Инструкция по делопроизводству приказ образец

| | 0 Comment

Приказ по утверждению инструкции по делопроизводству

В идеальном случае инструкция по делопроизводству должна быть разработана и утверждена приказом руководителя в каждой организации, даже в небольших фирмах.

Так как она устанавливает:

  • внутренние правила работы с документами в соответствии с действующими законодательными и правовыми нормативными актами,
  • ответственность за работу с документами.
  • Поэтому инструкция по делопроизводству предназначена для всех сотрудников организации, работающих с документами, не только для службы делопроизводства.

    Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству можно подготовить по следующему образцу.

    ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ТЫКОВКА»
    (ЗАО «Тыковка»)

    ПРИКАЗ

    «23» сентября 2014 г. № 96

    Об утверждении инструкции по делопроизводству

    В целях организации работы по соблюдению порядка ведения делопроизводства в ЗАО «Тыковка» п р и к а з ы в а ю:

    2. Начальникам отделов ознакомить всех работников отделов с инструкцией по делопроизводству и обеспечить ведение делопроизводства в строгом соответствии с ее требованиями.

    3. Контроль исполнения приказа оставляю за собой.

    Генеральный директор В.И. Таблеткин

    Обоснование подготовки приказа можно изменять в соответствии с конкретными причинами утверждения инструкции. Например, в связи с предстоящим переходом на систему электронного документооборота и т.д. А так же в случае необходимости оформить ссылку на требующиеся нормативные акты.

    При желании можно подготовить приказ о введении в действие инструкции по делопроизводству вместо указанного примера. Тогда заменяете в тексте «утвердить» на «ввести в действие» и гриф утверждения проставляется непосредственно на инструкцию по делопроизводству. Оно вам надо? Если да, то используйте второй образец

    В случае необходимости можно дополнительно добавить в приказ поручения, сроки, конкретных исполнителей.

    Если вы утверждаете новый вариант инструкции по делопроизводству, тогда надо добавить пункт, отменяющий действие предыдущей. Это стандартная фраза «Признать утратившим силу приказ …».

    Инструкция по делопроизводству обычно действует в организации в течение длительного периода времени (хоть несколько лет). В дальнейшем допускается вносить в нее изменения, но обязательно оформлять каждое нововведение приказом руководителя.

    Полный пересмотр и утверждение приказом вновь инструкции по делопроизводству необходим в случае изменения технологии работы с документами в самой организации или больших изменений в действующих нормативно-методических документах в области делопроизводства и архивного дела.

    delo-ved.ru

    Смотрите также:

    Инструкция по делопроизводству это один из локальных нормативных актов, который имеется практически на каждом предприятии. Несмотря на то, что он не входит в число обязательных, руководители стремятся его принять, чтобы оптимизировать работу с документами. Рассмотрим подробнее, как утвердить инструкцию по делопроизводству и правильно подготовить соответствующий приказ.

    Содержание рассматриваемого локального нормативного акта регулирует статья 8 ТК РФ. В ней сказано, что принимать такие нормы могут любые работодатели, кроме физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями. Локальные нормативные акты должны соответствовать положениям Трудового кодекса и не могут ухудшать положение работника.

    Порядок разработки инструкции по делопроизводству

    Существующее законодательство не обязывает руководителей предприятий принимать данный нормативный акт. Тем не менее, он имеет важный практический характер, поскольку позволяет оптимизировать и упорядочить алгоритм работы с документами в организации. Обычно разработка этого документа состоит из нескольких этапов:

    1. Сбор и анализ информации – производится на основе опроса руководителей подразделений, а также нормативно-методической документации.
    2. Подготовка текста.
    3. Согласование с заинтересованными сотрудниками – фиксируется путем составления листа согласования.
    4. Ввод в действие.

    Инструкция по делопроизводству наделяется юридической силой после издания приказа о ее утверждении.

    Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству

    Законодательством не предусматривает унифицированную форму данного приказа, поэтому руководители составляют его самостоятельно. Однако, существуют рекомендации по его содержанию, выработанные на практике. В обязательном порядке он должен содержать:

  • полное и краткое наименование организации;
  • название документа;
  • регистрационный номер;
  • дату издания;
  • заголовок;
  • текст;
  • подписи и визы руководителя и заинтересованных сотрудников.
  • В приказ включают сведения о порядке исполнения, кто его контролирует, а также сфера действия. Во вступительной части обосновывается необходимость издания документа и его назначение. Например, применяется фраза: «В целях организации работы по соблюдению порядка ведения делопроизводства». Можно применить и другую мотивировку, но после нее указать наименование предприятия, а также слово «приказываю».

    Текст поручительной части может быть разделен на несколько пунктов. В первом содержится непосредственно указание о введении инструкции. Во втором пункте предписывается ознакомить с ней всех заинтересованных сотрудников. Третий пункт посвящен указанию ответственного за контроль исполнения указаний лица. Чаще все руководитель оставляет эту ответственность за собой. К приказу прилагается сама инструкция, о чем должна быть отметка в первом пункте текста, в верхней его части. Стоит помнить, что оба документа необходимо хранить вместе. Образец приказа об утверждении инструкции по делопроизводству представлен ниже.

    После того как документ подписан руководителем, он проходит процедуру регистрации, а всем ответственным сотрудникам отсылаются его копии вместе с приложением. Кроме того, персонал должен быть ознакомлен с текстом акта под роспись. Для этого может быть составлен лист ознакомления или использован журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами.

    Внесение изменений в инструкцию по делопроизводству

    Обычно рассматриваемый нормативный акт принимается на несколько лет. Однако, изменение структуры предприятия или порядка документооборота, может привести к необходимости внесения изменений. Они вводятся посредством приказа руководителя. При этом общая концепция документа практически не отличается от первоначального варианта. За исключением того, что в нем указывается, что предыдущая версия не актуальна и утратила силу. Стоит помнить, что при внесении изменений, необходимо повторить процедуру разработки проекта и его согласования.

    ppt.ru

    Образец приказа о введении в действие инструкции по кадровому делопроизводству

    Главная / Работодателю: База трудовых документов / Приказы по личному составу / Образец приказа о введении в действие инструкции по кадровому делопроизводству

    Просмотров 2810| Количество голосов 0 | Средний бал 0

    Общество с ограниченной ответственностью «Лидер Трейдинг» ПРИКАЗ 10.01.2007 № 3 по основной деятельности Москва О введении в действие «Инструкции по кадровому делопроизводству в ООО «Лидер Трейдинг»» В целях упорядочения работы с документами по личному составу в ООО «Лидер Трейдинг», создания эффективной системы их учета и хранения ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Утвердить «Инструкцию по кадровому делопроизводству в ООО «Лидер Трейдинг»». 2. Ввести в действие «Инструкцию по кадровому делопроизводству в ООО «Лидер Трейдинг»» с 01 февраля 2007 г. 3. Обязать всех сотрудников отдела кадров, начиная с 01 февраля 2007 г. при составлении документов по личному составу руководствоваться правилами, изложенными в «Инструкции по кадровому делопроизводству в ООО «Лидер Трейдинг»».

    4. Начальнику отдела кадров Назаровой О.В. довести «Инструкцию по кадровому делопроизводству в ООО «Лидер Трейдинг»» до сведения всех сотрудников отдела кадров путем персонального ознакомления с текстом документа под расписку. 5. Офис-менеджеру Корнилову А.Н. подготовить необходимое количество копий «Инструкции по кадровому делопроизводству в ООО «Лидер Трейдинг»» и вручить по одному экземпляру сотрудникам отдела кадров организации. 6. Возложить контроль за исполнением настоящего приказа на начальника канцелярии Панфилову К.И. 7. Считать утратившим силу приказ № 15 по основной деятельности от 05 апреля 2006 г. в части установления правил оформления, учета и хранения документов по личному составу в организации. Приложение: «Инструкция по делопроизводству в ООО «Лидер Трейдинг»» на 24 л. Генеральный директор А.А.Соболев

    Вы также можете скачать пример акта о нарушении трудовой дисциплины

    www.rabota-102.ru

    Образец приказа об утверждении инструкции по делопроизводству

    Порядок подготовки, согласования и издания

    Хотя инструкция по делопроизводству и не является обязательной, она помогает оптимизировать документооборот на бюджетном предприятии и существенно облегчить жизнь его структурным подразделениям. О том, как правильно оформить и издать утверждающий приказ, вы узнаете из статьи.

    Локальный нормативный акт, о котором идет речь, регламентирует правила работы с организационно-распорядительной документацией. Как внутренний документ, он должен отвечать следующим требованиям:

  • не ухудшает положение работников;
  • носит обязательный характер;
  • согласован с заинтересованными лицами.
  • Создание локального акта компании состоит из следующих этапов:

  • Подготовка (включает в себя изучение методических и справочных материалов, опрос начальников отделов и подготовку проекта).
  • Написание текста распоряжения.
  • Согласование с заинтересованными сотрудниками (составляется специальный журнал ознакомления).
  • Утверждение.
  • Введение в действие.
  • Как и любое другое предписание, памятка по документообороту утверждается руководителем бюджетной организации и вводится в действие соответствующим распоряжением.

    Действующее законодательство не устанавливает унифицированную форму, можно использовать бланк, который разработан в бюджетной организации. Тем не менее, правила документооборота предусматривают определенные реквизиты, которые должны обязательно присутствовать в тексте:

  • наименование организации;
  • название документа, его номер и дата издания;
  • текст распоряжения;
  • подписи руководителя и сотрудников.
  • При этом текст можно условно разделить на три пункта:

  • указание о введении правил;
  • предписание ознакомить с ней всех заинтересованных лиц;
  • назначение лица, ответственного за контроль исполнения (обычно это сам руководитель бюджетной организации).
  • Образец приказа об утверждении инструкции по делопроизводству

    Помните, что в качестве приложения к распоряжению прилагается сама инструкция по делопроизводству, о чем следует сделать отметку в первом пункте приказа.

    gosuchetnik.ru

    Инструкция по делопроизводству: разработка с нуля

    Статьи по теме

    Инструкция по делопроизводству должны быть в каждой компании. На масштабных предприятиях могут разрабатываться отдельные инструкции по общему и кадровому делопроизводству. В маленьких фирмах обычно составляется документ, который объединяет две инструкции и описывает, как сотрудникам следует работать с документами.

    Без делопроизводства невозможна деятельность компании, потому что оно обеспечивает создание, движение, учет, хранение документов. Инструкция по делопроизводству — это главный документ, который содержит описание работы с документами в организации: как правильно работать с внутренними и входящими документами, как их создавать и другие основные организационные моменты.

    Евгений Демин – Генеральный Директор и владелец компании SPLAT поделился с нами секретами раскрутки компании, даже если рынок занят.

    Также в статье Вы найдете 4 ключевые компетенции компании, которые нужно взять на вооружение.

    В небольших предприятиях инструкция по делопроизводству необходима, потому что она:

  • регламентирует, как создавать, использовать, хранить, уничтожать документы;
  • способствует стабильности бумажной работы;
  • обеспечивает соблюдение требований законодательных и правовых нормативных актов;
  • закрепляет, как нужно организовать делопроизводство в организации;
  • определяет ответственных за делопроизводство.
  • Кто в компании должен разрабатывать инструкцию по делопроизводству

    Инструкцию разрабатывает служба ДОУ. Юристы и работники архива тоже участвуют в процессе. Если такой службы нет в компании, то написание инструкции можно передать секретарю. Когда инструкция по делопроизводству готова, руководитель отдела ее подписывает, после чего она вступает в действие.

    В начале инструкции располагается гриф утверждения, в котором указывается, кто и когда подписал документ. Вместо этого может быть дана ссылка на дату и номер распорядительного документа. Инструкция по делопроизводству рассылается во все отделы предприятия, если утверждена. Сотрудники обязаны ее соблюдать.

    Служба документационного обеспечения управления обучает ответственных за делопроизводство в своих отделах новым правилам. Авторы инструкции объясняют ее содержание, обращают внимание слушателей на важные моменты. Инструкция по делопроизводству доводится до всех сотрудников. А служба ДОУ контролирует, соблюдаются ли ее положения.

    Авторам инструкции по делопроизводству требуется много усилий и времени. По этой причине перед разработкой лучше проконсультироваться в государственном архивном учреждении, которое на основании договора предоставляет такие услуги.

    Если предприятие небольшое, требования к бумажной работе необходимо закрепить. Во многих компаниях определяется только несколько правил делопроизводства.

    Когда в компании документы теряются или нарушается их юридическая сила, готовится распорядительный документ или определяются правила по работе с документами. Но со временем сотрудники забывают правила, документы теряются, поэтому такими методами организовать делопроизводство в организации не получится.

    Разработка инструкции по делопроизводству

    Инструкция по делопроизводству содержит следующие разделы:

    «Общие положения», который:

  • содержит информацию о том, на какие документы распространяется инструкция: на все, только на секретные и т.п.;
  • устанавливает ответственность за нарушение правил;
  • определяет, какой отдел отвечает за то, чтобы работа с документами во всех отделах компании была единой.
  • Тематические, которые начинаются с того, как нужно составлять и оформлять документы, а далее описывают:

  • виды документов;
  • правила оформления копий, приложений;
  • правила разработки, согласования распорядительных документов;
  • работу исполнителей с документами;
  • размножение документов, а также применение печатей и бланков.
  • Кроме того, данный раздел может содержать информацию о том, как правильно разрабатывать документы коллегиального органа и заместителей руководителей.

    «Документооборот», который содержит описание:

  • этапов движения документов;
  • приема входящих документов;
  • отправки исходящих документов;
  • учета объема документооборота;
  • правил передачи документов между структурными подразделениями.
  • «Регистрация документов», который устанавливает:

  • как регистрировать входящие, исходящие и внутренние документы;
  • сроки и методы регистрации;
  • как правильно индексировать документы.
  • «Организация справочной работы», который описывает:

    • информационно-справочную работу в компании;
    • справочные картотеки, электронную базу данных и другие справочные массивы;
    • систематизацию и классификацию справочной информации;
    • технологию поиска информации.
    • «Контроль за исполнением документов», который:

    • определяет категории документов, которые обязательно подлежат контролю;
    • описывает постановку документов на контроль;
    • описывает методы контроля (отметки на документах, контрольные карточки), обязанности исполнителей;
    • устанавливает, как обобщать данные по контролю за исполнением документов и уведомлять об исполнительской дисциплине начальников.
    • «Оперативное хранение документов», который устанавливает:

    • как служба делопроизводства и другие подразделения должны хранить документы;
    • ответственность за сохранность документов;
    • как правильно отдельные категории документов формировать в дела;
    • как разрабатывать и использовать номенклатуру дел;
    • как систематизировать дела.
    • «Подготовка документов к сдаче в архив», который включает:

    • рекомендации, какие документы стоит подготовить к хранению, а какие — уничтожить;
    • описание требований к оформлению и подготовке к хранению дел;
    • передачу дел в архив.
    • Содержание инструкции по делопроизводству зависит от того, какие на предприятии условия работы, как построены технологии делопроизводства. Поэтому она состоит не из всех тематических разделов. Инструкцию можно дополнить описанием работы с обращениями граждан, с ДСП, а также техническими аспектами подготовки документов.

      Инструкция по делопроизводству может содержать и приложения с оттисками печатей, справочной информацией, перечнем контролируемых документов, рисунками.

      Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству

      Даже в маленьких компаниях инструкцию по делопроизводству нужно утверждать приказом руководителя.

      Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству руководитель может подготовить согласно образцу.

      Причины, по которым разрабатывается приказ, могут быть изменены, например, вследствие внедрения системы. Если будет необходимость, добавьте ссылку на соответствующие документы.

      Кроме того, можно разработать приказ о введении в действие инструкции по делопроизводству, в тексте которого слово «утвердить» нужно заменить на «ввести в действие», а гриф утверждения — поставить на саму инструкцию по делопроизводству.

      Также в приказе можно указать поручения, их сроки и исполнителей.

      Если разработана новая инструкция по делопроизводству, то при ее утверждении обязательно нужно добавить стандартную фразу «Признать утратившим силу приказ …», чтобы отменить действие прежнего документа.

      Инструкция по делопроизводству разрабатывается нечасто, потому что действует длительное время. Пересматривать инструкцию требуется, если на предприятии изменилась технология делопроизводства или произошли значительные изменения в существующих документах, регламентирующих методы работы с архивом. Каждое новое правило должно быть утверждено приказом руководителя.

      Открытое акционерное общество «Калина»

      В целях организации работы по соблюдению порядка ведения делопроизводства

      п р и к а з ы в а ю:

      1. Утвердить прилагаемую инструкцию по делопроизводству.

      3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

      Генеральный директор О.К. Малина

      Копирование материала без согласования допустимо при наличии dofollow-ссылки на эту страницу

      www.gd.ru

      Это интересно:

      • Больничный по уходу за ребенком как оформить Правила оформления больничного по уходу за ребенком Сотрудник вправе получить от работодателя компенсацию за временную нетрудоспособность не только в связи со своей болезнью, но и в связи с проблемами со здоровьем у ребенка. Кто может оформить больничный и как производятся […]
      • Налоги за работников ип 2014 Страховые взносы для ИП в 2014 году Все ИП, независимо от выбранного налогового режима и наличия сотрудников, обязан платить взносы за себя. Расскажем подробно, как это грамотно сделать в 2014 году. Порядок расчета и уплаты фиксированных взносов Фиксированные взносы, […]
      • Заявление о предоставлении информации по земельному участку Версия для слабовидящих Департамент имущественных и земельных отношений Смоленской области Информация для обращений Формы обращений, заявлений Формы обращений, заявлений Формы обращений, заявлений и иных документов, принимаемых Департаментом к рассмотрению Отдел […]
      • Правила по лыжному двоеборью Лыжное двоеборье: описание спорта, экипировка, результаты и чемпионы Лыжное двоеборье — это олимпийская разновидность состязаний, состоящая из лыжных гонок и прыжков с трамплина. Данный спорт входит в Международную федерацию лыжных гонок. Миксованное состязание подходит […]
      • Какая пенсия у ветеранов мвд Пенсия ветеранам боевых действий: надбавки к ежемесячным выплатам Доплата к пенсии, предусмотренная ветеранам боевых действий в 2018 году, возможна только при получении подтверждения указанного статуса. Регилируется перечень лиц ФЗ «О ветеранах» Ст.3 — «Ветераны боевых […]
      • То для осаго рязань ОСАГО в Рязани: онлайн калькулятор, оформление, продление >>> Хотите купить ОСАГО в Рязани? Кликните на баннер, чтобы попасть на сайт страховщика: Для получения полиса ОСАГО владелец автомобиля обычно едет в офис страховой компании и там оформляет все документы. Это […]
      • Оформить инн в москве Получить ИНН онлайн через интернет На нашем сайте Вы можете получить ИНН онлайн через интернет. Сделать это очень просто, достаточно воспользоваться удобной формой получения идентификационного номера налогоплательщика онлайн, которая транслируется с официального сайта […]
      • Как проверить квартиру на залог в банке Покупка квартиры — довольно сложный процесс, особенно с юридической точки зрения. Ведь перед покупкой следует проверить очень много факторов: не находится ли жильё в залоге у банка, не арестовано ли оно, кто является настоящим хозяином жилплощади и т.д. Поэтому многие […]