Как утвердить копию приказа

| | 0 Comment

Полное меню
Основные ссылки

Вернуться в «Каталог СНиП»

Приказ 286 Об утверждении Порядка подготовки документов при организации и проведении государственной экологической экспертизы в центральном аппарате Федеральной службы по надзору в сфере природопользования.

Приказ Федеральной службы по надзору в сфере природопользования от 28 октября 2005 г. N 286

Об утверждении Порядка подготовки документов при организации и проведении государственной экологической экспертизы в центральном аппарате Федеральной службы по надзору в сфере природопользования

В целях реализации положений Федерального закона от 23.11.1995 N 174-ФЗ «Об экологической экспертизе», постановления Правительства Российской Федерации от 11.06.1996 N 698 «Об утверждении Положения о порядке проведения государственной экологической экспертизы», приказа Государственного комитета Российской Федерации по охране окружающей среды от 17.06.1997 N 280 «Об утверждении Регламента проведения государственной экологической экспертизы» приказываю:

1. Утвердить прилагаемый Порядок подготовки документов при организации и проведении государственной экологической экспертизы в центральном аппарате Федеральной службы по надзору в сфере природопользования.

2. Управлению особо охраняемых природных территорий, экологической экспертизы и разрешительной деятельности (Федоткин Д.В.) в срок до 01.11.2005 разработать, а заместителю руководителя Алпатову А.А. утвердить примерные формы документов, необходимых для организации и проведения государственной экологической экспертизы в центральном аппарате Росприроднадзора.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя Алпатова А.А.

Руководитель С.И. Сай

Порядок подготовки документов при организации и проведении государственной экологической экспертизы в центральном аппарате Федеральной службы по надзору в сфере природопользования

I. Общие положения

1.1. Порядок подготовки документов при организации и проведении государственной экологической экспертизы в центральном аппарате Федеральной службы по надзору в сфере природопользования (далее — Порядок) в соответствии с Федеральным законом от 23.11.1995 N 174-ФЗ «Об экологической экспертизе», Положением о порядке проведения государственной экологической экспертизы, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 11.06.1999 N 698 и Регламентом проведения государственной экологической экспертизы, утвержденным приказом Государственного комитета Российской Федерации по охране окружающей среды от 17.06.1997 N 280, устанавливает общие требования к составу и порядку подготовки документов, представляемых для подписания счета на оплату государственной экологической экспертизы, а также приказов об организации и проведении государственной экологической экспертизы и об утверждении заключения экспертной комиссии государственной экологической экспертизы (далее — проект приказа, а также — приказ).

II. Требования к составу документов, представляемых для подписания счета на оплату государственной экологической экспертизы, и порядок их подготовки

2.1. Счет на оплату государственной экологической экспертизы (далее — счет) и смета расходов на проведение государственной экологической экспертизы (далее — смета) подготавливаются работником Отдела экологической экспертизы (далее — Отдел) Управления особо охраняемых природных территорий, экологической экспертизы и разрешительной деятельности (далее — Управление), осуществляющим организацию и проведение государственной экологической экспертизы (далее — ответственный исполнитель) в двух экземплярах, один из которых является визовым.

2.2. К счету прилагаются следующие документы:

копия сопроводительного письма заказчика о направлении материалов на государственную экологическую экспертизу.

2.3. Визовой экземпляр счета визируется ответственным исполнителем, начальником Отдела, начальником Управления и начальником Финансово-экономического управления.

Оба экземпляра счета подписываются главным бухгалтером Росприроднадзора и заместителем руководителя Росприроднадзора, координирующим вопросы организации и проведения государственной экологической экспертизы (далее — курирующий заместитель Руководителя).

2.4. Смета подготавливается ответственным исполнителем в двух экземплярах и визируется начальником Отдела. Оба экземпляра указанной сметы подписываются начальником Управления и начальником отдела экономики и планирования научно-исследовательских работ Финансово-экономического управления.

2.5. Первые экземпляры счета и сметы после подписания направляются заказчику, а вторые экземпляры с визами должностных лиц Росприроднадзора передаются в отдел бухгалтерского учета и отчетности Финансово-экономического управления.

2.6. Ответственный исполнитель подготавливает заказчику письмо с уведомлением о приеме материалов на экспертизу и необходимости оплаты государственной экологической экспертизы согласно прилагаемым к письму первым экземплярам счета и сметы, которое визируется начальником Отдела и подписывается начальником Управления.

2.7. Копии счета и сметы приобщаются ответственным исполнителем к материалам государственной экологической экспертизы, которые сдаются в архив по ее окончании.

III. Требования к составу документов, представляемых для подписания приказа об организации и проведении государственной экологической экспертизы, и порядок их подготовки

3.1. Проект приказа об организации и проведении государственной экологической экспертизы и состав экспертной комиссии государственной экологической экспертизы, являющийся приложением к приказу, подготавливается ответственным исполнителем.

3.2. Проект приказа визируется ответственным исполнителем, начальником Отдела, начальником Управления, корректором отдела делопроизводства Управления делами, начальниками Финансово-экономического управления, Правового управления, курирующим заместителем Руководителя и начальником Управления делами.

3.3. Проекта приказа представляется на визирование должностным лицам Росприроднадзора, указанным в пункте 3.2 Порядка, и на подпись руководителю Росприроднадзора (лицу, исполняющему его обязанности) с приложением следующих документов:

технического задания экспертной комиссии на проведение государственной экологической экспертизы;

копии направленного заказчику уведомления о приеме материалов на государственную экологическую экспертизу и необходимости ее оплаты;

копии счета и сметы с отметкой Финансово-экономического управления об оплате счета.

3.4. Техническое задание экспертной комиссии на проведение государственной экологической экспертизы подготавливается ответственным исполнителем, визируется начальником Отдела и утверждается начальником Управления.

3.5. Подписанный приказ об организации и проведении государственной экологической экспертизы с почтовой рассылкой передается в Управление делами для регистрации.

Почтовая рассылка должна предусматривать направление копии приказа курирующему заместителю Руководителя (1 экз.), в Управление (5 экз.), в Финансово-экономическое управление (1 экз.), Правовое управление (1 экз.), главному бухгалтеру Росприроднадзора (1 экз.).

3.6. Копия приказа приобщается ответственным исполнителем к материалам государственной экологической экспертизы.

3.7. Ответственный исполнитель обеспечивает своевременное размещение информации об издании приказа по установленной форме на сайте Росприроднадзора в сети Интернет.

3.8. После издания приказа ответственный исполнитель подготавливает в двух экземплярах (1 экземпляр для члена экспертной комиссии и 1 экземпляр для Росприроднадзора) договоры с членами экспертной комиссии (включая договор с руководителем экспертной комиссии) на проведение экспертизы в соответствии с установленной формой и обеспечивает их подписание членами экспертной комиссии на ее организационном заседании.

3.9. От Росприроднадзора договоры с экспертами на проведение экспертизы подписываются курирующим заместителем Руководителя. Экземпляр, остающийся в Росприроднадзоре, визируется ответственным исполнителем, начальником Отдела, начальником Управления, начальником Финансово-экономического управления и начальником Правового управления. При подписании договоров к ним прикладывается копия приказа об организации и проведении государственной экологической экспертизы.

После подписания договоров курирующим заместителем Руководителя, один его экземпляр передается ответственным исполнителем члену экспертной комиссии, а второй экземпляр — в отдел бухгалтерского учета и отчетности Финансово-экономического управления.

3.10. Ответственный исполнитель совместно с руководителем экспертной комиссии подготавливает Календарный план работы экспертной комиссии и обеспечивает его подписание на организационном заседании комиссии.

Подписанный, а также завизированный начальником Отдела календарный план утверждается начальником Управления.

IV. Требования к составу документов, представляемых для подписания приказа об утверждении заключения экспертной комиссии, и порядок их подготовки

4.1. Проект приказа об утверждении заключения экспертной комиссии с подписанным экспертами заключением экспертной комиссии (далее — заключение), являющимся приложением к приказу, подготавливается ответственным исполнителем.

4.2. Проект приказа визируется ответственным исполнителем, начальником Отдела, начальником Управления, корректором отдела делопроизводства Управления делами, начальниками Финансово-экономического управления, Правового управления, курирующим заместителем Руководителя и начальником Управления делами.

4.3. Проекта приказа представляется на визирование должностным лицам Росприроднадзора, указанным в пункте 4.2 Порядка, и на подпись руководителю Росприроднадзора (лицу, исполняющему его обязанности) с приложением следующих документов:

индивидуальных заключений экспертов;

календарного плана работы экспертной комиссии, утвержденного начальником Управления;

протоколов заседаний экспертной комиссии с явочными листами;

подписанных членами экспертной комиссии актов о приеме работ, выполненных по договору;

копии приказа об организации и проведении государственной экологической экспертизы (с приложением).

4.4. Подлинник заключения в установленном порядке прошивается ответственным исполнителем и заверяется заместителем начальника Управления делами — начальником отдела делопроизводства на оборотной стороне последнего листа.

4.5. Акты о приеме работ, выполненных по договору, подготавливаются в двух экземплярах в соответствии с установленной формой ответственным исполнителем, который организует их подписание членами экспертной комиссии на заключительном ее заседании.

4.6. Подписанный приказ об организации и проведении государственной экологической экспертизы с почтовой рассылкой передается в Управление делами для регистрации.

Почтовая рассылка должна предусматривать направление копии приказа без приложения курирующему заместителю Руководителя (1 экз.), в Финансово-экономическое управление (1 экз.), Правовое управление (1 экз.), главному бухгалтеру Росприроднадзора (1 экз.), копии приказа с приложением — в Управление (5 экз.).

4.7. Заключение, копия приказа и один экземпляр материалов, представленных на государственную экологическую экспертизу направляется заказчику с сопроводительным письмом, которое подготавливает ответственный исполнитель, визирует начальник Отдела и подписывает начальник Управления.

4.8. Копия приказа об утверждении Заключения приобщается ответственным исполнителем к материалам государственной экологической экспертизы.

4.9. После издания приказа об утверждении Заключения подписанные членами экспертной комиссии акты о приеме работ, выполненных по договору, подписываются ответственным исполнителем, начальником Отдела, главным бухгалтером Росприроднадзора, начальником Управления и представляются на утверждение курирующему заместителю Руководителя.

После утверждения один экземпляр акта о приеме работ, выполненных по договору, передается ответственным исполнителем членам экспертной комиссии, а второй — направляются в отдел бухгалтерского учета и отчетности Финансово-экономического управления.

4.10. Ответственный исполнитель обеспечивает своевременное размещение информации об издании приказа по установленной форме на сайте Росприроднадзора в сети Интернет.

4.11. В состав материалов государственной экологической экспертизы, подлежащих сдаче ответственным исполнителем в архив Росприроднадзора и являющихся документами постоянного хранения, входят:

заключение государственной экологической экспертизы;

индивидуальные заключения экспертов;

протоколы заседаний экспертной комиссии с приложением явочных листов;

копия приказа об утверждении заключения экспертной комиссии;

копия приказа об организации и проведении государственной экологической экспертизы;

техническое задание экспертной комиссии на проведение государственной экологической экспертизы;

календарный план работы экспертной комиссии;

сопроводительное письмо заказчика о направлении материалов на государственную экологическую экспертизу;

материалы (объект государственной экологической экспертизы), представленные заказчиком на рассмотрение экспертной комиссии;

копия счета на оплату государственной экологической экспертизы с отметкой об его оплате;

копия сметы расходов на проведение государственной экологической экспертизы;

копия уведомления о приеме материалов на экспертизу и необходимости оплаты государственной экологической экспертизы;

копия сопроводительного письма о направлении заказчику заключения государственной экологической экспертизы;

internet-law.ru

Приказ Федерального казначейства от 27 мая 2011 г. № 206 “Об утверждении Инструкции по делопроизводству в территориальных органах Федерального казначейства”

В соответствии с положениями постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 25, ст. 3060) и приказа Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (по заключению Минюста России от 26.04.2010 № 01/6756-ДК документ в государственной регистрации не нуждается) приказываю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в территориальных органах Федерального казначейства (далее — Инструкция).

2. Руководителям управлений Федерального казначейства по субъектам Российской Федерации обеспечить изучение работниками Инструкции, утвержденной настоящим приказом, а также выполнение ее требований в практической работе.

Инструкция
по делопроизводству в территориальных органах Федерального казначейства
(утв. приказом Федерального казначейства от 27 мая 2011 г. № 206)

I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в территориальных органах Федерального казначейства (далее — Инструкция) разработана во исполнение постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти” (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 25, ст. 3060), в соответствии с приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», Регламентом Федерального казначейства, утвержденным приказом Федерального казначейства от 10.04.2006 № 5н (в редакции приказов Федерального казначейства от 06.08.2007 № 4н, от 16.01.2009 № 1н, от 02.12.2009 № 11н, от 12.04.2010 № 2н) (далее — Регламент Федерального казначейства).

1.2. Инструкция разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, оформлению, хранению и использованию документов, образующихся в деятельности территориальных органов Федерального казначейства (далее — территориальный орган Федерального казначейства, территориальных органов Федерального казначейства), совершенствования и повышения эффективности делопроизводства в территориальных органах Федерального казначейства.

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий.

1.4. Правила работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения (документы для служебного пользования), устанавливаются в соответствии с требованиями инструкций о порядке работы с документами ограниченного распространения в территориальных органах Федерального казначейства.

Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.5. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются только в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.6. Организация и ведение делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в территориальных органах Федерального казначейства осуществляет отдел, на который возложены функции по ведению делопроизводства (Административный Отдел, Отдел кадровой и административной работы) (далее — Служба делопроизводства).

1.7. Непосредственное ведение делопроизводства в отделах территориальных органов Федерального казначейства возлагается на работников, ответственных за ведение делопроизводства в этих подразделениях (далее — делопроизводители) в соответствии с должностными регламентами.

При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе, работники обязаны передать все находящиеся у них документы делопроизводителю или другому работнику по указанию начальников отделов территориальных органов Федерального казначейства. При увольнении или перемещении по службе передача документов и дел осуществляется по акту.

1.8. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. Передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения руководителя территориального органа Федерального казначейства.

1.9. Ведение делопроизводства в территориальных органах Федерального казначейства осуществляется с помощью прикладного программного обеспечения Автоматизированной системы документооборота (далее — ППО АСД).

1.10. Подписание отправляемых документов заместителями руководителя территориальных органов Федерального казначейства осуществляется в соответствии с приказами о распределении обязанностей между руководителем и заместителями руководителя территориальных органов Федерального казначейства (за исключением документов в адрес федеральных органов исполнительной власти).

II. Основные понятия

Документирование — фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

делопроизводство — деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;

документ — официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот;

электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

автор документа — физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

вид документа — принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

оформление документа — проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

электронная цифровая подпись — реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе (далее — ЭЦП);

электронное сообщение — информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети;

реквизит документа — обязательный элемент оформления документа;

бланк документа — набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

подлинник документа — первый или единственный экземпляр документа;

копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

заверенная копия — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

обращение гражданина — направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;

юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;

унифицированная форма документа — совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;

шаблон бланка (унифицированной формы документа) — бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;

документооборот — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

объем документооборота — количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;

регистрация документа — присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, формируемых в территориальных органах Федерального казначейства, с указанием сроков их хранения;

экспертиза ценности документов — изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

дело — совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности территориального органа Федерального казначейства;

формирование дела — группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;

служба делопроизводства — Отдел, на который возложены функции по ведению делопроизводства, а также делопроизводители.

III. Создание документов в территориальных органах Федерального казначейства

3.1. Бланки документов

3.1.1. Документы, создаваемые в территориальных органах Федерального казначейства оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм) или в виде электронных документов и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм — левое; 20 мм — верхнее; 20 мм — нижнее; 10 мм — правое.

3.1.2. В территориальных органах Федерального казначейства применяются следующие бланки:

— общий продольный бланк письма (приложение № 1);

— продольный бланк приказа (приложение № 2).

Реквизиты продольного бланка располагаются по середине листа вдоль верхнего поля.

Реквизиты бланков документов оформляются в синем цветовом решении.

3.1.3. В состав реквизитов для бланка письма территориального органа Федерального казначейства включается:

Государственный герб Российской Федерации;

полное и сокращенное наименование территориального органа Федерального казначейства;

справочные данные о территориальном органе Федерального казначейства (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса и др. сведения);

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на номер и дату исходящего номера адресанта.

В состав реквизитов для бланков приказа включается:

Государственный герб Российской Федерации (в красном цветовом решении);

наименование Федерального казначейства;

вид документа (приказ);

место составления (издания) документа;

отметки для проставления даты и регистрационного номера.

3.1.4. Бланки документов территориальных органов Федерального казначейства с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются Административно-хозяйственной службой на основании заявок Службы делопроизводства на их изготовление на полиграфических предприятиях, имеющих сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для их изготовления на должном качественном уровне. Бланки, изготовленные типографским способом, подлежат учету в журнале учета бланков документов (приложение № 3).

Для ведения учета выдачи изготовленных бланков бланки документов нумеруются типографским способом (допускается использование нумератора). Порядковый номер проставляется в нижней левой части лицевой стороны бланка. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в журнале учета бланков документов (приложение № 3).

3.1.5. Бланки документов территориальных органов Федерального казначейства с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации выдаются делопроизводителям под роспись в журнале выдачи бланков.

3.1.6. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и храниться в запираемых шкафах. Передача бланков другим организациям и лицам не допускается.

3.1.7. Ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования несут делопроизводители и начальники отделов территориальных органов Федерального казначейства.

3.2. Оформление реквизитов документов

Документы, создаваемые в территориальных органах Федерального казначейства, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 и Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76.

3.2.1. Государственный герб Российской Федерации

Изображение Государственного герба Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (в редакции Федеральных конституционных законов от 9 июля 2002 г. № 2-ФКЗ и от 30 июня 2003 г. № 1-ФКЗ) (Собрание законодательства Российской Федерации, 25.12.2000, № 52, часть I, ст. 5021).

На бланках документов территориальных органов Федерального казначейства Государственный герб Российской Федерации изображается в одноцветном варианте на геральдическом щите, изображение герба помещается на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитом «Наименование Федерального казначейства».

3.2.2. Наименование территориального органа Федерального казначейства

Наименование территориального органа Федерального казначейства — автора документа (полное и сокращенное), помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному положением о территориальном органе Федерального казначейства.

Сокращенное наименование помещается в скобках под полным наименованием.

Над наименованием территориального органа Федерального казначейства указывается полное наименование Федерального казначейства.

3.2.3. Справочные данные

Справочные данные о территориальном органе Федерального казначейства указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес, номер телефона, факса, адрес электронной почты (при наличии), Интернет-адрес.

3.2.4. Вид документа

Наименование вида издаваемого документа (ПРИКАЗ) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа (ПРОТОКОЛ).

Наименование вида документа не указывается в письмах.

3.2.5. Место составления (издания) документа

Место составления или издания документа (наименование города, населенного пункта и т.д.) указывается в бланках приказов и при составлении протоколов.

3.2.6. Дата документа

Датой документа является дата его подписания (приказы, письма, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).

Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами управления, является дата более поздней подписи.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами: 18.04.2010.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 18 апреля 2010 г.

3.2.7. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа состоит из цифрового обозначения территориального органа Федерального казначейства в соответствии с Классификатором территориальных органов Федерального казначейства, цифрового обозначения отдела территориального органа Федерального казначейства, номера дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа в деле (например: № 24-07-05/46).

Регистрационный номер присваивается документу только после его подписания (утверждения).

3.2.8. Ссылка на исходящий номер и дату документа

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на регистрационный номер и дату документа адресанта проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

Документы адресуют в органы власти, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам.

При адресовании документа в орган власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:

Федеральной налоговой службы

по Самарской области

В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

Почтовый адрес в составе реквизита «Адресат» указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи (утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 17, ст. 1556).

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, постоянным корреспондентам.

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу — после фамилии.

Строки реквизита «Адресат» центруются относительно самой длинной строки или выравниваются по левому краю.

3.2.10. Наименование документа

Наименование документа — краткое содержание (заголовок к тексту) документа — составляется ко всем документам, за исключением документов, оформленных на бланках формата А5 и имеющих текст небольшого объема (до 4 — 5 строк).

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа.

Приказ (о чем?) Об утверждении Положения о применении печатей и штампов в управлении Федерального казначейства по Архангельской области

Письмо (о чем?) О направлении информации

Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.

Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка. Заголовок к тексту может занимать 4 — 5 строк по 28 — 30 знаков в строке. В документах, оформленных на продольных бланках приказов, заголовок оформляется над текстом центрованным способом.

3.2.11. Текст документа

Документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.

Тексты документов излагаются от:

1-го лица единственного числа; приказываю. подготовить и представить на рассмотрение. ; прошу рассмотреть вопрос об обеспечении. ;

3-го лица единственного числа: Управление Федерального казначейства по Республике Башкортостан полагает. ; коллегия Управления Федерального казначейства по Саратовской области постановляет. ; управление не считает возможным. ;

1-го лица множественного числа: просим представить данные о. ; представляем на рассмотрение и утверждение. ; в протоколах: слушали. ; выступили. ; решили (постановили).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: приказываем. решили.

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, документов, ранее изданных органом власти — автором документа, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:

«В соответствии с приказом Федерального казначейства от 4 июля 2010 г. № 134 «Об утверждении формы Паспорта здания (помещения, сооружения) территориального органа Федерального казначейства». »;

«В соответствии с Положением о Коллегии Управления Федерального казначейства по Волгоградской области, утвержденным приказом от 1 сентября 2005 г. № 155. ».

Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и др., в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты.

В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.

Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля документа, начиная со второй страницы.

3.2.12. Отметка о наличии приложений

Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, планам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и др. документам.

В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров:

Приложение: 1. Заключение на проект . на 3 л. в 2 экз.

2. Справка о документах . на 2 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

На приложениях к приказам, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и др. документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение № 1, Приложение № 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер:

к приказу УФК по

от 16 апреля 2010 г. № 85

Если приложением к приказу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже — гриф утверждения документа, например:

приказом УФК по

3.2.13. Гриф согласования

Согласование проекта документа с другими государственными органами власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляются грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.

Заместитель министра финансов

Подпись И.О. Фамилия

Письмо Минфина Пермского края

от 26.04.2010 № 20-654

Гриф согласования оформляется под реквизитом «Подпись» в левом углу ближе к нижнему полю документа.

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка «Лист согласования прилагается».

Согласование документа осуществляется с:

вышестоящими органами в случаях, предусмотренных законодательством;

территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, органами исполнительной власти субъекта Российской Федерации или местными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.);

при необходимости, с общественными организациями.

Согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами территориального органа Федерального казначейства оформляется визой.

Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ, например:

Заместитель руководителя Управления

по Московской области

На документах, подлинники которых помещаются в дела территориальных органов Федерального казначейства, визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (протоколы, приказы, многоадресные письма и др.).

На проектах приказов и приложениях к проектам приказов визы оформляются на листе согласования (приложение № 4).

В служебных письмах визы проставляются на копии документа, помещаемой в дело, или па оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной или электронной связи без досылки подлинника по почте.

На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

В случае если процедура согласования осуществлялась в электронном виде посредством ППО АСД, лист согласования (при необходимости) распечатывается на оборотной стороне последнего листа подлинника или копии документа либо на отдельном листе (листах).

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например:

С замечаниями (прилагаются); Согласен с учетом замечаний и др.

Начальник Юридического отдела

Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю.

3.2.15. Подпись должностного лица

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Начальник Отдела № 3 Подпись И.О. Фамилия

Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.

При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:

И.о. руководителя Управления

по Ульяновской области Подпись И.О. Фамилия

по Владимирской области Подпись И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

3.2.16. Гриф утверждения

Гриф утверждения проставляется в верхнем правом углу документа, например:

казначейства по г. Москве

При утверждении документа приказом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО, согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа, наименования вида документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

приказом Управления Федерального

от 15 апреля 2010 г. № 85

3.2.17. Оттиск печати

Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП» или иным образом.

3.2.18. Отметка о заверении копии

Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется реквизит «Отметка о заверении копии», включающий: указание о месте нахождения подлинника документа, штамп «Копия верна», слово «Верно» (для выписки из документа), наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), например:

Подлинник документа находится в деле № _______за ____ г.

Копия верна (Верно)

Ведущий специалист Подпись И.О. Фамилия

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): «Всего в копии____л.». Допускается заверять отметкой «Копия верна» («Верно») каждый лист многостраничной копии документа.

3.2.19. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа.

Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, например:

Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя с указанием структурного подразделения.

3.2.20. Указания по исполнению документа

Указания по исполнению документа оформляется на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа или непосредственно на документе (в заголовочной части документа).

Указания по исполнению включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату.

3.2.21. Отметка о контроле документа

Отметка о контроле проставляется на бланках указаний по исполнению к документам, поставленных на контроль, с помощью штампа «Контроль Срок исполнения ___» или на верхнем поле документа справа, а также в электронном сообщении по документу в регистрационной контрольной карточке (далее — РКК).

3.2.22. Отметка об исполнении документа

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов «В дело», указания индекса дела, в которое помещается документ, подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения и даты.

Отметка об исполнении должна иметь ссылку на дату и номер исходящего документа-ответа, может дополняться информацией об особенностях исполнения документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело фиксируется путем заполнения поля «Номер дела» в РКК документа в ППО АСД в соответствии с требованиями Технологического регламента.

3.2.23. Отметка о поступлении документа

Отметка о поступлении документа в территориальный орган Федерального казначейства проставляется в виде штампа в правом нижнем углу первого листа документа и содержит наименование территориального органа Федерального казначейства, дату поступления и входящий номер документа (при необходимости — часы и минуты).

3.2.24. Отметка о конфиденциальности

Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации и имеет вид «Для служебного пользования» (ДСП).

IV. Оформление отдельных видов документов в территориальных органах Федерального казначейства

4.1. Состав документов территориальных органов Федерального казначейства

4.1.1. В территориальных органах Федерального казначейства создается комплекс организационно — распорядительных документов: приказы, положения, правила, инструкции, регламенты, протоколы и решения заседаний (коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и др. органов), аналитические, докладные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения), деловая (служебная) переписка.

4.1.2. Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах и решениях совещательных органов территориальных органов Федерального казначейства, иных совещаний и заседаний.

4.1.3. Взаимные обязательства территориальных органов Федерального казначейства с контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, государственных контрактов.

4.2.1. Приказами оформляются решения по основной деятельности, оперативным, организационным, административным и персональным (кадровым) вопросам,

4.2.2. Проекты приказов готовят и вносят отделы территориальных органов Федерального казначейства (далее — отделы) на основании поручений руководителя территориального органа Федерального казначейства, его заместителя либо в инициативном порядке.

Проекты приказов по кадровым вопросам (прием, увольнение, назначение, перевод, поощрение, взыскание, обучение, предоставление отпусков и командирование работников территориальных органов Федерального казначейства) готовятся отделом, ответственным за кадровое обеспечение территориального органа Федерального казначейства на основании соответствующих представлений.

4.2.3. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на начальников отделов, которые готовят и вносят проект.

Контроль за правильностью оформления проектов приказов осуществляет Служба делопроизводства.

4.2.4. Проекты приказов и приложения к ним визируются исполнителем, начальником отдела, внесшим проект, начальниками отделов, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, начальниками (или заместителями начальников) Юридического и Административного отделов, а также заместителями руководителя территориального органа Федерального казначейства в соответствии с распределением обязанностей. Возражения по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

При наличии нескольких приложений к приказу, приложения нумеруются в соответствии с порядком, определенным пунктом 3.2.13. настоящей Инструкции.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному согласованию.

Визирование проектов приказов оформляется на листе согласования, располагаемом на обороте последнего листа проекта приказа и приложений к приказу.

4.2.5. Проекты приказов печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи при необходимости со справкой, содержащей краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания.

4.2.6. К утвержденному приказу прилагается составленный и подписанный исполнителем указатель рассылки для отправки адресатам.

Копии приказов по кадровым вопросам (или их размноженные экземпляры) направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, на бумажных носителях.

4.2.7. Приказ имеет следующие реквизиты; Государственный герб Российской Федерации; наименование Федерального казначейства; наименование территориального органа Федерального казначейства (полное и сокращенное); вид документа (ПРИКАЗ); дата; регистрационный номер; место составления (издания) документа; наименование документа (заголовок к тексту); подпись; визы (лист согласования).

Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер состоит из знака «№ » и порядкового номера приказа (с добавлением индекса «л/с» для приказов по личному составу; индекса «а» для приказов по административно-хозяйственным вопросам и т.п.).

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.

Об утверждении Положения о порядке применения печатей и штампов в Управлении Федерального казначейства по Тверской области

Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.

Текст отделяется от заголовка 2 — 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом Times New Roman размером № 14 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «во исполнение», «в связи со служебной необходимостью» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, наименование органа, издавшего документ, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту.

Преамбула в проектах приказов завершается словом «приказываю», которое печатается вразрядку.

Распорядительная часть должна содержать поручения (задания) с указанием исполнителя (исполнителей) и сроков исполнения.

Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста (при необходимости) должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу. ».

В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения. ». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Визы включают должности визирующих, подписи, расшифровку подписей и дату и проставляются на листе согласования на оборотной стороне последнего листа проекта приказа и приложений к проекту приказа.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия — от правой границы текстового поля.

4.2.8. Приказы подписывает руководитель территориального органа Федерального казначейства, а в его отсутствие — лицо, его замещающее.

Внесение изменений в подписанный приказ, а также в согласованный проект документа не допускается.

4.2.9. Страницы текста приказа и приложений к нему нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего ноля, начиная со второй страницы. Страницы приказа и приложений имеют самостоятельную (не сквозную) нумерацию.

Образец оформления приказа приведен в приложении № 5.

4.3. Положение, правила, инструкция

4.3.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции территориального органа Федерального казначейства.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

Положения (правила, инструкции) применяются как акты, утверждаемые территориальным органом Федерального казначейства; утверждение оформляется путем издания приказа об их утверждении. Решение о порядке принятия положений, правил и инструкций находится в ведении Федерального казначейства.

4.3.2. Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.

4.3.3. Текст положения (правил, инструкции) печатается на стандартном листе бумаги формата А4, шрифтом Times New Roman размером № 13 — 14 через 1 или 1,5 интервала.

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос «О чем?»; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос «Кого?» (Должностная инструкция главного специалиста).

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

4.3.4. Внесение изменений в положения (правила, инструкции), утвержденные приказами территориальных органов Федерального казначейства, осуществляется путем издания приказа.

4.4. Протокол заседания (совещания)

4.4.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

4.4.2. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если количество присутствующих превышает 15 человек, во вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).

Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «О» («Об»), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть полного протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:).

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: «За — . против — . воздержалось — . ».

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

4.4.3. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), инициалы и фамилии присутствовавших лиц, а также секретаря (при необходимости).

Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей — их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

по Республике Татарстан И.О. Фамилия

Управления Федерального казначейства

по Республике Татарстан: И.О. Фамилия

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается центрованно полужирным шрифтом размером № 14 — 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания (совещания).

4.4.4. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний совещательных органов, протоколы координационных, экспертных советов, комиссий, рабочих групп, протоколы совещаний. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Номера решений, принятых на заседаниях (совещаниях), состоят из номера протокола и номера рассматриваемого вопроса в повестке дня.

4.4.5. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса.

4.4.6. Протоколы печатаются на стандартном листе бумаги формата А4 размером шрифта № 14 и имеют следующие реквизиты:

наименование территориального органа Федерального казначейства — указывается полное официальное и сокращенное (в скобках) наименование;

вид документа — ПРОТОКОЛ (слово ПРОТОКОЛ печатается прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом размером № 17 и выравнивается по центру);

вид заседания, совещания — отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через один интервал и выравнивается по центру;

место проведения заседания, совещания — указывается (при необходимости), у кого проводится совещание или в каком месте; печатается через два межстрочных интервала после реквизита «вид заседания, совещания», отделяется от него линейкой и выравнивается по центру;

дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита; номер протокола обозначается арабскими цифрами, может включать буквенные индексы.

Основная часть протокола печатается через 1 или 1,5 межстрочных интервала.

Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Образец оформления полного протокола приведен в приложении № 6.

Образец оформления краткого протокола приведен в приложении № 1.

4.5. Служебная переписка

4.5.1. Служебная переписка это различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности органов власти, организаций и граждан.

4.5.2. Служебные письма территориальных органов Федерального казначейства готовятся:

как ответы на поручения Федерального казначейства;

как ответы на запросы различных организаций, предприятий, граждан и частных лиц;

как сопроводительные письма и запросы;

как инициативные письма.

4.5.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5 шрифтом Times New Roman размером № 14 через 1 или 1,5 интервала; изготовление бланков писем с изображением государственного герба Российской Федерации средствами электронно-вычислительной техники запрещается.

При подготовке служебных писем в адрес Федерального казначейства и управлений Федерального казначейства по субъектам Российской Федерации, отправляемых посредством ППО АСД, используется шаблон бланка (без изображения Государственного герба Российской Федерации) в соответствии с приложением № 8.

Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более организаций, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4.

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Оформление реквизитов осуществляется в соответствии с требованиями раздела 3.2. настоящей Инструкции.

Служебное письмо составляется на русском языке.

4.5.4. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются нормативными правовыми актами или указаниями по исполнению документов руководителя территориального органа Федерального казначейства. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителем, заместителями руководителя территориального органа Федерального казначейства (далее — руководство территориального органа), начальниками отделов.

Процедура согласования ответных писем включает в себя визирование всеми должностными лицами, поименованными в указаниях по исполнению документа руководителя (заместителя руководителя) территориального органа Федерального казначейства. Визирование инициативных писем осуществляется всеми заинтересованными должностными лицами.

4.5.5. Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в указаниях по исполнению документов руководителя территориального органа Федерального казначейства.

Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.

«Управление Федерального казначейства по Тульской области считает. », «Управление Федерального казначейства по Красноярскому краю рассмотрело. ».

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: «прошу. », «направляю. ».

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

В тексте письма допускается использование фраз этикетного характера: «Уважаемый Иван Петрович!» в начале письма над текстом и (или) «С уважением, » в заключительной части письма перед подписью. Этикетные фразы вносятся исполнителем при подготовке проекта письма.

4.5.6. Служебные письма подписываются руководителем (заместителями руководителя) территориального органа Федерального казначейства в соответствии с распределением обязанностей между руководителем и заместителями руководителя территориального органа Федерального казначейства. Право подписи служебных писем начальниками отделов территориальных органов Федерального казначейства устанавливается в положениях об отделах и в должностных регламентах начальников отделов.

4.5.7. Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются печатью территориального органа Федерального казначейства.

В письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит «Отметка о конфиденциальности».

4.6. Записка (аналитическая, докладная, служебная, объяснительная)

4.6.1. Внутриведомственная переписка — аналитические, докладные, служебные и объяснительные записки, создаваемые и используемые для информационного обмена между структурными подразделениями и должностными лицами территориального органа Федерального казначейства.

4.6.2. Записки (аналитические, докладные, служебные, объяснительные) имеют следующие реквизиты:

адресат (должностное лицо или наименование структурного подразделения);

вид документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА; СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА и т.д.);

название документа (заголовок к тексту);

отметка о наличии приложений;

отметка об исполнителе.

4.6.3. В тексте аналитических, докладных и служебных записок кратко излагается суть вопроса, запроса о предоставлении информации, предложения и замечания по рассматриваемым проектам документов, договоров, соглашений и т.п. Текст объяснительной записки излагается в произвольной форме.

4.6.4. Внутриведомственная переписка (за исключением объяснительных записок) согласовывается с заинтересованными должностными лицами структурных подразделений, подписывается электронной цифровой подписью, регистрируется и направляется адресату посредством ППО АСД в соответствии с требованиями Технологического регламента работы с документами в ППО АСД территориальных органов Федерального казначейства (далее — Технологический регламент).

V. Организация документооборота

5.1. Принципы организации документооборота

5.1.1. Движение документов в территориальных органах Федерального казначейства с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки образует документооборот.

5.1.2. В документообороте территориальных органов Федерального казначейства выделяются следующие документопотоки:

поступающая (входящая) корреспонденция;

отправляемая (исходящая) корреспонденция;

внутренняя (внутриведомственная) корреспонденция.

5.1.3. В состав входящей и исходящей корреспонденции включаются:

документы, поступающие от органов местного самоуправления, судебных органов, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, Министерства финансов Российской Федерации, Федерального казначейства и ответы на них;

документы от других органов государственной власти и органов местного самоуправления и ответы на них;

документы из территориальных органов Федерального казначейства по субъектам Российской Федерации и ответы на них;

запросы депутатов законодательных органов субъектов Российской Федерации и ответы на них;

документы из государственных и негосударственных организаций и ответы на них;

обращения граждан и ответы на них;

инициативные письма территориальных органов Федерального казначейства.

5.1.4. В состав внутриведомственной корреспонденции включаются аналитические, докладные, служебные и объяснительные записки, другие официальные документы, не отправляемые за пределы территориального органа Федерального казначейства.

5.1.5. Регистрация документов в ППО АСД осуществляется:

поступающей (входящей) корреспонденции — в журнале «Входящая корреспонденция»;

отправляемой (исходящей) корреспонденции — в журнале «Исходящая корреспонденция»;

обращений граждан — в журнале «Жалобы и обращения граждан»;

ответов на обращения граждан — в журнале «Ответы на жалобы и обращения граждан»;

внутренней (внутриведомственной) корреспонденции — в журнале «Внутриведомственная корреспонденция»,

5.1.6. Доставка и отправка документов в территориальных органах Федерального казначейства осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской связи, курьером (нарочным), посредством ППО АСД и электросвязи.

5.2. Прием и первичная обработка поступающих документов

5.2.1. Вся поступающая в территориальный орган Федерального казначейства корреспонденция централизовано проходит первичную обработку, предварительное рассмотрение и регистрацию в Службе делопроизводства.

К документам, не подлежащим регистрации, относятся пригласительные и поздравительные письма (телеграммы), билеты, программы семинаров, конференций и др. подобных мероприятий, документы рекламного характера, печатные издания, документы, поступающие без сопроводительных писем.

5.2.2. При приеме входящей корреспонденции, поступившей в территориальный орган Федерального казначейства на бумажных носителях, проверяется:

правильность доставки корреспонденции по адресу;

ошибочно поступившие (доставленные) документы возвращаются отправителю;

наличие указанных в документах приложений, а также соответствие номеров полученных документов номерам, указанным на конвертах. При отсутствии приложений на документе проставляется штамп «Получено без приложений» и в РКК документа делается соответствующая пометка.

5.2.3. Конверты с документами вскрываются в Службе делопроизводства за исключением конвертов с надписью «Лично», «Конфиденциально» (вскрываются адресатом отправления), а также конвертов в конкурсную комиссию территориального органа Федерального казначейства с надписью «Не вскрывать» (вскрываются непосредственно на заседании комиссии).

Конверты от поступающей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам в следующих случаях:

если только по конвертам можно установить адрес отправителя;

если проставленная на конверте в почтовом штемпеле дата получения или отправления имеет значение в качестве доказательства времени отправки или получения данного документа;

к документам, связанным с рассмотрением дел в судах общей юрисдикции и арбитражных судах, а также по решениям, определениям и постановлениям судов;

к жалобам, заявлениям и обращениям граждан.

5.2.4. Документы, поступившие в территориальный орган Федерального казначейства в течение рабочего дня, проходят первичную обработку и регистрацию в Службе делопроизводства в день поступления документов (не позднее следующего рабочего дня). Документы, поступившие с отметками «Срочно» или «Вручить немедленно» проходят первичную обработку незамедлительно.

5.2.5. При приеме входящей корреспонденции, поступившей посредством ППО АСД в журнале регистрации в РКК документа, проверяются следующие реквизиты;

идентификация подписи в электронном документе на соответствие сертификату ключа ЭЦП;

наличие вложенных файлов;

наличие фамилии, имени, отчества подписанта;

наличие регистрационного номера и даты;

наличие краткого содержания;

соответствие всех реквизитов вложенных файлов, реквизитам, указанным в РКК документа.

5.2.6. В случае отсутствия одного или нескольких обязательных реквизитов, указанных в п. 5.2.5, электронный документ не подлежит регистрации и возвращается отправителю посредством ППО АСД с указанием причин возврата.

5.3. Предварительное рассмотрение документов

5.3.1. Документы, адресованные руководителю территориального органа Федерального казначейства, заместителям руководителя территориального органа Федерального казначейства, а также без указания конкретного должностного лица или отдела, направленные разными видами связи в территориальный орган Федерального казначейства, предварительно рассматриваются в Службе делопроизводства. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководителем территориального органа Федерального казначейства, его заместителями и направляемые непосредственно начальникам отделов.

Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного распределения обязанностей между руководителем и заместителями руководителя территориального органа Федерального казначейства с учетом вопросов, отнесенных к сферам ведения отделов.

5.3.2. Для доклада руководителю территориального органа Федерального казначейства направляются документы:

поступившие из Министерства финансов Российской Федерации, Федерального казначейства, органов местного самоуправления, от полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах, руководителей органов исполнительной власти, глав администраций, судебных органов;

документы, по вопросам, требующим согласования между отделами или межведомственного согласования, принятия неурегулированных нормативными документами решений;

документы по вопросам, относящимся к компетенции отделов, работу которых координирует руководитель территориального органа Федерального казначейства;

5.3.3. Для доклада заместителям руководителя территориального органа Федерального казначейства направляются документы по вопросам, отнесенным к их компетенции в соответствии с утвержденным распределением обязанностей и взаимозаменяемостью между заместителями руководителя территориального органа Федерального казначейства, решение которых не требует предварительного согласования с руководителем территориального органа Федерального казначейства.

5.3.4. Начальникам отделов территориального органа Федерального казначейства направляются документы информационного характера, ответы по запрашиваемым вопросам, материалы текущих мониторингов, справки, отчетность и т.д.

5.3.5. Документы, поступающие из судебных органов — повестки, решения и определения судов, исковые заявления и дополнения к ним, не требующие отдельных решений руководителя территориального органа Федерального казначейства, оригиналы исполнительных листов направляются в соответствующие отделы в установленном порядке без доклада руководителю территориального органа Федерального казначейства.

5.4. Регистрация поступающих документов

5.4.1. Регистрацией поступающих документов является запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его получения.

5.4.2. Регистрации подлежат все документы, поступившие в территориальные органы Федерального казначейства из других организаций и от физических лиц, прошедшие предварительное рассмотрение в Службе делопроизводства.

5.4.3. Документы регистрируются Службой делопроизводства в день поступления (не позднее следующего рабочего дня) независимо от способа их доставки. Документы с отметкой «Срочно» и «Вручить немедленно» регистрируются в первую очередь. При передаче документа из одного отдела в другой новый регистрационный номер не присваивается и на документе не проставляется.

5.4.4. Регистрация входящей корреспонденции, полученной на бумажных носителях из других организаций и от граждан, осуществляется специалистами Службы делопроизводства в журнале «Входящая корреспонденция», «Жалобы и обращения граждан», и включает в себя заполнение реквизитов РКК документа в ППО АСД.

Регистрация документов, поступивших в электронном виде по транспортной подсистеме ППО АСД, и находящихся в промежуточном журнале регистрации, осуществляется только после проверки ЭЦП документа и правильности заполнения обязательных реквизитов РКК.

5.4.5. На поступающих документах на бумажном носителе, а также на бумажных копиях электронных документов при необходимости их распечатки для доклада руководителю территориального органа Федерального казначейства, в нижнем правом углу первого листа документа проставляется штамп с указанием наименования территориального органа Федерального казначейства, даты поступления и входящего регистрационного номера документа.

5.4.6. Сканирование документов, поступивших в территориальный орган Федерального казначейства от организаций и граждан, осуществляется в соответствии с Технологическим регламентом работы с документами в ППО АСД. Документы с пометкой «Для служебного пользования», а также документы по кадровым и финансовым вопросам, поступившие на бумажных носителяхЮ сканированию не подлежат.

5.4.7. В целях регистрации и учета документов в ППО АСД используются справочники структурных подразделений, сотрудников, видов документов, корреспондентов, видов доставки корреспонденции, номенклатуры дел и др.

5.5. Порядок рассмотрения документов руководством территориального органа Федерального казначейства

5.5.1. Поступившие в территориальный орган Федерального казначейства документы, поименованные в пункте 5.3.2. настоящей Инструкции, докладываются руководителю территориального органа Федерального казначейства в день поступления или на следующий рабочий день, за исключением документов с пометкой «Срочно» или «Вручить немедленно», которые докладываются незамедлительно.

Проекты указаний по исполнению документов для доклада руководителю территориального органа Федерального казначейства к поступающим документам готовятся помощниками руководителя (работниками Службы делопроизводства) на основании анализа содержательной части документов, подлежащих докладу, а также исходя из распределения обязанностей между руководителем территориального органа Федерального казначейства и его заместителями.

5.5.2. В состав указаний по исполнению документов входят следующие элементы:

— ответственный организатор исполнения поручения (фамилия и инициалы заместителей руководителя территориального органа Федерального казначейства);

5.5.3. Организатором исполнения документа является поименованный первым в указаниях по исполнению заместитель руководителя территориального органа Федерального казначейства, который определяет ответственного исполнителя, организует его работу по исполнению документа и, при необходимости, подключает к исполнению другие отделы, в том числе не поименованные в указаниях по исполнению документа руководителя территориального органа Федерального казначейства.

В случае, если в соответствии с указаниями по исполнению документа ответственным исполнителем является отдел, деятельность которого координирует руководитель территориального органа Федерального казначейства, организатором исполнения документа является этот же отдел.

5.5.4. Документы с пометкой «Срочно» или «Вручить немедленно» (другой аналогичной пометкой) в некоторых случаях могут направляться исполнителям с проектом указаний по исполнению документа до доклада руководителю территориального органа Федерального казначейства. После доклада такие документы направляются исполнителям в соответствии с утвержденными указаниями по исполнению повторно.

5.5.5. Содержание поручения в указаниях по исполнению документа вытекает непосредственно из содержания рассматриваемого документа. Поручение должно быть сформулировано конкретно, сжато и ориентировано на конечный результат работы исполнителей (например: «подготовить проект ответа»,», «для подготовки предложений по данному вопросу», «подготовить заключение. » и т.п.). Если рассматриваемый документ не содержит указаний на необходимость определенных действий должностных лиц территориального органа Федерального казначейства (носит информативный характер), то он направляется соответствующим отделам без указания сроков рассмотрения и комментариев к исполнению.

Документы, требующие исполнения и контроля, направляются на рассмотрение в ППО АСД путем создания сообщения контрольного типа.

5.5.6. Сроки исполнения поручений определяются в соответствии с Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 № 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 4, ст. 305), Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 31, ст. 3233), Регламентом Федерального казначейства, а также исходя из содержания документа. Если срок исполнения в указаниях по исполнению не установлен — исполнение документа предусмотрено в срок не более одного месяца.

5.5.7. Указания по исполнению документов формируются с помощью ППО АСД, оформляются на бланках установленного образца (приложение № 9), который скрепляется с документом, прикрепляется к РКК и является неотъемлемой частью документа.

5.5.8. Документы, поименованные в пункте 5.3.3. настоящей Инструкции (включая документы, поступившие по ППО АСД), передаются Службой делопроизводства на рассмотрение заместителям руководителя территориального органа Федерального казначейства в день поступления (регистрации) или на следующий рабочий день.

В состав указаний по исполнению документов входят следующие элементы:

— ответственный исполнитель, соисполнители (фамилия и инициалы начальников отделов, которым дается поручение);

— срок исполнения поручения.

Дополнительно (через знак +) указываются фамилии и инициалы должностных лиц, которым данный документ направляется для информации.

Утверждённые заместителем руководителя территориального органа Федерального казначейства указания по исполнению документа работник Службы делопроизводства или делопроизводитель заносит в РКК документа в ППО АСД, сканирует (прикрепляет к РКК) или, в случае, если документ не подлежит сканированию, ксерокопирует документ в необходимом количестве экземпляров и направляет на исполнение лицам, поименованным в указаниях по исполнению документов.

5.5.9. Контроль исполнения документов в соответствии с указаниями по исполнению заместителей руководителя территориального органа Федерального казначейства осуществляется работниками Службы делопроизводства или делопроизводителями с помощью ППО АСД, которые еженедельно докладывают заместителям руководителя территориального органа Федерального казначейства информацию о ходе исполнения документов, представляют справки о неисполненных документах, а также о документах, исполненных с нарушением установленных сроков.

5.5.10. Документы, поименованные в пункте 5.3.4. настоящей Инструкции, поступившие на бумажных носителях, делопроизводители получают в Службе делопроизводства под расписку в реестре. В реестр также включаются документы, поступившие по ППО АСД, направляемые на рассмотрение в электронном виде.

5.5.11. Начальники отделов территориальных органов Федерального казначейства (далее — начальники отделов) рассматривают поступившие документы и определяют исполнителей, сроки и порядок исполнения, вносят в РКК документа соответствующие поручения и направляют документы непосредственным исполнителям.

Передача документов непосредственным исполнителям, без внесения в РКК указаний по исполнению не допускается.

5.5.12. Информация о ходе исполнения документов, а также сведения об исполненных документах (дата и номер исходящего документа, адресат, подпись и др.) заносится в РКК документа в ППО АСД непосредственным исполнителем документа или делопроизводителем посредством составления отчета об исполнении.

5.5.13. В случае ошибочного направления входящего документа (за исключением документов, поступивших по указанию руководителя), в тот же день (не позднее следующего рабочего дня) возвращается исполнителем в Службу делопроизводства с соответствующей пометкой для внесения необходимых исправлений в РКК и передачи документа по назначению. В случае неоднократного переадресования одного документа, решение о направлении его на исполнение принимает руководитель территориального органа Федерального казначейства.

5.5.14. Все входящие документы должны рассматриваться руководителем территориального органа Федерального казначейства, заместителями руководителя территориального органа Федерального казначейства и начальниками отделов в день поступления или на следующий рабочий день.

Рассмотрение документов, поступающих на подписание или согласование (визирование), с пометкой «Срочно» («Оперативно», «Незамедлительно» и т.п.) осуществляется в день получения документа на согласование. Сроки рассмотрения документов, не имеющих пометки «Срочно» («Оперативно», «Незамедлительно» и т.п.), не должны превышать 3-х рабочих дней.

5.6. Организация работы с отправляемыми документами

5.6.1. Ответственность за составление и оформление отправляемых документов в соответствии с установленными настоящей Инструкцией правилами, а также за соблюдение порядка и сроков согласования проекта документа с заинтересованными органами власти и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами территориального органа Федерального казначейства (внутреннее согласование) возлагается на структурное подразделение — ответственного исполнителя документа.

5.6.2. Проекты документов территориальных органов Федерального казначейства готовятся на бланках в соответствии с образцами бланков, утвержденных настоящей Инструкцией. Для отправки документов, не имеющих адресной части (например, приказов), готовятся сопроводительные письма.

5.6.3. До представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документов, указание адресата документа, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости — справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа (указателя) рассылки.

5.6.4. Все процессы работы с отправляемыми документами осуществляются в строгом соответствии с Технологическим регламентом работы с документами в ППО АСД в территориальных органах Федерального казначейства:

— исполнитель готовит проект исходящего документа, регистрирует в ППО АСД, в журнале «Проекты исходящих документов», присоединяет файл документа к РКК и отправляет его на согласование, а затем на подписание (начальнику отдела, заместителю руководителя территориального органа Федерального казначейства; руководителю территориального органа Федерального казначейства);

— после подписания проект документа перерегистрируется из журнала «Проекты исходящих документов» в журнал «Исходящая корреспонденция» в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения — исполнителя и создается сообщение в адрес работника Службы делопроизводства, ответственного за отправку документов, с просьбой отправить документ адресату. При этом автоматически создается связка между РКК проекта документа и РКК зарегистрированного документа;

— в случае, если документ подлежит отправке на бумажном носителе средствами почтовой или фельдъегерской связи, подлинник отправляемого документа на бумажном носителе передается исполнителем в Службу делопроизводства;

— работник Службы делопроизводства включает исходящий документ в реестр исходящих документов. Бумажный экземпляр исходящего документа направляется адресату;

— если документ отправляется посредством ППО АСД, работник Службы делопроизводства проверяет наличие электронной цифровой подписи документа, регистрирует и отправляет документ посредством ППО АСД. При этом дублирование отправки документа на бумажном носителе допускается только по согласованию с руководителем (заместителем руководителя) территориального органа Федерального казначейства. Документы с пометкой «Для служебного пользования» отправляются только на бумажном носителе.

5.6.5. Многоадресные письма (письма, отправляемые более чем в четыре адреса), другие исходящие документы за подписью руководителя (заместителей руководителя) территориального органа Федерального казначейства подлежат регистрации в Службе делопроизводства.

Отправка осуществляется Службой делопроизводства в соответствии с указателем рассылки, подготовленным исполнителем документа. В случае, если документ направляется средствами почтовой или фельдъегерской связи бумажный экземпляр документа передается для отправки в необходимом количестве экземпляров.

5.7. Регистрация отправляемых документов

5.7.1. Документы, подписанные руководителем (заместителями руководителя) территориального органа Федерального казначейства, подлежат регистрации в Службе делопроизводства.

5.7.2. Перед отправкой Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки; неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

5.7.3. Регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день.

5.7.4. Регистрация отправляемых документов осуществляется в журналах регистрации «Исходящая корреспонденция» и «Ответы на жалобы и обращения граждан» в ППО АСД. Регистрационный номер документа присваивается автоматически в соответствии с номенклатурой дел при заполнении соответствующих полей РКК документа.

5.7.5. В случае, если документ подлежит отправке на бумажном носителе, регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и при необходимости на копии, остающейся в деле территориального органа Федерального казначейства.

В случае, если отправляемый документ подготовлен, согласован и подписан (утвержден) на бумажном носителе, копия документа с визами и приложениями в соответствии с номенклатурой дел подшивается в дело (входящий документ помещается на хранение в дело вместе с документом-ответом), копия исходящего документа (при необходимости) заверяется отметкой «Копия верна» (может проставляться с помощью штампа) и росписью работника, ответственного за отправку исходящей корреспонденции.

5.7.6. Регистрационный номер отправляемых документов, подлежащих регистрации в Службе делопроизводства, дополняется цифровым обозначением отдела — исполнителя документа (например: № 24-07-05/03-46).

5.7.7. Организация поисковой системы по отправляемым документам обеспечивается на основании регистрационных данных, зафиксированных в журналах регистрации «Исходящая корреспонденция» и «Ответы на жалобы и обращения граждан» в ППО АСД.

5.8. Отправка документов

5.8.1. Вся исходящая корреспонденция подлежит централизованной отправке и осуществляется Службой делопроизводства территориального органа Федерального казначейства.

5.8.2. Проверка правильности оформления и сортировка исходящих документов по способу отправки (ППО АСД, фельдъегерская связь, почтовая связь — простая, заказная корреспонденция, отправка первым классом) осуществляется в Службе делопроизводства.

Неправильно оформленные документы, корреспонденция неслужебного характера, а также документы без РКК к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.

Обработка документов для отправки почтовой связью происходит в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи.

5.8.3. Документы, предназначенные для отправки факсимильной связью передаются в Службу делопроизводства с обязательным указанием номера телефакса адресата.

5.8.4. Решение об отправке документов фельдъегерской связью принимает исполнитель документа по согласованию с заместителем руководителя территориального органа Федерального казначейства, координирующим деятельность Службы делопроизводства (при необходимости).

5.8.5. Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.

5.9. Регистрация и прохождение внутренних документов

5.9.1. Создание и регистрация внутренних (внутриведомственных) документов осуществляется исполнителями в отделах территориального органа Федерального казначейства.

5.9.2. Подготовка, согласование, подписание и регистрация внутренних документов осуществляется посредством ППО АСД.

Исполнитель готовит проект документа, регистрирует его в журнале «Проекты внутриведомственной корреспонденции» в ППО ЛСД, при этом к РКК прикрепляется файл проекта документа (за исключением документов с пометкой «Для служебного пользования», по кадровым и финансовым вопросам), визирует проект документа и направляет на согласование и подписание заинтересованным должностным лицам.

5.9.3. После подписания проекта документа исполнитель или делопроизводитель перерегистрирует проект документа в документ в журнале «Внутриведомственная корреспонденция» в ППО АСД.

Внутренние документы регистрируются децентрализовано в отделах территориального органа Федерального казначейства в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

5.9.4. Зарегистрированные внутренние документы направляются адресатам в электронном виде по ППО АСД путем создания неконтрольного сообщения «Письмо». Бумажный экземпляр внутреннего документа (в случае наличия такового) адресату не передается и подшивается в дело отдела — автора документа.

5.9.5. При направлении внутреннего документа на бумажном носителе (документы с пометкой «Для служебного пользования», по кадровым и финансовым вопросам), в ППО АСД создается РКК внутреннего документа с отметкой о направлении документа на бумажном носителе.

5.9.6. Порядок и сроки подготовки проектов приказов по основной деятельности, оперативным, организационным и административным вопросам определяется руководителем территориального органа Федерального казначейства.

Срок рассмотрения и согласования (визирования) проекта приказа, как правило, не должен превышать трех рабочих дней.

5.9.7. Приказы по основной деятельности, административно-хозяйственным вопросам и по личному составу регистрируются с учетом порядковой нумерации в пределах календарного года и формируются в дела отдельно.

Приказы по основной деятельности, административно-хозяйственным вопросам регистрируются, формируются в дела и хранятся в Службе делопроизводства.

Приказы по личному составу регистрируются, формируются в дела и хранятся в отделе кадров (кадровой службе) территориального органа Федерального казначейства.

5.9.8. Регистрация приказов по основной деятельности, по административно-хозяйственным вопросам, по личному составу осуществляется в журналах регистрации «Приказы по основной деятельности», «Приказы ДСП», «Приказы по административным вопросам» и «Приказы по личному составу» в ППО АСД. При регистрации приказов к РКК прикрепляется файл с отсканированным образом утвержденного приказа (за исключением приказов с пометкой «Для служебного пользования», приказов по личному составу). Оригиналы приказов помещаются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

5.9.9. Рассылка приказов по отделам территориального органа Федерального казначейства осуществляется в электронном виде по ППО АСД в соответствии с указателем рассылки.

5.9.10. Порядок и сроки подготовки протоколов совещаний у руководства территориального органа Федерального казначейства определяется должностным лицом, проводившим совещание.

5.9.11. Регистрация и рассылка протоколов совещаний у руководства территориального органа Федерального казначейства осуществляется Службой делопроизводства в журнале регистрации «Внутриведомственная корреспонденция» в ППО АСД. Допускается согласование проектов протоколов в электронном виде посредством ППО АСД в соответствии с требованиями Технологического регламента.

Хранение подлинников протоколов совещаний у руководства территориального органа Федерального казначейства осуществляется в Службе делопроизводства в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

5.9.12. Протоколы совещаний у начальников отделов готовятся, регистрируются и хранятся в соответствующих отделах территориального органа Федерального казначейства. Порядок и сроки подготовки протоколов определяются начальниками отделов, проводившими совещание.

5.9.13. Порядок подготовки, согласования и подписания договоров, соглашений, государственных контрактов осуществляется в соответствии с требованиями соответствующих нормативных правовых актов Российской Федерации.

5.9.14. Регистрация и формирование в дела договоров, соглашений и государственных контрактов осуществляется в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

5.10. Учет и анализ объемов документооборота

5.10.1. Учет объемов документооборота ведется Службой делопроизводства в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.

Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в территориальный орган Федерального казначейства и создаваемых им, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.

5.10.2. Данные о количестве документов, полученные из базы данных учета документов ППО АСД, обобщаются, анализируются Службой делопроизводства и представляются руководителю территориального органа Федерального казначейства в виде справок (сводок, отчетов, диаграмм) статистического и аналитического характера по мере необходимости.

Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в территориальный орган Федерального казначейства и созданных им за определенный период времени (месяц, квартал, год).

Учет количества внутренних документов проводится по регистрационным данным в отделах территориального органа Федерального казначейства.

За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.

При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

5.10.3. Учет копируемых и тиражируемых документов ведется отдельно по учетным данным копировально-множительных работ с целью определения загрузки технических средств и расчета потребности в новом оборудовании.

5.11. Контроль исполнения документов

5.11.1. Порядок контроля и сроки исполнения документов в территориальных органах Федерального казначейства определяются Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 № 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 4, ст. 305), Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 31, ст. 3233), Регламентом Федерального казначейства.

5.11.2. Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководства территориального органа Федерального казначейства о состоянии исполнения документов.

5.11.3. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, в соответствии с указаниями по исполнению руководства территориального органа Федерального казначейства.

При постановке документа на контроль на указаниях по исполнению документа ставится штамп «Контроль» и указывается срок исполнения документа. Информация о постановке документа на контроль фиксируется в РКК документа в ППО АСД путем заполнения полей «Контроль» и «Исполнить до».

5.11.4. Организация работы по контролю исполнения обеспечивается Службой делопроизводства и помощником руководителя территориального органа Федерального казначейства.

5.11.5. Система контроля исполнения документов включает в себя:

— предварительный контроль — еженедельные напоминания начальникам отделов о наступающих сроках исполнения документов;

— последующий контроль — еженедельные справки начальникам отделов и заместителям руководителя территориального органа Федерального казначейства (в случае необходимости) о неисполненных документах;

— еженедельные и ежеквартальные доклады руководителю территориального органа Федерального казначейства по исполнительской дисциплине.

5.11.6. Контроль исполнения документов ведется на основании регистрационных данных в ППО АСД. Справки по контрольным документам формируются автоматически, посредством ППО АСД по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.

VI. Документальный фонд территориальных органов Федерального казначейства

Территориальные органы Федерального казначейства формируют свои документальные фонды из образующихся в процессе деятельности документов.

Формирование документального фонда территориального органа Федерального казначейства осуществляется в отделах территориального органа Федерального казначейства при непосредственном контроле и методологическом сопровождении Службы делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел на архивное хранение.

Для определения сроков хранения документов, образующихся в процессе деятельности территориального органа Федерального казначейства используется Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства финансов Российской Федерации, организаций, находящихся в его ведении, а также финансовых органов субъектов Российской Федерации, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минфина России от 08 декабря 2003 г. № 385, а также Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558.

6.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

6.1.1. Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в территориальном органе Федерального казначейства, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

6.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положением о Федеральном казначействе, положением о территориальном органе Федерального казначейства, положениями об отделах, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, Перечнем документов, образующихся в деятельности Министерства финансов Российской Федерации, организаций, находящихся в его ведении, а также финансовых органов субъектов Российской Федерации с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минфина России от 08 декабря 2003 г. № 385, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558, номенклатурами дел за предшествующие годы, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и документов, образующихся в деятельности территориального органа Федерального казначейства;

6.1.3. В территориальном органе Федерального казначейства составляются номенклатуры дел отделов (приложение № 10) и сводная номенклатура дел территориального органа Федерального казначейства (приложение № 11).

6.1.4. Номенклатура дел отдела составляется не позднее 15 ноября текущего года работниками, ответственными за ведение делопроизводства в отделе, согласовывается со Службой делопроизводства, подписывается начальником отдела и представляется в Службу делопроизводства.

Вновь созданный отдел в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел отдела и представляет ее в Службу делопроизводства на согласование.

6.1.5. Сводная номенклатура дел территориального органа Федерального казначейства составляется Службой делопроизводства на основе номенклатур дел отделов.

6.1.6. Сводная номенклатура дел территориального органа Федерального казначейства подписывается начальником Службы делопроизводства, согласовывается с Экспертной комиссией территориального органа Федерального казначейства (далее — ЭК), с Экспертно-проверочной комиссией (далее — ЭПК) уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела (далее — архивный орган), в который документы подлежат передаче на постоянное хранение, и утверждается (не позднее конца текущего года) руководителем территориального органа Федерального казначейства. Сводная номенклатура дел согласовывается с архивным органом не реже одного раза в 5 лет, если не было коренных изменений в функциях и структуре территориального органа Федерального казначейства.

6.1.7. Методическую помощь при составлении номенклатуры дел оказывают Служба делопроизводства и ЭК.

6.1.8. После утверждения сводной номенклатуры дел отделы получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

6.1.9. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел Службы делопроизводства. Второй — используется в Службе делопроизводства в качестве рабочего. Третий — применяется в архиве территориального органа Федерального казначейства. Четвертый — передается в архивный орган, с которым согласовывалась номенклатура дел. Рабочий экземпляр Сводной номенклатуры дел может вестись в Службе делопроизводства в электронном виде.

6.1.10. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

6.1.11. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры территориального органа Федерального казначейства.

6.1.12. Названиями разделов и подразделов номенклатуры дел территориального органа Федерального казначейства являются названия отделов. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой территориального органа Федерального казначейства.

6.1.13. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы территориального органа Федерального казначейства.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

6.1.14. Номенклатура дел территориального органа Федерального казначейства составляется по установленной форме.

Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из утвержденного в территориальном органе Федерального казначейства цифрового обозначения (кода) отдела и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 07-04/10, где 07 — цифровой код отдела, 04 — номер дела по номенклатуре дел, 10 — порядковый номер документа в деле.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти и учреждений.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название территориального органа Федерального казначейства или отдела как автора документа; название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела, указание «Электронные документы», например:

Федеральные законы, указы Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации. Электронные документы.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Документы по представлению к награждению и поощрению работников территориальных органов Федерального казначейства (представления, докладные записки, переписка и др.)

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Переписка с Федеральным казначейством по вопросам исполнения федерального бюджета.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Переписка с Министерством финансов Российской Федерации по вопросам кассового исполнения федерального бюджета по доходам.

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

Переписка с главами администраций областей о кассовом обслуживании бюджетов.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты).

Годовой отчет Управления Федерального казначейства по Тверской области об исполнении федерального бюджета.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале номенклатуры дел располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню.

В графе 5 «Примечание» указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например: «переходящее с 2009 г.»), об уничтожении дел («уничтожено»), о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой орган государственной власти для продолжения и др.

6.1.15. Если в течение года в территориальном органе Федерального казначейства возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел по согласованию со Службой делопроизводства.

Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

6.1.16. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

6.2. Формирование дел и их текущее хранение

6.2.1. Формирование дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

6.2.2. В территориальном органе Федерального казначейства дела формируются децентрализовано, т.е. в отделах. Контроль за правильным формированием дел осуществляется начальником отдела.

6.2.3. Исполненные и законченные делопроизводством документы должны в 10-дневный срок передаваться делопроизводителям отделов для формирования их в дела. Индекс дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

6.2.4. Методическая помощь по вопросам формирования дел осуществляется Службой делопроизводства.

6.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре дел; приложения — вместе с основными документами, группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; включать в дело по одному экземпляру каждого документа, помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях, помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись и др. реквизиты); в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дела со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.

6.2.6. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его комиссий (формируются в электронном виде).

Если имеется документ о снятии с контроля нескольких документов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

Документы совещательных органов группируются в два дела: протоколы и решения совещательных органов; документы к заседаниям совещательных органов.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Инструкции, положения, правила, планы, графики, штатные расписания, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Приказы по личному составу формируются в отдельные дела по личному составу, в соответствии со сроками хранения. Например, приказы о назначении, увольнении, переводе работников формируются отдельно от приказов по кадровым вопросам (о командировании, о предоставлении отпусков (кроме отпусков по уходу за ребенком) и т.д.).

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по вопросам работы Федерального казначейства и его территориальных органов и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел территориального органа Федерального казначейства, отдельно от документов на бумажных носителях, в электронных базах данных.

6.2.7. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи (приложение № 12).

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Листы внутренней описи подшиваются в начале дела. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

6.2.8. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять,

6.2.9. С момента заведения и до передачи в архив территориального органа Федерального казначейства дела хранятся по месту их формирования в отделах территориального органа Федерального казначейства.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.

6.2.10. Ответственность за обеспечение сохранности документов и дел в отделах территориального органа возлагается на начальников отделов и делопроизводителей.

6.2.11. Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ:

создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;

проверка наличия и состояния документов и дел;

соблюдение порядка выдачи дел.

Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы, чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.

Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел и даты заведения и окончания дела. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

При поиске какого либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела — соответствующую папку на полке.

Дела документального фонда территориального органа Федерального казначейства, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически, как правило, перед передачей в архив территориального органа Федерального казначейства проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене начальника отдела, при реорганизации и ликвидации территориального органа Федерального казначейства или отдела.

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебная проверка, по результатам которой лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем передаются в архив территориального органа Федерального казначейства.

Личные дела уволенных работников территориального органа Федерального казначейства передаются в архив территориального органа Федерального казначейства через десять лет после увольнения по описям. Личные дела вносятся в сводный годовой раздел описи дел по личному составу по году увольнения лица, на которое заведено личное дело, и систематизируется по алфавиту.

6.2.12. Выдача дел работникам подразделений осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела, В ней указывается наименование отдела, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование работникам территориального органа Федерального казначейства на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.

Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении в структурном подразделении, временно требуются сотруднику, они могут быть выданы из дела работником, ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель, с указанием когда, кому и на какой срок выдан документ.

Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя территориального органа Федерального казначейства или его заместителя, курирующего вопросы делопроизводства, по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя территориального органа Федерального казначейства с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

6.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

6.3.1. Документы территориального органа Федерального казначейства являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в архивный орган как часть Архивного фонда Российской Федерации или на уничтожение.

Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, относящихся к государственной собственности, и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение в территориальном органе Федерального казначейства образуется архив.

Подготовка документов и дел к передаче на хранение в архив территориального органа Федерального казначейства и на уничтожение включает работу Службы делопроизводства и делопроизводителей по проведению экспертизы ценности документов, оформлению дел; составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения.

6.3.2. Экспертиза ценности документов — изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

6.3.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в территориальном органе Федеральном казначействе создастся постоянно действующая Экспертная комиссия (далее — ЭК).

6.3.4. Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается руководителем территориального органа Федерального казначейства. Положение об ЭК до его утверждения подлежит согласованию с архивным органом.

6.3.5. Экспертиза ценности документов в территориальном органе Федерального казначейства на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив территориального органа Федерального казначейства.

6.3.6. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в территориальных органах Федерального казначейства непосредственно работниками, ответственными за делопроизводство, совместно с ЭК под методическим руководством работников Службы делопроизводства.

6.3.7. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив территориального органа Федерального казначейства; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в отделах; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

6.3.8. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел территориального органа Федерального казначейства путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК.

6.3.9. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

6.3.10. Опись дела — архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

6.3.11. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи могут не составляться.

6.3.12. В каждом отделе описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством Службы делопроизводства территориального органа Федерального казначейства.

Описи дел, подготовленные отделами, служат основой для подготовки сводной описи дел территориального органа Федерального казначейства, которую готовит Служба делопроизводства и сдаются дела на постоянное хранение в государственный архив субъекта Российской Федерации.

В описях дел указывается полное действительное (без сокращений) наименование структурного подразделения, которое вело дела и закончило их делопроизводством. В случаях, когда структурное подразделение в течение периода, за который вносятся дела в опись, было переименовано (преобразовано), под прежним наименованием пишется его новое наименование.

6.3.13. Описи дел отделов составляются по установленной форме (приложения №№ 13, 14) и представляются в архив территориального органа Федерального казначейства не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.

6.3.14. Описательная статья описи дел постоянного хранения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); примечание.

Описательная статья описи дел временного хранения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); срок хранения дела, № статьи по перечню; примечание.

Перед внесением заголовков дел в описи проверяется качество формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений установленных правил формирования и оформления дел они устраняются.

6.3.15. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером;

порядок нумерации дел в описи — валовый;

порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками заголовок каждого дела пишется полностью; многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов, при внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово «Последний». В описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется интервал не менее 1 см.;

графа описи «примечание» используется для отметок о приеме и уничтожении дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел в другие отделы со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.п.

6.3.16. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

6.3.17. Опись дел отдела подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с начальником отдела, курирующим вопросы Службы делопроизводства или его заместителем и утверждается начальником отдела.

6.3.18. Опись дел отдела составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив территориального органа Федерального казначейства, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в отделе.

6.3.19. Годовой раздел сводной описи по личному составу имеет установленную форму (приложение 3 — основных правил).

Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности:

— приказы по личному составу;

— списки личного состава;

— карточки по учету личного состава (при отсутствии отдельной описи личных дел);

— личные дела (при отсутствии отдельной описи личных дел);

— лицевые счета по заработной плате (расчетные ведомости по заработной плате);

— невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи);

— акты о несчастных случаях.

Годовой раздел сводной описи дел по личному составу печатается в 3 экземплярах, подписывается составителем, заверяется начальником отдела кадров и представляется на рассмотрение ЭК территориального органа Федерального казначейства. После одобрения раздела ЭК он подлежит согласованию с ЭПК архивного органа и утверждению руководителем территориального органа Федерального казначейства.

6.3.20. Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела — подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится работниками соответствующих отделов, в обязанность которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем Службы делопроизводства.

6.3.21. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение № 15); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение № 16); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. Частичное оформление дела предусматривает только оформление реквизитов обложки дела (корешка дела в папках-коронах) по установленной форме (приложение № 17).

6.3.22. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование территориального органа Федерального казначейства (фондообразователя); наименование отдела; номер (индекс) дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

Обложка дела временного (до 10 лет) хранения оформляется по установленной форме согласно приложению № 17.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

наименование территориального органа Федерального казначейства указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования, наименование отдела в соответствии с утвержденной структурой;

делопроизводственный номер дела — проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел; если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого дела, а на последующих томах — номер очередного тома, на последнем томе после его номера добавляется слово «последний»;

заголовок (наименование) дела — переносится из номенклатуры дел, согласованной с ЭПК архивного органа;

дата дела — указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.

Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (приказы, распоряжения, акты и т.п.) датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания — дата подписания (утверждения) самого позднего документа.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола.

Крайними датами личного дела являются даты приема и увольнения лица, на которое оно заведено.

Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого или дата первого исходящего документа, а датой окончания — дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.

Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в Перечне документов, образующихся в деятельности Министерства финансов Российской Федерации, организаций, находящихся в его ведении, а также финансовых органов субъектов Российской Федерации, с указанием сроков хранения и Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558. На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве территориального органа Федерального казначейства черными чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК архивного органа (до этого он проставляется карандашом).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

Наименования фондообразователя, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.

6.4. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения

6.4.1. Результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актами о выделении документов к уничтожению (приложения № 18, 19).

Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2005 г. дела с 5-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2011 г.).

6.4.2. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется, как правило, на дела всего территориального органа Федерального казначейства. Если в акте указаны дела нескольких отделов, то название каждого из них указывается перед группой заголовков дел этого отдела (при этом дела каждого структурного подразделения составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе).

6.4.3. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно. Согласованные ЭК акты утверждаются руководителем территориального органа Федерального казначейства только после утверждения ЭПК архивного органа описей дел постоянного хранения; после утверждения руководителем территориального органа Федерального казначейства актов о выделении дел к уничтожению дела передаются на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре дел территориального органа Федерального казначейства проставляется отметка «Уничтожено. СМ. акт от . № . » с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты. Уничтожение дел допускается проводить путем измельчения в шредере или сжигания. В таком случае составляется акт о фактическом уничтожении дел.

6.5. Передача дел на архивное хранение

6.5.1. В архив территориального органа Федерального казначейства передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится по утвержденным описям дел.

6.5.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив не ранее чем через год и не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

6.5.3. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передаче в архив территориального органа Федерального казначейства, как правило, не подлежат. Они хранятся в отделах и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

При подготовке дел к передаче в архив из документов удаляются металлические скрепления (булавки, скрепки).

6.5.4. Передача дел в архив территориального органа Федерального казначейства осуществляется по графику, составленному Службой делопроизводства, согласованному с начальниками отделов и утвержденному заместителем руководителя территориального органа Федерального казначейства, курирующим вопросы делопроизводства.

6.5.5. В период подготовки дел отделом к передаче в архив территориального органа Федерального казначейства работником Службы делопроизводства предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел территориального органа Федерального казначейства. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники, ответственные за делопроизводство, обязаны устранить.

6.5.6. Прием дел производится работником Службы делопроизводства территориального органа Федерального казначейства в присутствии работника отдела. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника архива и лица, передавшего дела.

Дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архив работниками отделов с заявкой на передачу дел в архив.

6.5.7. В случае ликвидации или реорганизации отдела работник отдела, ответственный за делопроизводство, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив территориального органа Федерального казначейства, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

VII. Особенности работы с электронными документами

7.1. К электронным документам в территориальных органах Федерального казначейства относятся:

документы, поступающие и отправляемые в центральный аппарат Федерального казначейства и территориальные органы Федерального казначейства по ППО АСД;

документы, поступающие на бумажных носителях и помещаемые в ППО АСД путем сканирования;

7.2. Прием и отправка электронных документов, поступающих по ППО АСД осуществляется централизованно Службой делопроизводства.

Прием и отправка внутриведомственных электронных документов осуществляется непосредственно исполнителями или делопроизводителями.

7.3. Сканирование документов, поступающих на бумажных носителях, осуществляется Службой делопроизводства.

7.4. Включение электронного образа документа, поступившего на бумажном носителе в состав документооборота, осуществляется после его регистрации, сканирования и подтверждения соответствия электронного образа подлиннику документа путем проставления ЭЦП работника, выполняющего данную процедуру.

Электронные документы, создаваемые в территориальных органах Федерального казначейства, включаются в состав документооборота после регистрации на основании ЭЦП должностного лица, подписавшего документ.

7.5. Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажных носителях. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением Государственного герба Российской Федерации и оттиска печати.

7.6. При получении и отправке электронных документов по ППО АСД Службой делопроизводства осуществляется проверка наличия и подлинности ЭЦП документа.

При получении и отправке внутриведомственной корреспонденции проверка наличия и подлинности ЭЦП осуществляется делопроизводителем или работником адресантом документа.

7.7. Регистрация поступающих электронных документов осуществляется в ППО АСД после проверки наличия и подлинности ЭЦП путем перерегистрации РКК поступившего документа из журнала «Входящие документы» в журнал регистрации «Входящая корреспонденция».

7.8. В целях учета и поиска документов в ППО АСД используются следующие сведения о документе, включаемые в РКК документа:

www.garant.ru

Это интересно:

  • Указы президента рф об увольнении генералов Указы Президента РФ Правовые системы «Кодекс» представляют собой полное собрание нормативно-правовых актов страны, в том числе президентских указов. Благодаря систематическому обновлению базы «Кодекс» вы всегда будете в курсе последних изменений законодательства страны. […]
  • Минздрав приказ 578 Отмена переченя лекарственных средств, отпускаемых без рецепта врача С 16 октября в России приказом Минздрава отменяется перечень безрецептурных препаратов. Прежде он содержал список лекарств, которые можно было свободно приобрести в аптеке. Специалисты должны […]
  • Закон об учреждениях и органах 1993 Статья 28. Общие требования к применению физической силы, специальных средств и оружия Федеральным законом от 28 декабря 2016 г. N 503-ФЗ статья 28 настоящего Закона изложена в новой редакции Статья 28. Общие требования к применению физической силы, специальных средств и […]
  • Приказ фап Приказ 142 «Об утверждении Федеральных авиационных правил \Требования авиационной безопасности к аэропортам\» Настоящие правила определяют последовательность действий Федерального агентства водных ресурсов и его территориальных органов по оформлению государственной […]
  • 45 приказ мз Об утверждении профессионального стандарта "Работник по управлению качеством производственных активов гидроэнергетических объектов (гидроэлектростанций/гидроаккумулирующих электростанций)" Бесплатная выдача молока или других равноценных пищевых продуктов производится […]
  • Приказ мчс россии от 17032010 119 МЧС России Приказ МЧС России № 496 «Об утверждении положения о системе и порядке информационного обмена в рамках единой государственной системы предупреждения и ликвидации чрезвычайных ситуаций» Зарегистрировано в Минюсте РФ 15 октября 2009 г. N 15039 МИНИСТЕРСТВО […]
  • Приказ мчс 555 по технике 555 мто приказ В ней определен порядок планирования, эксплуатации, ремонта и учета использования материально-технических средств в системе Министерства. Предусмотрен порядок ведения хозяйственной деятельности в спасательных воинских формированиях, подразделениях […]
  • Тк заявление об увольнении Что делать, если работодатель не принимает заявление об увольнении? Трудовой договор может быть расторгнут по инициативе (по собственному желанию) работника. По общему правилу в таком случае работник должен предупредить об этом работодателя в письменной форме не позднее […]