообложения доходов физических лиц в налоговой системе Российской Федерации необходимо прежде всего определиться с теоретическими аспектами сути процесса. Одним из важнейших […]
      • Во время декрета стаж идет Входит ли в трудовой стаж декрет? Об этом задумывается каждая женщина, которая работает и растит детей. Стоит ли ей использовать по максимуму те дни, которые представлены ей законом? Или же стоит пораньше собираться на работу, чтобы накопить себе на достойную […]
      • Если банк не явился в суд Может ли суд по кредиту пройти без ответчика Если банк подал в суд и требует взыскать с заемщика невыплаченный кредит, то ответчик (заемщик) должен быть извещен об этом до первого заседания. Извещение ответчика – это обязанность суда; срок извещения и другие детали […]
      • Исковое заявление о выселении бывшего собственника из квартиры Основания и условия Каковы основания для выселения из квартиры собственника? Можно ли выселить собственника из квартиры за неуплату, например? Но просто так выселить нельзя, нужно иметь решение суда в пользу истца, без него не обойтись. использование квадратных метров не […]
      • Сроки рассмотрение заявления граждан полицией Как контролировать (сопровождать) рассмотрение вашего заявления в полиции На самом деле, сопровождение заявления, направленного в полицию, полезно не только непосредственному заявителю, но и фигуранту, в отношении которого указанное заявление направлено. Под сопровождением […]
      • Займ по паспорту под расписку Дам частный займ от частных лиц под расписку срочно Добрый день. Не очень хорошие отношения с банками, имеются просрочки? Деньги наличными в день обращения от 10 000 до 3 000 000 рублей, от 18 до 75 лет. - Требование Паспорт и любой второй документ - Срок кредита от 3 […]